Summary
이 장은 특정 외부 접촉에서 최종 입장까지의 결정 경로를 재구성하고 승인되지 않은 입장 변경을 식별하는 절차를 묻는다. 독립 재검토의 주체와 근거, 결정 경로의 단계별 재구성, 미승인 입장 변경의 식별을 살피고, 관리감독 기준의 체계 평가와 재구성 이후 자료 처리와 한계를 차례로 다룬다.
14.1독립 재검토의 주체와 근거
미기록 지점의 목록이 정리된 뒤에는, 남은 확인되지 않은 지점을 다룰 주체와 그 권한의 근거를 가려야 한다. 조직이 접수한 대리인의 해지·손해배상 문서와 외부 링크 자료를 재검토할 자리에 누가 서는지, 그 주체가 어떤 독립성을 지니는지를 먼저 정해야 비로소 결정 경로를 다시 읽을 수 있다.
준법통제기준의 담당자를 정한 규정으로 상법 제542조의13이 있다. 그 제2항은 "제1항의 상장회사는 준법통제기준의 준수에 관한 업무를 담당하는 사람(이하 "준법지원인"이라 한다)을 1명 이상 두어야 한다"(상법 제542조의13)고 정한다. 이 조항이 정하는 것은 준법통제기준의 준수를 담당할 사람의 두무이고, 재검토를 맡길 주체의 후보로 준법지원인을 가리키는 근거가 된다. 다만 이는 주체를 정하는 규정일 뿐, 개별 접촉의 법적 책임을 확정하는 근거는 아니다.
준법지원인이 무엇을 하는지도 같은 조문에 밝혀져 있다. 제3항은 "준법지원인은 준법통제기준의 준수여부를 점검하여 그 결과를 이사회에 보고하여야 한다"(상법 제542조의13)고 정하고, 제7항은 "준법지원인은 선량한 관리자의 주의로 그 직무를 수행하여야 한다"(상법 제542조의13)고 덧붙인다. 점검과 보고가 준법지원인의 직무이고, 그 수행에는 선량한 관리자의 주의가 요구된다. 이 점검의 대상은 준법통제기준의 준수여부이며, 회신 초안의 승인 여부나 발신자의 대리 권한 범위를 확정하는 판단은 이 근거만으로 정해지지 않는다.
재검토가 뜻하는 독립성은 조문이 직접 거론한다. 제9항은 "제1항의 상장회사는 준법지원인이 그 직무를 독립적으로 수행할 수 있도록 하여야 하고, 제1항의 상장회사의 임직원은 준법지원인이 그 직무를 수행할 때 자료나 정보의 제출을 요구하는 경우 이에 성실하게 응하여야 한다"(상법 제542조의13)고 정한다. 회사가 독립적 수행을 보장할 의무를 지고, 임직원은 자료·정보 제출 요구에 응할 의무를 진다. 외부 링크 자료의 접수 처리 방식이 미정인 지금, 이 규정이 가리키는 자료 제출의 의무 주체와 범위는 확정되어 있지 않다.
독립성은 후견 장치로도 받쳐진다. 제10항은 "제1항의 상장회사는 준법지원인이었던 사람에 대하여 그 직무수행과 관련된 사유로 부당한 인사상의 불이익을 주어서는 아니 된다"(상법 제542조의13)고 정하고, 제6항은 "준법지원인의 임기는 3년으로 하고, 준법지원인은 상근으로 한다"(상법 제542조의13)고 정한다. 임기와 상근이 정해져 있고, 직무수행을 이유로 한 불이익이 금지되므로, 재검토를 맡은 주체가 조직의 잠정 입장을 되돌아보는 자리에 서더라도 그 직무수행이 보호되는 토대가 이에 있다.
