Summary
이 장은 이미 외부에 전달한 문서를 어떻게 후속 관리하고, 오류 원인을 무엇까지 밝혀 재발을 막을 것인지를 묻는다. 후속 관리 문서의 범위, 정정 통보와 목적 외 제공, 원인 분석 자료의 재이용, 재발 방지 후의 파기 의무, 파기 대상의 판단을 차례로 살핀다. 검증 기록의 공개 형식과 자기교정 체계의 장기 유지 문제는 다음 장들에서 다룬다.
12.1후속 관리 문서의 범위
공개 문안의 수정 범위를 제21조의 한정 안에서 가른 뒤에는, 외부에 이미 전달한 문서를 뒤이어 어떻게 관리할지가 남는다. 상대측은 손해 계산서 일부 수치와 서면 인용 근거가 원문에서 확인되지 않는다고 지적하며 검토 의견을 보내 왔다. 이제 우리 측이 보관하는 작성 당시 자료가 후속 관리의 대상이 되는 범위를, 그 문서에 담긴 개인정보의 처리 목적을 무엇으로 볼지에 따라 정하여야 한다.
개인정보 보호법 제18조는 처리 목적의 범위를 초과한 이용과 제공을 원칙적으로 막는다. 동법 제18조제1항은 "개인정보처리자는 개인정보를 제15조제1항에 따른 범위를 초과하여 이용하거나 제17조제1항 및 제28조의8제1항에 따른 범위를 초과하여 제3자에게 제공하여서는 아니 된다"고 규정한다. 이 규정은 목적의 범위를 초과하는 처리를 금지하는 틀이며, 후속 관리 대상이 되는 문서의 범위를 새로 확장하는 근거는 되지 않는다.
목적 외 이용이 되는 경우의 예외는 같은 조 제2항이 한정하여 열거한다. 동법 제18조제2항은 "제1항에도 불구하고 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있을 때를 제외하고는 개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공할 수 있다. 다만, 제5호부터 제9호까지에 따른 경우는 공공기관의 경우로 한정한다"고 규정한다(개인정보 보호법 제18조). 이 사례에서 후속 관리를 위한 이용이 어느 호에 해당하는지는 미정이며, 자료가 있다는 사실 자체가 예외의 성립을 뜻하지 않는다.
동의에 의한 목적 외 이용을 구하려는 경우 고지할 사항이 정해져 있다. 동법 제18조제3항은 "개인정보처리자는 제2항제1호에 따른 동의를 받을 때에는 다음 각 호의 사항을 정보주체에게 알려야 한다. 다음 각 호의 어느 하나의 사항을 변경하는 경우에도 이를 알리고 동의를 받아야 한다"고 규정하고, 그 각 호로 "개인정보를 제공받는 자", "개인정보의 이용 목적(제공 시에는 제공받는 자의 이용 목적을 말한다)", "이용 또는 제공하는 개인정보의 항목", "개인정보의 보유 및 이용 기간(제공 시에는 제공받는 자의 보유 및 이용 기간을 말한다)", "동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우에는 그 불이익의 내용"을 둔다(개인정보 보호법 제18조). 이 고지 사항은 목적 외 이용의 허용 여부를 가리는 기준이 아니라, 예외에 의존할 때 절차상 확인할 내용을 가르친다.
이 사례의 적용으로 보면, AI 초안, 출처·인용 검증 대장, 계산 재실행 자료, 내부 검토 메모는 각각 작성 당시의 목적으로 만들어진 문서이다. 손해 계산서를 검증하려는 후속 관리의 목적이 그 작성 당시 목적 안에 포함되는지, 아니면 목적을 초과하는지는 미정이다. 어느 결론이 영향을 받을지, 정정과 철회 가운데 무엇인지, 어떤 문서를 먼저 바로잡을지 역시 미정이며, 후속 관리 대상의 범위는 자료가 남아 있다는 사정만으로 넓혀지지 아니한다.
