Summary
이 장은 서명과 승인 기록이 무엇을 보증하며, 버전 차이가 언제 사실 판단을 바꾸는지를 묻는다. 공문서와 사문서의 진정에서 출발하여, 전자서명이 보증하는 범위와 문서 누락 및 보존 의무, 작성 일자와 본문이 말하는 시점의 어긋남을 차례로 검토한다. 버전 차이와 사실 판단의 관계를 거쳐, 기록의 존재와 평가의 구분을 정리하며, 통신 전달 경로의 재구성은 뒷장에서 다룬다.
5.1공문서와 사문서의 진정
계보를 세운 뒤에 남는 것은 그 기록 자체가 법정에서 진정한 것으로 받아들여지는가 하는 물음이다. 민사소송법 제356조는 공문서의 진정에 관해 다음과 같이 정한다. "제356조(공문서의 진정의 추정) ①문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다." 이 조문은 작성방식과 취지가 공무원의 직무상 작성을 뒷받침할 때 진정을 추정하는 것으로 한정한다. 앞의 계보 논의에서 언급된 계약 파일이나 변경합의 이메일은 공무원이 직무상 작성한 문서에 해당한다는 사정이 보이지 않으므로, 이 추정의 문턱에 이르렀는지는 판단하지 않는다.
공문서의 진정에 의심이 남는 경우에도 법원이 직권으로 확인할 수 있는 길이 열려 있다. 같은 조 제2항은 "공문서가 진정한지 의심스러운 때에는 법원은 직권으로 해당 공공기관에 조회할 수 있다." (민사소송법 제356조) 조회 대상은 '해당 공공기관'으로 특정되어 있으며, 조회의 필요는 '진정한지 의심스러울 때'라는 조건 아래 놓인다. 이 사례에서 상대방이 제출한 자료 묶음에는 공공기관이 작성한 문서가 확인되지 않으므로, 제356조 제2항이 정하는 조회 절차가 열리는 상황은 아직 보이지 않는다.
외국 공공기관이 작성한 문서도 같은 방식으로 다룬다. 제356조 제3항은 "외국의 공공기관이 작성한 것으로 인정한 문서에는 제1항 및 제2항의 규정을 준용한다." 준용되는 것은 제1항의 추정과 제2항의 조회 두 가지이다. 묶음에 들어 있는 계약 파일과 이메일이 외국 공공기관이 작성한 문서라고 인정된다는 사정은 드러나지 않으므로, 이 사례에서 제3항의 적용 여부는 미정이다.
사문서에 이르면 방식이 바뀐다. 민사소송법 제357조는 간명하게 다음과 같이 선언한다. "제357조(사문서의 진정의 증명) 사문서는 그것이 진정한 것임을 증명하여야 한다." 공문서에서와 같은 추정의 문장이 빠지고 진정의 증명 책임이 남는다. '변경합의'라고 적힌 이메일 본문과 헤더, 세 갈래의 계약 파일, 사건 뒤 작성된 설명 문서는 이 조문이 말하는 사문서의 범위에 놓일 여지가 크다. 다만 어느 파일이 승인된 본인지, 이메일 본문이 말한 첨부가 실제로 존재했는지, 세 기록의 시각이 같은 시간대 기준인지, 설명 문서 작성 당시 어떤 자료가 검토됐는지는 미정이다. 자료가 묶음에 있다는 사실이 곧 사문서의 진정이 증명되었다는 뜻은 아니다.
결국 공문서와 사문서의 진정을 가르는 첫 기준은 작성 주체와 작성 방식에 관한 조문상의 문구이며, 이 사례의 기록들은 그 문구가 요구하는 공문서의 요건을 충족한다는 사정이 보이지 않는다. 제356조의 추정과 조회, 제357조의 증명 책임 가운데 무엇이 적용되는지는 기록의 성격이 확인된 뒤에야 가려진다. 이 장의 뒤쪽 논의는 그 확인 작업을 전제로 전자서명이 보증하는 범위를 따져 본다.