준법통제기준과 준법지원인의 근거는 이와 같이 마련되어 있다. 그러나 이 규정은 재검토의 주체와 독립적 수행의 기준을 가를 뿐, 상대방 대리인의 대리 권한 범위나 전화로 오간 문구, 회신 초안의 승인 여부를 판정한다거나 조직의 법적 책임을 확정하지는 않는다. 확인되지 않은 지점이 목록으로 남아 있는 한, 그 지점에 대한 법적 평가는 유보된 채로 다음 절차로 넘어간다.
14.2결정 경로의 단계별 재구성
재검토 주체와 근거를 정리한 데서 이어져, 이제 외부 접촉이 접수되어 최종 입장에 이르기까지의 경로를 기록에 확인된 순서대로 되짚어야 한다. 경로를 단계별로 재구성하는 일은 과거의 판단을 다시 평가하기 앞서, 어떤 일이 어떤 순서로 기록되었는지를 가려내는 작업이다. 여기서는 접수, 회신 초안 작성, 승인, 최종 입장 확정의 네 지점을 차례로 놓고, 그 지점마다 기록이 무엇을 보여 주는지 살핀다.
우선 접수 단계에서 확인할 것은 외부 접촉이 어떤 경로로 도착했고 조직이 이를 어떻게 기록했는가이다. 대리인이 지정 이메일이 아닌 대표님 개인 연락처로 문서를 보내 온 점, 같은 날 자금 기록과 전문가 계산서가 외부 문서 공유 링크를 통해 추가로 도착한 점은 접촉 경로의 특징이다. 조직이 이 접촉을 접수해 두었다는 사실 자체가 기록에 남아 있으나, 발신자의 대리 권한 범위는 미정이다. 전화로 오간 내용의 구체적 문구 역시 기록에 남아 있지 않으므로, 재구성 과정에서 그 문구를 지레 짐작해 채워 넣지 않는다. 외부 링크 자료의 접수 처리 방식도 미정이므로, 그 처리를 확정된 절차로 단정하지 않는다.
다음으로 회신 초안 작성 단계를 놓는다. 사건 담당자 명의의 회신 초안이 작성된 사실은 기록상 확인되나, 일부 메시지와 원자료는 첨부되어 있지 않다. 회신 초안의 승인 여부는 미정이다. 첨부 누락이 무엇인지, 어떤 경위로 빠졌는지는 기록에 드러나지 않으므로 추측으로 메우지 않는다. 재구성은 초안이 작성되었다는 사실과 그 초안에 어떤 자료가 놓였는지가 서로 다른 항목임을 분명히 하는 데서 멈춘다.
경로의 다음 지점인 승인과 최종 입장에서는 기록에 무엇이 남았는지가 그대로 기준이 된다. 자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니다. 따라서 승인 여부가 미정인 회신 초안을 확정된 조직 입장으로 취급하지 않으며, 전화 통화 뒤 조직 입장이 기록상 어디서 바뀌었는지도 미정으로 남겨 둔다.
준법통제기준을 마련하고 준수를 점검하도록 한 상법 제542조의13의 체계는 경로 재구성의 절차적 준거가 된다. 준법지원인의 직무 수행 근거와 그 독립성 규정은 앞서 살핀 대로이고, 기록의 빈자리를 메우지 않는 재구성 방식은 이 체계의 점검·보고에 필요한 사실 확인의 방향과 함께 놓인다.
결국 결정 경로의 단계별 재구성은 접수에서 최종 입장까지의 지점을 기록에 확인된 순서대로 배열하고, 미정으로 남은 항목을 미정으로 표시하는 작업이다. 이렇게 정리된 경로는 미승인 입장 변경의 지점을 표시하는 데 필요한 비교의 기준이 된다.
14.3미승인 입장 변경의 식별
결정 경로를 기록의 순서대로 재구성한 뒤에는 승인 기록과 최종 입장 문서를 서로 대조해야 한다. 이 대조에서 드러나는 것은 승인되지 않은 채로 조직 입장이 바뀐 지점이다. 준법통제기준의 관점에서 본문의 대조 절차는 다음의 확인에 기댄다.