따라서 후속 관리 문서의 범위는, 처리 목적의 범위를 초과한 이용이 되는 경우 동법 제18조제2항의 예외에 해당하는지를 확인한 뒤에 정하여야 한다. 제공된 사유 가운데 어느 예외가 성립하는지, 그리고 그 예외에 따른 고지와 동의 절차가 필요한지는 아직 확정되지 아니하였다.
12.2정정 통보와 목적 외 제공
후속 관리 문서의 처리 목적이 확정되었다면, 이제 그 범위를 벗어나는 제공이 문제된다. 상대측에 회신과 정정 내용을 보내는 일이 개인정보의 목적 외 제공에 해당하는지가 이 절의 쟁점이다. 개인정보 보호법 제18조 제1항은 그 기준을 다음과 같이 둔다. "개인정보처리자는 개인정보를 제15조제1항에 따른 범위를 초과하여 이용하거나 제17조제1항 및 제28조의8제1항에 따른 범위를 초과하여 제3자에게 제공하여서는 아니 된다." (개인정보 보호법 제18조) 이 규정에 비추어 볼 때 회신에 담긴 개인정보가 원래의 처리 목적 안에서 제공되는지가 먼저 확인되어야 한다.
그 목적이 인정되지 않을 때에는 예외 사유가 문제된다. 개인정보 보호법 제18조 제2항은 목적 외 이용·제공을 허용하는 경우를 열거하면서 그 문두에서 다음과 같이 한정한다. "제1항에도 불구하고 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있을 때를 제외하고는 개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공할 수 있다. 다만, 제5호부터 제9호까지에 따른 경우는 공공기관의 경우로 한정한다." (개인정보 보호법 제18조) 이 사례에서 상대측에게 회신을 보내는 행위가 이 열거 가운데 어느 호에 해당하는지는 명시되어 있지 않다. 원문에 없는 제공 예외 사유나 요건은 새로 구성할 수 없다.
아울러 개인정보 보호법 제18조 제2항은 열거된 각 호 가운데 제1호를 "정보주체로부터 별도의 동의를 받은 경우"로, 제2호를 "다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우"로, 제3호를 "명백히 정보주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우"로 정한다. (개인정보 보호법 제18조) 이 사례의 회신과 정정 내용의 전달이 위 세 호 가운데 어느 것에 해당하는지 판단할 근거 역시 제시되어 있지 않다.
제공이 제18조 제2항 각 호의 어느 하나에 따른 경우에 이른다고 하더라도 요청 절차가 남는다. 개인정보 보호법 제18조 제5항은 다음과 같이 요구한다. "개인정보처리자는 제2항 각 호의 어느 하나의 경우에 해당하여 개인정보를 목적 외의 용도로 제3자에게 제공하는 경우에는 개인정보를 제공받는 자에게 이용 목적, 이용 방법, 그 밖에 필요한 사항에 대하여 제한을 하거나, 개인정보의 안전성 확보를 위하여 필요한 조치를 마련하도록 요청하여야 한다. 이 경우 요청을 받은 자는 개인정보의 안전성 확보를 위하여 필요한 조치를 하여야 한다." (개인정보 보호법 제18조) 이 사례에서 상대측에게 그러한 제한이나 조치가 요청되었는지 여부는 미정이다.
정리하면, 상대측에 보내는 회신과 정정 내용 가운데 개인정보가 담긴 부분이 처리 목적 안에 있는지, 아니면 그 밖의 이용인지에 따라 제18조 제1항과 제2항의 판단이 갈린다. 위에서 확인한 판단의 틀만으로는 어느 예외에 해당하는지의 결론이 확정되어 있지 않다. 다만 자료에 따른 행위가 목적이 아닌 방향으로 기울 경우, 법이 정한 예외 요건이 원문에서 확인되지 않는 한 제공은 제한된다.
