Summary
이 장은 접수한 사실과 요구된 내용을 어떻게 나누어 기록하고 연락 경로가 바뀔 때 무엇을 남길지를 묻는다. 접수 사실의 기록 대상과 요구 내용의 분리 기록을 살피고, 비공식 전달과 직접 통지, 연락 경로 변경의 기록, 기록 속 개인정보 취급, 접수 사실과 입장 변경의 관계를 차례로 다룬다.
2.1접수 사실의 기록 대상
앞 단위가 접수된 연락을 어느 사건에 귀속시킬지 정했다면, 이제는 그 접수 자체를 기록에 남길 때 무엇을 항목으로 삼을지가 문제로 남는다. 접촉이 온 사실을 기록하는 일은 그 요구의 옳고 그름을 가리는 일이 아니라, 누가 언제 어떤 경로와 매체로 연락해 왔는지의 사실을 남기는 일이다. 아래에서는 그 기록 항목의 범위를 개인정보 보호법 제15조와 함께 읽는다.
접수 사실의 기록이 곧 개인정보의 수집에 해당하는지를 판단하기 전에, 개인정보 보호법 제15조는 수집이 어떤 경우에 허용되는지를 다음과 같이 정한다. 제15조제1항은 "개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다"고 규정한다. 수집이 허용되는 경우로서는 "정보주체의 동의를 받은 경우"가 먼저 열려 있고, 이어서 "법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우"가 뒤를 잇는다 (개인정보 보호법 제15조). 다만 "개인정보처리자의 정당한 이익을 달성하기 위하여 필요한 경우로서 명백하게 정보주체의 권리보다 우선하는 경우"에 대해서는 "개인정보처리자의 정당한 이익과 상당한 관련이 있고 합리적인 범위를 초과하지 아니하는 경우에 한한다"는 단서가 붙어 있다 (개인정보 보호법 제15조). 이 단서까지 포함해 인용해야 수집 근거의 범위가 오그라들지 않는다. 이 사례에서 접수 기록에 적히는 발신자명과 연락처는 접촉이 온 사실을 확인하기 위한 항목이므로, 그 수집은 앞서 본 어느 경우에 해당하는지의 판단이 별도로 요구된다.
수집 목적을 기록에 함께 밝히는 근거는 개인정보 보호법 제15조제2항에 있다. 동의를 받는 방식을 택하는 경우, 개인정보처리자는 "개인정보의 수집·이용 목적"을 비롯해 수집하려는 개인정보의 항목, 보유 및 이용 기간, 동의 거부 권리 등을 정보주체에게 알려야 한다 (개인정보 보호법 제15조). 이 규정이 밝히는 것은 수집 목적의 명시가 수집 근거의 한 축이라는 점이다. 접수 사실을 기록하면서 무엇을 왜 적는지의 목적을 함께 남기는 방식이 요구되는 까닭이 여기에 있다. 이 사례에서 조직이 접수해 둔 자료와 그 기록 항목의 목적은 아직 정해지지 않았다.
개인정보 보호법 제15조제3항은 수집 목적과의 관계를 다시 다룬다. 개인정보처리자는 "당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서 정보주체에게 불이익이 발생하는지 여부, 암호화 등 안전성 확보에 필요한 조치를 하였는지 여부 등을 고려하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 정보주체의 동의 없이 개인정보를 이용할 수 있다"고 규정한다 (개인정보 보호법 제15조). 이용이 허용되는 범위가 당초 수집 목적과의 합리적 관련성으로 한정된다는 뜻이다. 접수 기록에 담긴 항목이 접수 이후의 회신 작성에 다시 쓰이는 경우, 그 이용이 당초 목적의 범위 안에 드는지를 따져야 한다.
접수 사실의 기록 대상으로는 연락이 온 시각, 발신자로 적힌 이름과 연락처, 사용된 경로와 매체, 접수한 사람, 그리고 첨부된 자료의 목록이 놓인다. 이 항목들은 전화로 오간 내용의 문구나 요구의 실체를 대신하지 않는다. 발신자의 대리 권한 범위와 요구의 타당성은 여기에서 판단할 대상이 아니다. 자료가 모여 있다는 사실만으로 자료에 대한 법적 평가가 끝나는 것은 아니므로, 접수 사실은 그 자체의 범위에서 기록으로 남는다.
2.2요구 내용의 분리 기록
접수 사실을 적은 뒤에는 무엇을 요구했는지를 따로 적는 항목이 뒤따른다. 이 항목에서는 상대방 측 대리인이 보낸 문서에 담긴 요구를 그 문서에 쓰인 범위에서만 옮겨 적는다. 접수 사실이 그 접촉이 온 것을 기록하는 자리라면, 요구 내용은 그 접촉 안에 무엇이 담겨 있었는지를 기록하는 자리이다. 두 항목을 섞지 않고 나누어 적어야 요구가 언제 왔는지와 요구된 것이 무엇인지가 서로 뒤섞이지 않는다.