5.2전자서명이 보증하는 범위
공문서와 사문서의 진정을 나눈 데서 나아가, 이 사례에서는 상대방이 제출한 자료 묶음의 계약 파일 세 개와 이메일 본문·헤더, 설명 문서가 각각 어떤 진정을 요구하는지가 문제이다. 이 가운데 서명이나 날인 표시가 붙은 문서가 무엇을 보증하는지를 가리는 일에서 먼저 민사소송법 제358조가 정하는 추정의 대상을 확인해야 한다.
민사소송법 제358조는 추정의 근거와 대상을 다음과 같이 정한다. "사문서는 본인 또는 대리인의 서명이나 날인 또는 무인이 있는 때에는 진정한 것으로 추정한다." 이 사례에서 계약 파일에 표시된 이름과 작성일이 본인 또는 대리인의 서명·날인에 해당한다면, 그 파일은 진정한 것으로 추정된다. 다만 이는 문서가 진정한 것이라는 추정일 뿐, 그 문서가 말하는 합의 내용까지 증명된다는 뜻은 아니다.
추정이 생기더라도 그 추정을 깨는 쪽의 입증 문제는 민사소송법 제357조가 놓는 기본 배분을 벗어나지 않는다. "사문서는 그것이 진정한 것임을 증명하여야 한다." 이 조문에 따라 진정을 다투는 쪽이 반증을 제시하면 추정은 그 힘을 잃고, 어느 파일이 승인된 본인지는 결국 증명이 필요한 쟁점으로 남는다.
이 사례에서 세 계약 파일은 이름과 작성일 표시가 서로 다르다. 서명이 확인된 파일이 하나라도 있다면 그 파일의 성립은 추정되지만, 나머지 두 파일과의 관계에서 어느 것이 승인된 본인지가 정해지는 것은 아니다. 승인 기록의 유무와 형식은 서명의 진정이 다루는 범위 밖의 문제이다.
변경합의 이메일의 경우도 다르지 않다. 본문에 합의 내용이 요약돼 있고 헤더에 송수신 일시와 경유 서버가 적혀 있으나, 송수신 표시와 경유 기록이 서명·날인·무인에 해당한다는 자료는 제시되어 있지 않다. 헤더가 가리키는 발신 주체가 본인 또는 대리인인지, 나아가 본문에서 말한 첨부 파일이 실제로 존재했는지는 미정이다. 첨부가 묶음에 없다는 사실만으로 발송 당시의 상태를 단정할 수 없다.
결국 이 사례에서 서명의 진정이 보증하는 범위는 문서가 본인 또는 대리인의 서명 등을 갖추어 성립한 것으로 추정된다는 점에 머무른다. 합의 내용의 실제, 당시 의사결정에서 무엇이 검토되었는지, 세 기록의 시각이 같은 시간대 기준인지에 관한 확인은 모두 이 범위 바깥에 있다. 자료가 있다는 사실이 곧 법적 평가가 아니라는 전제는, 서명이 확인된 문서에도 마찬가지로 적용된다.
5.3문서 누락과 보존 의무
서명의 진정이 확인되는 범위를 나눈 뒤에 남는 것은 보존 의무와 누락의 관계이다. 상대방이 제출한 자료 묶음에는 첨부 파일이 들어 있지 않다. 이 사실이 어떤 보존 의무의 위반을 뜻하는지, 나아가 어떤 작성이나 발송 행위를 뜻하는지가 문제이다.