12.3원인 분석 자료의 재이용
오류 지적이 들어온 뒤에도 그 원인을 규명하기 위해 남아 있는 기록을 다시 들여다보는 일이 목적 내 이용에 머무는지를 따져야 한다. 개인정보 보호법 제18조는 우선 "개인정보처리자는 개인정보를 제15조제1항에 따른 범위를 초과하여 이용하거나 제17조제1항 및 제28조의8제1항에 따른 범위를 초과하여 제3자에게 제공하여서는 아니 된다"고 선언한다. 이 원칙에 비추어 보면, 작성 당시의 AI 초안과 내부 검토 메모에 담긴 정보를 오류 원인 분석에 쓰는 행위는 당초 수집 목적의 범위 안에 있는지 밖에 있는지에 따라 그 성격이 갈린다. 자료가 보관되고 있다는 사실만으로 이용이 정당화되지는 않는다.
그 범위를 넘어서는 경우에도 곧바로 위법이 되는 것은 아니다. 같은 조 제2항은 "제1항에도 불구하고 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있을 때를 제외하고는 개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공할 수 있다. 다만, 제5호부터 제9호까지에 따른 경우는 공공기관의 경우로 한정한다"(개인정보 보호법 제18조)고 정하여 예외의 문을 연다. 다만 이 예외는 각 호의 사유에 해당하고 아울러 정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 없어야 한다는 조건을 함께 둔다.
원인 분석 자료의 재이용에서 우선 검토할 수 있는 사유는 동의다. 동의에 의한 목적 외 이용을 절차적으로 뒷받침하기 위해, 제3항은 "개인정보처리자는 제2항제1호에 따른 동의를 받을 때에는 다음 각 호의 사항을 정보주체에게 알려야 한다. 다음 각 호의 어느 하나의 사항을 변경하는 경우에도 이를 알리고 동의를 받아야 한다"(개인정보 보호법 제18조)고 규정하면서 그 고지할 사항을 열거한다. 원인 분석을 위하여 기존의 AI 초안을 새로운 용도로 본다면, 그 이용 목적과 항목이 달라지는 만큼 동의의 요건과 알림의 범위를 함께 따져야 한다.
동의가 확인되지 않으면 다른 사유가 있는지 보아야 한다. 제2항 제2호부터 제10호까지의 사유는 급박한 생명·신체·재산의 이익, 국제협정의 이행, 범죄 수사와 공소의 제기·유지, 법원의 재판업무 수행, 형 및 감호·보호처분의 집행, 공중위생 등 공공의 안전과 안녕을 위한 긴급한 필요 등으로 정해져 있고, 그중 상당수는 공공기관에 한정된다. 원인 분석이라는 내부 검토의 목적은 이 가운데 어느 호에도 대응되지 않는 경우가 적지 않으므로, 사유가 없다면 목적 외 이용의 근거는 성립하지 않는다.
설령 사유가 있더라도 다른 조건이 남는다. 제2항은 "정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있을 때를 제외하고는"이라고 단서를 두므로, 재이용이 미칠 불이익을 함께 살피지 않으면 안 된다. 나아가 제5항은 "개인정보처리자는 제2항 각 호의 어느 하나의 경우에 해당하여 개인정보를 목적 외의 용도로 제3자에게 제공하는 경우에는 개인정보를 제공받는 자에게 이용 목적, 이용 방법, 그 밖에 필요한 사항에 대하여 제한을 하거나, 개인정보의 안전성 확보를 위하여 필요한 조치를 마련하도록 요청하여야 한다. 이 경우 요청을 받은 자는 개인정보의 안전성 확보를 위하여 필요한 조치를 하여야 한다"(개인정보 보호법 제18조)고 요구한다. 목적 외 이용이 제3자에게 제공을 동반할 때에는 이 요청과 조치가 함께 갖추어져야 한다.
