제출한 서증 사본과 회사에 둔 원본은 언제 확인할 수 있는가?

원본 제출이 원칙인 이유

민사소송법 제355조 제1항은 법원에 문서를 제출하거나 보낼 때에는 원본이나 정본 또는 인증이 있는 등본으로 하여야 한다고 정합니다. 사본이 편리하더라도 정확한 내용 확인을 위해서는 원본에 준하는 형태가 갖추어져 있어야 합니다. 이런 연습 자료에서는 채무자 회사가 보관하는 원본 장부와 공급사가 제출한 사본의 일치 여부가 쟁점이 됩니다. 정본과 인증이 있는 등본은 제1항에서 원본과 나란히 열거되므로 일반 사본과는 지위가 나뉩니다. 다수 당사자가 있는 사건에서는 누가 어느 원본을 가지고 있는지가 먼저 가려져야 합니다.

민사소송법 제355조 제2항은 법원이 필요하다고 인정하는 때에는 원본을 제출하도록 명하거나 이를 보내도록 촉탁할 수 있다고 정합니다. 이 규정은 사본의 기재에 의문이 생긴 경우에 원본 대조로 나아갈 수 있는 통로를 마련하고 있습니다. 조문은 명령이나 촉탁의 요건으로 법원이 필요하다고 인정하는 때만 적고 당사자의 신청을 들지 않습니다. 민사소송법 제355조 제3항은 법원이 당사자로 하여금 인용한 문서의 등본 또는 초본을 제출하게 할 수 있다고 정합니다. 사본과 원본의 대조가 필요하다는 점이 드러나면 법원의 명령에 대비하여 원본의 소재를 밝혀 두는 흐름이 생깁니다.

사본 작성과 부호 표시

민사소송규칙 제107조 제1항은 서증 사본을 작성할 때에는 서증 내용의 전부를 복사하여야 한다고 정합니다. 일부를 발췌하면 전후 맥락이 달라질 수 있으므로 전체 복사는 내용 왜곡을 막는 기초가 됩니다. 재판장이 필요하다고 인정하는 때에는 서증 사본에 원본과 틀림이 없다는 취지를 적고 기명날인 또는 서명하여야 합니다. 이 기재는 사본의 정확성을 작성자가 확인하였다는 표시이나 인증과는 성질이 다릅니다. 전체 복사를 빠뜨리면 주장과 증거의 연결이 어긋나 판사의 이해에 혼선이 생길 수 있습니다.

민사소송규칙 제107조 제2항은 원고는 갑, 피고는 을, 독립당사자참가인은 병의 부호에 제출 순서의 번호를 붙이도록 정합니다. 같은 부호를 쓰는 당사자가 여러 사람인 때에는 재판장은 가지부호를 붙여 쓰게 할 수 있습니다. 가지부호로는 가, 나, 다와 같은 표시가 쓰이므로 다수 당사자 소송에서도 문서의 주체가 가려집니다. 부호와 번호가 정확하면 판사가 주장과 증거를 대조하면서 서면을 따라오는 흐름이 정리됩니다. 이런 연습 자료에서는 채무자 회사와 공급사 및 참가 회사가 각자 다른 부호로 문서를 내는 모습이 나타납니다.

준비서면과 원본 제시

민사소송법 제275조 제1항은 당사자가 가지고 있는 문서로서 준비서면에 인용한 것은 그 등본 또는 사본을 붙여야 한다고 정합니다. 문서의 일부만 필요하면 그 부분의 초본을 붙이고 문서가 많으면 문서를 표시할 수 있습니다. 이는 준비서면에 인용된 문서가 무엇인지 상대방과 법원이 바로 알 수 있게 하려는 데 취지가 있습니다. 회생이나 파산과 얽힌 대형 분쟁에서는 인용 문서가 방대하여 표시 방법의 정확성에 무게가 실립니다. 표시가 정확하면 상대방도 원본 제시를 요구할 문서를 고르는 데 혼선이 줄어듭니다.

민사소송법 제275조 제3항은 제1항과 제2항의 문서는 상대방이 요구하면 그 원본을 보여주어야 한다고 정합니다. 여기서 정한 제시는 법원에 내는 제출과 구별되며 상대방에게 직접 보이는 절차로 마련되어 있습니다. 사본과 등본과 초본을 같은 복사물로 보는 혼동이 생기기 쉬우나, 붙이는 서류의 형식과 원본 제시의 범위는 달라집니다. 원본을 보여주는 일이 사본의 증거가치에 어떤 영향을 주는지는 이 조문이 정하지 않습니다. 보여주어야 하는 것은 제1항과 제2항의 문서의 원본이며, 일부만 초본으로 붙인 경우 원본을 어디까지 보여야 하는지는 조문만으로는 정해지지 않습니다.

법원의 보관과 보관증

민사소송법 제353조는 법원이 필요하다고 인정하는 때에는 제출되거나 보내 온 문서를 맡아 둘 수 있다고 정합니다. 이는 원본과 사본의 대조가 끝난 뒤에도 문서의 멸실이나 변경을 막고 상태를 유지하려는 데 취지가 있습니다. 민사소송규칙 제111조 제1항은 제시받은 문서를 일시적으로 맡아 둘 수 있는 경우를 함께 정하고 있습니다. 제시와 제출을 모두 맡아 둘 수 있게 한 점에서 대조에 필요한 문서를 확보하는 기능이 강조됩니다. 맡아 둠은 제출과 제시를 아우르므로 대조에 필요한 문서가 흩어지는 것을 막습니다.