상법 제542조의13은 상장회사가 준수하여야 할 준법통제기준을 "법령을 준수하고 회사경영을 적정하게 하기 위하여 임직원이 그 직무를 수행할 때 따라야 할 준법통제에 관한 기준 및 절차"라고 정의하고 있다. 이 정의는 외부 접촉에 대한 대응도 임직원의 직무 수행에 속하며, 그 수행의 기준과 절차가 정해져 있어야 한다는 뜻이다. 이 사례에서 대응의 기준과 절차는 준법통제기준에 따른다.
준법지원인의 점검은 이 대조 절차가 닿는 자리에 놓여 있다. 상법 제542조의13 제3항은 "준법지원인은 준법통제기준의 준수여부를 점검하여 그 결과를 이사회에 보고하여야 한다"고 정하고, 같은 조 제9항은 "제1항의 상장회사는 준법지원인이 그 직무를 독립적으로 수행할 수 있도록 하여야 하고, 제1항의 상장회사의 임직원은 준법지원인이 그 직무를 수행할 때 자료나 정보의 제출을 요구하는 경우 이에 성실하게 응하여야 한다"고 덧붙인다. 승인 기록과 최종 입장 문서를 맞추어 보는 일은 준수여부 점검의 한 작업으로 이해된다. 담당자는 그 점검에 필요한 자료와 정보를 성실하게 내주어야 한다.
이 사례에서 승인 기록은 우선 회신 초안의 승인 여부에서 찾는다. 그 여부가 미정이므로, 회신 초안은 확정된 조직 입장으로 취급하지 않는다. 미승인 입장 변경의 식별은 확정된 입장과 확정되지 않은 문안을 먼저 가려내는 데서 시작한다. 대리인이 대표님 개인 연락처로 보내 온 계약 해지와 손해 배상 요구 문서는 접수 처리 방식과 관계없이 접수 사실 자체가 확인된다.
같은 날 외부 문서 공유 링크로 온 자금 기록과 전문가 계산서는 접수 처리 방식이 미정이다. 전화로 오간 내용의 구체적 문구와, 그 이후 조직 입장이 기록상 어디서 바뀌었는지도 미정이다. 발신자의 대리 권한 범위 역시 미정이므로, 외부 문서에 담긴 요구가 그 범위 안에 들었는지 여기서 단정하지 않는다. 미정으로 남은 항목은 미정으로 표시한 채 대조표에 남겨 둔다.
승인 기록에는 없으나 최종 입장 문서에 담긴 내용이 확인되면, 그 자리를 미승인 입장 변경으로 표시한다. 회신 초안에서 첨부되지 않은 일부 메시지와 원자료는, 대조의 대상인 자료 자체가 남아 있지 않은 자리를 이룬다. 자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니므로, 표시는 변경의 위치를 가리키는 데 그치고 변경의 법적 효과는 따로 판단한다.
14.4관리감독 기준의 체계 평가
접수한 자료와 회신 초안의 승인 여부가 분리되어 있다는 확인에서 나아가, 이번에는 접촉 관리 체계 자체가 상당한 주의의 기준에 맞는지 살핀다. 다만 판결의 사실관계를 여기에 옮겨 붙이지 않고, 개별 접촉의 책임 유무도 다루지 않는다. 이 사례에서 다루는 것은 체계가 어떤 준거로 평가되는가 하는 물음이다.