보존 의무의 내용을 먼저 확인한다. 상법 제33조는 상인의 보존 대상과 기간을 다음과 같이 정한다. "①상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 한다. <개정 1995. 12. 29.>" (상법 제33조). 이어서 보존 기간의 기산점과 보존 방법을 정하는데, "②전항의 기간은 상업장부에 있어서는 그 폐쇄한 날로부터 기산한다." (상법 제33조)라고 하였고, "③제1항의 장부와 서류는 마이크로필름 기타의 전산정보처리조직에 의하여 이를 보존할 수 있다. <신설 1995. 12. 29.>" (상법 제33조)라고 하였으며, "④제3항의 규정에 의하여 장부와 서류를 보존하는 경우 그 보존방법 기타 필요한 사항은 대통령령으로 정한다. <신설 1995. 12. 29.>" (상법 제33조)라고 하였다. 이 조문은 보존하여야 할 서류의 보관을 요구할 뿐, 특정 서류가 어느 시점에 존재했는지나 어떤 경로로 전달되었는지를 정하지 아니한다. 묶음에서 첨부가 빠져 있다는 사실만으로 어떤 작성 행위나 발송 행위가 있었다고 단정할 수 없는 까닭이다.
보존 의무와 아울러 관리 의무도 함께 살핀다. 개인정보 보호법 제29조는 안전조치의무를 다음과 같이 규정한다. "개인정보처리자는 개인정보가 유출등이 되지 아니하도록 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 안전성 확보에 필요한 기술적·관리적 및 물리적 조치를 하여야 한다. <개정 2015. 7. 24., 2026. 3. 10.>" (개인정보 보호법 제29조). 이 의무는 유출을 막기 위한 조치와 기록의 보관을 요구한다. 묶음에 남은 이메일 헤더가 송수신 일시와 경유 서버를 보여 주더라도, 그 기록이 곧 본문이 말한 첨부의 존재를 보여 주는 것은 아니다.
이 사례에서 세 기록은 서로 다른 성격을 가진다. 계약 파일 세 개에는 이름과 작성일 표시가 각각 다르고, 어느 것이 승인된 본인지는 미정이다. 이메일 본문은 합의 내용을 요약하되 본문이 말하는 첨부 파일은 묶음에 없으며, 그 첨부가 애초에 존재했는지도 미정이다. 설명 문서는 당시 의사결정의 배경을 서술하지만 문서 앞뒤의 작성 일자 표시와 본문이 말하는 시점이 서로 다르고, 작성 당시 어떤 자료가 검토되었는지도 미정이다. 세 기록의 시각이 같은 시간대 기준인지도 정해지지 아니하였다. 이러한 미정 사항은 자료가 있다는 사실과 법적 평가 사이에 놓여 있다.
따라서 보존 의무와 관리 의무가 요구하는 것은 서류와 기록의 보관이지, 묶음에서 빠진 항목의 존재나 경위에 관한 결론이 아니다. 누락된 사실은 누락된 사실로 기록되고, 그 누락이 어떤 작성이나 발송 행위의 증명으로 이어지지는 아니한다. 미정으로 남은 항목은 미정으로 남겨 두어야 한다.
5.4작성 일자와 본문 시점
보존 의무가 무엇을 요구하는지 읽은 뒤에, 설명 문서의 일자 표시와 본문이 말하는 시점이 어긋나는 까닭을 따져 묻는다. 두 표시가 서로 다르다는 사실만으로 어떤 작성 행위의 시점을 단정할 수는 없다. 먼저 사문서의 진정을 누가 어떻게 증명하는지부터 확인한다.
민사소송법 제357조는 사문서의 진정의 증명에 관하여 "사문서는 그것이 진정한 것임을 증명하여야 한다."라고 정한다. 설명 문서가 진정하게 작성된 것인지 는 이를 주장하는 쪽이 증명하여야 한다. 일자 표시와 본문 서술이 다르다는 사실이 그 증명을 대신하지는 않는다.
민사소송법 제358조는 같은 맥락에서 진정의 추정에 관하여 "사문서는 본인 또는 대리인의 서명이나 날인 또는 무인이 있는 때에는 진정한 것으로 추정한다."라고 정한다. 설명 문서에 작성자의 서명이나 날인이 있으면 진정이 추정된다. 다만 이 추정은 문서가 진정하게 작성된 것인지에 관한 것이며, 본문이 서술하는 시점이 작성 시점과 같은지까지 정하여 주지는 않는다.