결국 작성 당시의 AI 초안, 출처·인용 검증 대장, 계산 재실행 자료, 내부 검토 메모가 남아 있다는 것은 보유의 사실에 지나지 않는다. 오류 원인을 밝히기 위하여 그 자료를 다시 사용하는 일이 목적 내 이용인지 목적 외 이용인지에 관하여는, 이용의 시점과 방법이 당초 수집 목적의 범위 안에 있는지를 먼저 확인하고, 그 밖이라면 제2항 각 호의 사유와 이익 침해의 우려, 그리고 제공이 따를 때의 제5항의 요청 의무를 차례로 검토하여야 한다. 어느 결론에 이르는지는 앞서 밝힌 바와 같이 미정으로 남는다.
12.4재발 방지 후의 파기 의무
원인 분석 자료를 이용할 수 있는지 가른 뒤에는, 그 자료가 언제까지 보유되어야 하는지가 뒤를 잇는다. 재발 방지 조치를 마친 뒤에도 작성 당시의 AI 초안, 출처·인용 검증 대장, 계산 재실행 자료, 내부 검토 메모가 손에 남아 있는 경우에, 이들 자료의 파기가 요구되는지가 문제이다.
개인정보 보호법 제21조 제1항은 파기가 요구되는 시점을 보유기간의 경과, 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과 등으로 예시하면서, 개인정보가 "불필요하게 되었을 때"로 정한다. 조문은 "개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다."고 규정한다 (개인정보 보호법 제21조). 단서는 다른 법령에 따른 보존 의무가 파기 의무를 뒤로 미루는 경우임을 분명히 한다. 이 사례에서 재발 방지 조치가 끝났다는 사실만으로 네 가지 문서가 곧 불필요하게 되었다고 단정할 수는 없다. 조문이 정하는 바는 "불필요하게 되었을 때"라는 상태의 충족이며, 이 상태가 어느 문서에 대해 충족되었는지는 별도로 판단할 몫이다.
파기가 요구되는 경우 조문은 파기의 방법에 관하여도 기준을 둔다. 개인정보 보호법 제21조 제2항은 "개인정보처리자가 제1항에 따라 개인정보를 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다."고 정한다. 재발 방지 과정에서 만든 자료를 파기하는 일에 이 조치 기준이 함께 따른다. 단순히 업무 목록에서 지우는 것으로 그쳐서는 안 되며, 복구나 재생이 되지 않는 방식이어야 한다.
다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에 해당한다면, 파기 의무와 보존 의무가 함께 놓이게 된다. 이 경우를 다루기 위하여 개인정보 보호법 제21조 제3항은 "개인정보처리자가 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리하여서 저장·관리하여야 한다."고 규정한다. 이 사례에서 보존 사유가 어디서 오는지, 어느 문서에 이르는지는 아직 미정이다. 다만 그 사유가 인정되는 문서에 관하여는 분리하여 저장하고 관리하여야 한다는 것이 조문이 정한 결과이다.
이 사례의 자료 가운데 무엇이 파기 대상인지는, 재발 방지 조치가 끝났다는 시점만으로 정해지지 않는다. 어떤 결론이 영향을 받는지, 정정과 철회 가운데 무엇인지, 어떤 문서를 먼저 바로잡을지, 공개 문안을 함께 고칠지에 관한 판단이 남아 있고, 파기 대상의 판단은 이 판단 뒤에 놓이는 일이다. 자료가 있다는 사실이 법적 평가를 대신하지 않는 것과 마찬가지로, 재발 방지 조치를 마쳤다는 사실만으로 파기 의무가 곧 발생한다고 볼 수는 없다.
12.5파기 대상의 판단
재발 방지 조치를 마친 뒤의 파기 의무를 확인했으므로, 이제 후속 관리 중인 문서 가운데 어느 것이 파기 대상인지를 가려야 한다.