대법원 2010. 2. 25. 선고 2009도5824 판결은 관리감독 의무의 게을림 여부를 판단할 때 무엇을 살펴야 하는지를 밝힌다. 그 판결은 법인 책임의 요건과 관련하여 "형벌의 자기책임원칙에 비추어 보면 위반행위가 발생한 그 업무와 관련하여 법인이 상당한 주의 또는 관리감독 의무를 게을리한 때에 한하여 위 양벌조항이 적용된다고 봄이 상당하며, 구체적인 사안에서 법인이 상당한 주의 또는 관리감독 의무를 게을리하였는지 여부는 (…) 전체적으로 종합하여 판단하여야 한다"고 판시하였다(대법원 2010. 2. 25. 선고 2009도5824 판결). 판단이 한 요소에 기대지 않고 여러 사정을 함께 본다는 뜻이다. 여기서 주의할 것은 이 기준이 체계를 겨냥한 것이 아니라 판단의 틀을 제시한다는 점이다.
판결이 열거한 사정 가운데에는 체계에 관한 것과 개별 사정에 관한 것이 섞여 있다. 대법원은 "당해 위반행위와 관련된 모든 사정"으로 "당해 법률의 입법 취지, 처벌조항 위반으로 예상되는 법익 침해의 정도, 그 위반행위에 관하여 양벌조항을 마련한 취지 등은 물론 위반행위의 구체적인 모습과 그로 인하여 실제 야기된 피해 또는 결과의 정도, 법인의 영업 규모 및 행위자에 대한 감독가능성 또는 구체적인 지휘감독 관계"를 거론하였다(대법원 2010. 2. 25. 선고 2009도5824 판결). 앞서 미승인 입장 변경을 표시한 절차는 이 사정들 중 감독가능성과 지휘감독 관계를 기록하는 틀로만 쓰인다. 기록이 남는다고 하여 그 자체로 체계가 적정하다는 결론이 따라오지는 않는다.
체계 평가의 준거는 대법원 2010. 2. 25. 선고 2009도5824 판결이 위에서 함께 거론한 사정 가운데 "법인이 위반행위 방지를 위하여 실제 행한 조치"라는 사정이다. 지정 이메일로 접촉을 모으는 규칙, 외부 링크 자료의 접수 처리 방식, 회신 초안의 승인 절차가 이 사정에 해당하는지는 기록을 두고 판단할 일이다. 다만 대리 권한 범위와 승인 여부가 미정인 채 남아 있는 한, 조치의 실재 여부는 미정으로 남는다. 대법원 2010. 2. 25. 선고 2009도5824 판결의 판시사항 [2]은 "갑의 행위가 구 도로법 제83조 제1항 제3호 위반죄에 해당한다는 이유만으로 (…) 법인의 주의의무 내용이나 그 위반 여부에 관하여 나아가 살피지 아니하고" 법인을 처벌한 원심에 법리오해 또는 심리미진의 위법이 있다고 한 사건이다. 따라서 외부에서 온 문서의 형태만으로 조직 측의 관리감독 태만을 단정할 수 없다는 뜻이 된다.
이 기준을 접촉 관리 체계에 놓고 보면, 개별 접촉의 정당성과는 별개로 체계의 요건을 묻게 된다. 자금 기록과 전문가 계산서가 첨부된 메시지가 외부 링크로 온 경우, 접수 처리 방식이 실제 마련되어 있었는지, 담당자 명의의 회신 초안이 어떤 승인 절차를 거쳐야 하는지, 전화로 오간 내용이 어디에 기록되는지가 체계의 물음이다. 전화로 오간 내용의 구체적 문구와 그 이후 조직 입장이 기록상 어디서 바뀌었는지는 미정이다. 따라서 이 항목들은 체계를 평가할 때 확인 대상으로 남을 뿐, 판결의 사실관계를 옮겨 붙여 얻은 결론이 아니다.
상법 제542조의13은 상장회사에 준법통제기준과 점검을 요구한다. 같은 조 제3항은 "준법지원인은 준법통제기준의 준수여부를 점검하여 그 결과를 이사회에 보고하여야 한다"고 정하고, 제9항은 "제1항의 상장회사는 준법지원인이 그 직무를 독립적으로 수행할 수 있도록 하여야 하고, 제1항의 상장회사의 임직원은 준법지원인이 그 직무를 수행할 때 자료나 정보의 제출을 요구하는 경우 이에 성실하게 응하여야 한다"고 덧붙인다(상법 제542조의13). 체계를 스스로 점검하고 그 결과를 남기는 장치가 따로 마련되어 있다는 뜻이다. 이 장치가 위 판결이 말한 "법인이 위반행위 방지를 위하여 실제 행한 조치"에 부합하는지는 점검 기록을 두고 볼 일이다.