그래서 설명 문서를 읽을 때에는 문서 앞뒤에 붙은 작성 일자 표시와 본문이 언급하는 시점을 각각 떼어 놓고 확인한다. 일자 표시는 문서가 언제 만들어졌는지를 적은 표시이고, 본문 서술은 사건의 어떤 시점에 어떤 일이 있었는지를 말한다. 두 가지가 서로 다르다면, 그 차이가 무엇에서 비롯되었는지를 따로 알아보아야 한다. 표시가 틀렸는지, 본문이 과거의 일을 돌아보며 썼는지, 아니면 문서가 두 차례에 나누어 작성되었는지는 이 사례에서 미정이다.
일자 표시가 본문과 다르다는 사실을 소급 작성의 증거로 곧바로 읽는 것은 앞선 확인 절차와 맞지 않는다. 진정이 추정된다고 하여 일자 표시까지 무조건 정확하다는 뜻이 되지 않고, 두 표시가 다르다고 하여 진정이 무너지는 것도 아니다. 표시의 불일치는 확인이 필요한 징표이며, 그 불일치가 어떤 의미를 갖는지는 문서의 서명·날인 여부와 함께 따져 보아야 한다.
5.5버전 차이와 사실 판단
표시의 불일치가 곧 소급 작성의 증명으로 이어지지 않는다면, 남은 문제는 세 계약 파일 가운데 어느 파일이 승인된 본인지 가리는 일이다. 파일 이름과 작성일 표기는 그 파일이 만들어진 사정을 가리키지만, 진정과 내용의 평가는 이 표시만으로 정해지지 않는다.
민사소송법 제357조는 사문서의 진정을 둘러싼 기본 규칙을 두고 있다. 같은 법 제357조는 다음과 같이 선언한다. "사문서는 그것이 진정한 것임을 증명하여야 한다." (민사소송법 제357조) 이 문장에 따르면 제출된 파일의 이름과 작성일 표기만으로 진정이 확인된 것은 아니다.
진정의 증명 책임이 제출자에게 있는 가운데, 같은 법 제358조는 서명·날인·무인이 있는 문서에 대한 추정을 둔다. 같은 법 제358조는 다음과 같이 규정한다. "사문서는 본인 또는 대리인의 서명이나 날인 또는 무인이 있는 때에는 진정한 것으로 추정한다." (민사소송법 제358조) 이 추정은 그 문서의 서명·날인·무인이 본인 또는 대리인의 것임을 전제로 한다.
그러나 이 추정이 문서의 내용까지 확정하는 것은 아니다. 위 추정을 적용하려면 먼저 각 파일에 남은 서명·날인·무인 표시와 그 작성 주체를 확인해야 하고, 승인된 본이라는 사실은 별도로 판단할 일이다.
세 파일의 차이를 둘러싼 설명이 등장하면 그 설명의 진정부터 따져야 한다. 민사소송법 제357조의 증명이 요구되는 대상은 위 설명 문서와 변경합의 이메일, 그리고 각 계약 파일에 이른다.
진정이 확인된 뒤에도 승인된 본이 어느 파일인지는 파일 이름과 작성일 표시만으로 정해지지 않는다. 세 파일의 문구 차이, 각 파일에 남은 승인 흔적, 변경합의 이메일이 말한 첨부의 존재 여부를 나란히 살펴야 한다.
변경합의 이메일 본문에서 말한 첨부 파일이 묶음에 없다는 사실은, 그 첨부가 존재했는지와 존재했다면 어디에 있는지를 따지는 단서일 뿐이다. 첨부의 부재를 곧 변경합의의 부정으로 읽거나, 그 부재를 곧 변경합의의 확정으로 읽는 것은 자료가 확정한 바가 아니다.
이메일 헤더에 적힌 송수신 일시와 경유 서버는 그 메시지가 만들어지고 전달된 경로의 흔적이다. 이 표시는 세 기록의 시각이 같은 시간대 기준인지 여부를 곧바로 말하지 않고, 비교하려면 각 표시가 어느 기준을 따르는지 먼저 확인해야 한다.