파기 대상의 범위는 법률이 정한 기준으로 판단한다. 개인정보 보호법 제21조 제1항은 불필요하게 된 개인정보의 파기 의무와 예외를 다음과 같이 둔다. "① 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다." (개인정보 보호법 제21조) 이 조항은 파기가 요구되는 때를 불필요하게 된 경우로 정하고, 다른 법령에 따른 보존 의무를 단서로 둔다. 그러므로 남아 있는 문서가 파기 대상인지는 보유기간의 경과, 처리 목적 달성, 그 밖에 불필요하게 된 사유가 해당 개인정보에 실제로 생겼는지에 따라 정해진다. 상대측이 보낸 검토 의견만으로 파기 대상이나 보존 대상이 정해지는 것은 아니다.
파기 대상으로 정해진 개인정보는 복구되지 않도록 파기해야 한다. 개인정보 보호법 제21조 제2항은 파기의 방식을 이렇게 요구한다. "② 개인정보처리자가 제1항에 따라 개인정보를 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다." (개인정보 보호법 제21조) 이 요구는 파기의 결과에 관한 것이다. 어느 문서를 파기할지의 순서와는 별개로, 파기하기로 정한 개인정보는 복구나 재생이 되지 않는 상태로 없애야 한다.
파기하지 않고 남기는 경우는 제21조 제1항 단서가 정한 예외에 해당할 때로 한정된다. 개인정보 보호법 제21조 제3항은 그 예외에 해당하는 개인정보를 다른 개인정보와 떨어뜨려 두어야 하는 이유를 다음과 같이 밝힌다. "③ 개인정보처리자가 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리하여서 저장·관리하여야 한다." (개인정보 보호법 제21조) 이 조항은 보존하는 개인정보를 분리하여 저장·관리할 의무를 정할 뿐, 보존할 사유를 새로 만들어 주지 않는다. 따라서 후속 관리 중인 문서 가운데 남겨 두려는 것이 있으면, 먼저 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에 해당하는지가 정해져야 한다. 그렇지 않다면 분리 보관으로 잔존을 정당화할 수 없다.
파기의 방법과 절차에 관한 세부 기준은 법문이 하위 규정에 맡겨 두고 있다. 개인정보 보호법 제21조 제4항은 "④ 개인정보의 파기방법 및 절차 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다."고 선언한다. (개인정보 보호법 제21조) 파기 대상의 범위를 정하는 데 필요한 것은 제1항의 기준과 그 단서의 예외이며, 파기 방법과 절차의 세부 사항은 위 조항이 가리키는 대로 정해진다. 파기 대상의 범위를 이 법문 밖의 기준으로 넓히거나 좁힐 근거는 위 인용에 담겨 있지 않다.
남은 문서가 개인정보를 담고 있을 때, 그 이용이 처리 목적에 맞는지도 함께 살핀다. 개인정보 보호법 제18조 제1항은 목적 외 이용의 한계를 다음과 같이 금지한다. "① 개인정보처리자는 개인정보를 제15조제1항에 따른 범위를 초과하여 이용하거나 제17조제1항 및 제28조의8제1항에 따른 범위를 초과하여 제3자에게 제공하여서는 아니 된다." (개인정보 보호법 제18조) 이 금지는 파기 의무와는 별개의 기준이지만, 남겨 둔 개인정보를 어떤 목적으로 다루는지가 파기 대상의 판단과 맞물리는 지점을 보여 준다.
파기 대상의 판단은 결국 법문이 정한 사유의 발생과 그 단서의 해당 여부로 좁혀진다. 보유기간의 경과, 처리 목적 달성, 그 밖에 개인정보가 불필요하게 된 경우에는 지체 없이 파기해야 하고, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에만 파기하지 않고 남길 수 있다. 어느 결론이 이 판단의 영향을 받는지, 정정과 철회 가운데 무엇을 할지, 어떤 문서를 먼저 바로잡을지, 공개 문안을 함께 고칠지는 미정이다. 이 판단에 쓰인 기준은 위에 인용한 법문뿐이며, 법문이 정하지 않은 보존 의무나 예외를 만들어 잔존 문서를 정당화하지 않는다.