자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니다. 이 사례에서 관리감독 기준은 체계의 결함을 표시하는 잣대로만 쓰이고, 체계가 위반을 막기에 충분했는지의 결론은 자료가 채워질 때까지 미정이다.
14.5재구성 이후 자료 처리와 한계
재구성 과정에서 수집된 자료 가운데 개인정보에 해당하는 기록은 처리 목적을 마친 뒤 어떻게 다룰지가 문제로 남는다. 개인정보 보호법은 개인정보의 파기 요건과 시점을 다음과 같이 정한다. "개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다."(개인정보 보호법 제21조 제1항) 이 사례에서 재구성이 끝난 자료가 곧바로 불필요하게 되었다고 단정하기는 어렵다. 파기 요건의 성립 여부는 보유기간과 처리 목적의 달성 여부를 따져 본 뒤에야 판단할 수 있기 때문이다.
다른 법령에 따라 보존하여야 하는 자료를 파기에서 제외한 단서는, 파기가 곧 원자료 전체의 지우기를 뜻하지 않는다는 점을 분명히 한다. 재구성에 쓴 자료 가운데 회신 초안의 근거가 된 기록이나 자금 기록, 전문가 계산서는 보존 사유가 성립할 수 있다. 파기 대상이 되는 범위와 보존 대상이 되는 범위를 나누어 판단하지 않으면, 재구성의 근거를 지나치게 잃게 되는 문제가 생긴다.
파기의 시점과 방법을 다룰 때도 개인정보 보호법은 파기의 실효성에 주의를 기울인다. 개인정보처리자가 개인정보를 파기할 때의 조치 기준을 두고, 법은 다음과 같이 정한다. "개인정보처리자가 제1항에 따라 개인정보를 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다."(개인정보 보호법 제21조 제2항) 파기로 끝난 자료가 복구되거나 재생되지 않도록 조치하는 것은 파기 요건의 판단과 별개로 지켜야 할 의무이다.
보존 사유에 따라 파기하지 아니한 자료의 관리도 법에 정해져 있다. 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우의 조치를 두고, 법은 다음과 같이 정한다. "개인정보처리자가 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리하여서 저장·관리하여야 한다."(개인정보 보호법 제21조 제3항) 이 사례에서 보존 대상이 된 기록은 다른 개인정보와 분리되어 저장되고 관리되어야 한다. 파기의 요건과 보존의 조치가 함께 갖추어져야 비로소 재구성에 쓴 자료의 처리 기준이 완성된다.
그러나 재구성에 쓴 자료의 처리 기준이 정해졌다고 해서, 기록이 불완전한 상태에서 도출된 재구성의 결론까지 완결되는 것은 아니다. 일부 메시지와 원자료가 첨부되지 않은 상태에서 확인된 사실관계만으로는, 사건 담당자 명의의 회신 초안이 어디까지 온전한 근거 위에 서 있는지를 단정하기 어렵다. 외부 문서 공유 링크로 온 자료의 접수 처리 방식과 발신자의 대리 권한 범위가 미정으로 남아 있는 한, 재구성의 결과는 한계를 가진 채로 남는다.
자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니다. 개인정보 파기 규정을 원자료 전체를 지우는 근거로 삼지 않고, 재구성에 따른 체계 개선의 시점을 단정하지 않는 한계가 여기에 있다. 미정으로 남은 항목이 정해지고 기록이 보완될 때까지, 재구성의 결과는 잠정적인 것으로 받아들여야 한다.