계약 파일 중 어느 것이 승인된 본인지, 이메일 첨부가 존재했는지, 세 기록의 시각이 같은 시간대 기준인지, 설명 문서 작성 당시 어떤 자료가 검토됐는지는 미정이다. 위 확인이 남은 한, 버전 차이를 사실 판단으로 이끄는 일은 미정의 범위를 줄이는 방향으로만 진행된다.
이 사례에서 자료가 있다는 사실은 자료의 제출을 말할 뿐, 그것이 법적 평가를 이룬다는 뜻은 아니다. 버전 차이와 관련한 사실 판단은 진정의 증명과 추정의 범위 안에서 이어지고, 파일 이름과 작성일 표기만으로 승인된 본을 가리지 않는다.
5.6기록의 존재와 평가
버전 차이를 가려내는 데 진정의 논의가 한계를 보이자, 남은 것은 이 자료 묶음에 담긴 기록의 존재가 법적으로 무엇을 뜻하는지 따져보는 일이다. 상법 제33조는 보존의 시점과 방식을 두고, "제1항의 장부와 서류는 마이크로필름 기타의 전산정보처리조직에 의하여 이를 보존할 수 있다"고 규정한다. 이 조문이 허용하는 것은 보존 수단의 선택이며, 묶음 속 계약 파일과 이메일이 법적 평가를 받을 만한 문서인지까지 정하지 않는다. 기록을 담아 두었다는 사실과 그 기록의 법적 효력을 나누어 읽어야 하는 까닭이다.
그렇다면 보존 의무가 무엇을 요구하는지도 조문에서 확인한다. 상법 제33조는 "상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 한다"(상법 제33조)고 정한다. 계약 파일과 '변경합의' 이메일, 설명 문서가 영업에 관한 중요서류에 해당하는지, 그리고 각각 어느 보존 기간이 적용되는지는 이 조문만으로 가려지지 않는다. 묶음에 문서가 들어 있었다는 사실은 보존 의무 이행의 출발점일 뿐이다.
개인정보 취급의 측면에서도 구분이 필요하다. 개인정보 보호법 제29조는 "개인정보처리자는 개인정보가 유출등이 되지 아니하도록 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 안전성 확보에 필요한 기술적·관리적 및 물리적 조치를 하여야 한다"고 규정한다. 이메일 헤더에 송수신 일시와 경유 서버가 남아 있는 것은 접속기록 보관이라는 기술적 조치의 한 결과로 읽힌다. 다만 헤더에 기록이 남았다는 사실이 이메일 본문의 합의 요약을 뒷받침하는지, 그리고 설명 문서의 서술을 정당화하는지는 별개의 문제로 남는다.
상법 제33조는 나아가 "제3항의 규정에 의하여 장부와 서류를 보존하는 경우 그 보존방법 기타 필요한 사항은 대통령령으로 정한다"고 하여 세부 기준을 하위 법령에 맡긴다. 계약 파일 세 개가 어떤 방식으로 저장되었는지, 어느 시점에 어떤 승인 절차를 거쳤는지는 이 조문의 범위에서 미정으로 남는다. 따라서 어느 파일이 승인된 본인지, 이메일 본문이 말한 첨부가 실제로 존재했는지, 설명 문서 작성 당시 어떤 자료가 검토되었는지는 기록의 존재만으로 답할 수 없다.
이 사례에서 자료 묶음이 제출되었다는 사실은 그 자체로 적절한 취급이나 합의의 성립을 뜻하지 않는다. 상법 제33조와 개인정보 보호법 제29조가 요구하는 것은 보존과 안전조치이며, 계약의 효력이나 합의의 내용을 판단하는 것은 그와 분리된 일이다. 기록을 확보한 뒤에도 평가가 뒤에 남는 이유가 여기에 있다.