민사소송규칙 제111조 제2항은 문서를 제시하거나 제출한 사람이 요구하면 법원사무관등은 보관증을 교부하여야 한다고 정합니다. 보관증은 채무자 회사가 원본 장부를 맡긴 사실을 뒤에 확인할 수 있게 하는 기록이 됩니다. 보관증 교부는 요구가 있을 때 이루어지므로 기록의 존재는 맡긴 사람의 요청에 달려 있습니다. 원본을 맡긴 뒤에는 보관증의 기재와 제출된 사본의 표시를 함께 대조하면 문서의 흐름이 정리됩니다. 이런 연습 자료에서는 원본 장부가 여러 권이어서 보관증과 사본 번호를 함께 대조하는 장면을 떠올릴 수 있습니다.

채택되지 않은 문서의 처리

민사소송법 제355조 제4항은 문서가 증거로 채택되지 아니한 때에는 법원은 당사자의 의견을 들어 제출된 문서의 원본 등을 돌려주거나 폐기할 수 있다고 정합니다. 돌려주거나 폐기할 수 있는 대상에는 원본과 정본과 등본과 초본 등이 모두 포함되어 있습니다. 당사자의 의견을 듣도록 한 점에서 문서의 처분에도 절차적 배려가 담겨 있음이 드러납니다. 채택 여부가 정해지기 전의 처리는 이 규정이 직접 정하지 않습니다. 의견을 듣는 과정은 문서의 소유나 보관에 관한 사정을 밝힐 기회가 됩니다.

돌려줌과 폐기는 구별되며, 돌려줌은 제출자에게 반환하는 절차이고 폐기는 문서를 없애는 처리입니다. 어느 쪽을 택할지는 법원이 정하나 당사자의 의견을 듣는 과정이 앞에 놓여 있습니다. 이런 연습 자료에서는 공급사가 낸 사본 뭉치가 채택되지 않은 경우의 반환과 폐기가 예가 됩니다. 채택되지 않았다는 이유만으로 사본의 기재가 바로 틀렸다고 단정할 수는 없습니다. 반환된 문서라도 다시 제출될 수 있는지 여부는 조문만으로는 정해지지 않습니다.

확인 순서와 조문의 한계

먼저 준비서면에 인용된 문서에 등본이나 사본 또는 초본이 붙었는지와 표시가 정확한지를 살펴봅니다. 다음으로 서증 사본이 내용 전부를 복사하였는지와 부호와 번호 및 가지부호가 붙었는지를 확인합니다. 그 뒤에 상대방의 요구에 따른 원본 제시가 있었는지와 법원의 원본 제출 명령이나 촉탁이 있었는지를 살펴봅니다. 마지막으로 법원이 문서를 맡아 두었는지와 보관증이 교부되었는지 및 채택 여부를 차례로 검토합니다. 이 순서를 따르면 사본의 형식 문제와 원본 확인의 문제를 뒤섞지 않게 됩니다.

원본과 틀림이 없다는 취지의 기재가 언제 필요한지는 재판장이 필요하다고 인정하는 때로 맡겨져 있습니다. 그 필요성의 기준은 조문만으로는 정해지지 않습니다. 사안마다 문서의 분량과 보관 상태가 다르므로 필요성의 판단도 달라집니다. 인증의 구체적인 방식과 전자 형태로만 보관되는 장부의 취급에 관하여는 이 해설이 다루지 않습니다.

확인 순서

1. 준비서면에 인용된 문서에 붙은 복사물의 종류를 확인합니다.
2. 서증 사본이 내용 전부를 복사하였는지 여부를 확인합니다.
3. 서증 사본의 부호와 번호의 정확한 기재 여부를 확인합니다.
4. 상대방의 원본 제시 요구가 있었는지 여부를 확인합니다.
5. 법원의 원본 제출 명령과 문서 보관 여부를 확인합니다.
6. 보관증 교부와 증거 채택 여부를 확인합니다.

이 해설이 다룬 조문

• 민사소송법 제355조법원에 내는 문서는 원본 등에 의하고 필요하면 원본 제출을 명할 수 있으며 채택되지 않은 문서의 반환 등을 정합니다.
• 민사소송규칙 제107조서증 사본은 내용 전부를 복사하고 재판장이 필요하다고 인정하면 원본과 틀림없다는 취지를 적으며 부호와 번호를 붙이도록 정합니다.
• 민사소송법 제275조준비서면에 인용한 문서는 등본 등을 붙이고 상대방이 요구하면 원본을 보여주어야 한다고 정합니다.
• 민사소송법 제353조법원이 필요하다고 인정하는 때에는 제출된 문서를 맡아 둘 수 있다고 정합니다.
• 민사소송규칙 제111조제시나 제출로 맡아 둔 문서에 대하여 요구가 있으면 보관증을 교부하도록 정합니다.

남는 질문

• 원본과 틀림없다는 취지의 기재가 없을 때 사본의 취급은 어떻게 달라지는가?
• 전자 형태로만 보관되는 장부의 원본 확인은 어떤 절차로 이루어지는가?
• 채택되지 않은 문서를 돌려줄 때 사본과 원본 중 무엇을 돌려주어야 하는가?