요구 내용의 기록은 먼저 문서 자체의 표현을 그대로 두는 것으로 시작한다. 개인정보 보호법 제15조 제1항은 개인정보의 수집·이용에 관하여 "① 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다."라고 정하고, 그 사유로 "1. 정보주체의 동의를 받은 경우", "2. 법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우" 등을 든다(개인정보 보호법 제15조). 이 조문이 수집할 수 있는 사유를 열거함과 동시에 그 이용 범위를 수집 목적 안에 가두어 두는 것은, 적어 둔 항목이 어디까지 쓰일 수 있는지 미리 정해 두라는 뜻으로 읽힌다. 요구 내용을 옮겨 적을 때도 같은 태도가 요구된다. 어떤 목적으로 옮겨 적었는지 정해 두지 않으면, 뒤에 그 기록을 어디에 쓸 수 있는지도 정해지지 않는다.
같은 조 제2항은 동의를 받을 때 알려야 할 사항을 "1. 개인정보의 수집·이용 목적", "2. 수집하려는 개인정보의 항목", "3. 개인정보의 보유 및 이용 기간", "4. 동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우에는 그 불이익의 내용"으로 구분하여 적도록 한다(개인정보 보호법 제15조). 각 사항이 목적과 항목, 기간과 불이익으로 갈라져 있는 것은 한 덩어리로 묶어 적지 말라는 표시이다. 이 구분은 요구 문서를 옮겨 적을 때도 하나의 예가 된다. 해지 요구는 해지 요구로, 배상 요구는 배상 요구로 나누어 적고, 첨부된 자금 기록과 전문가 계산서는 요구가 아니라 근거로 온 자료로 따로 적는다. 외부 문서 공유 링크로 온 메시지 역시 그 자체로 요구를 담고 있는지, 근거를 보태고 있는지를 가려 각자의 자리에 둔다.
요구 내용의 항목에는 요구된 결과와 그 근거로 내세운 사정이 함께 담길 수 있다. 해지 요구가 계약의 어떤 조항에 기대어 있는지, 배상 요구가 어떤 계산에 기대어 있는지도 그 문서 안에 함께 쓰여 있을 수 있다. 그런데 그 사정이 어느 범위까지 인정되는지, 상대방의 법리가 맞는지는 이 항목에서 판단할 일이 아니다. 요구 문서에 적힌 표현을 어디까지 옮길지는 원문의 범위를 넘지 않는 선에서 정하고, 원문에 없는 내용은 적지 않는다. 요구가 담긴 문서의 문구가 확정되어 있지 않은 부분은 확정되지 않았다고 적는다. 전화로 오간 내용처럼 구체적 문구가 기록에 남아 있지 않은 것은 그 자리에서 확정된 것으로 적지 않는다. 발신자가 대리 권한을 어떤 범위에서 행사하는지도 요구 내용의 항목에서 판정할 일이 아니며, 다만 그 요구가 대리인 명의로 왔다는 사실만 적는다.
요구 내용과 근거 자료를 나누어 적어 두면, 그 요구에 대해 조직이 어떤 태도를 정하는지는 또 다른 항목으로 남길 수 있다. 회신 초안이 어느 요구에 대답하는지, 어떤 자료를 근거로 삼았는지는 이 분리된 기록을 보고 확인할 수 있다. 회신 초안에 일부 메시지와 원자료가 빠져 있으면, 분리된 항목을 대조하면서 무엇이 대답에서 빠졌는지를 확인할 수 있다. 조직 입장이 기록상 어디에서 달라졌는지 살필 때도, 요구된 범위가 먼저 고정되어 있어야 그 변화가 요구 쪽인지 대답 쪽인지 가려진다.
요구 내용의 실체적 타당성과 상대방 주장의 법리 평가는 정해지지 않았으므로, 이 항목은 요구가 온 사실과 요구된 범위만을 담는 데 머문다. 자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니다. 요구 내용을 원문의 범위 안에서 나누어 옮겨 두는 것은 판단을 미루는 일이 아니라, 판단을 받을 재료를 먼저 제대로 남겨 두는 일이다.
2.3비공식 전달과 직접 통지
요구 내용을 접수 사실과 나누어 기록한 뒤에는, 같은 내용이라도 어느 경로로 왔는지에 따라 기록의 항목이 갈린다. 계약 해지와 손해 배상 요구가 담긴 문서는 대표님 개인 연락처로 먼저 도착했다. 지정된 이메일이 아니라 개인 연락처라는 사실은, 요구 내용을 옮겨 적는 항목과는 별도로 적어야 할 첫 번째 구분 근거이다. 이 구분은 어느 쪽이 유효한 통지인지를 정하는 판단이 아니라, 기록상 어디에 두어야 하는지를 나누는 작업에 그친다.
개인 연락처로 도착한 문서와 함께, 같은 날 자금 기록과 전문가 계산서가 외부 문서 공유 링크로 따로 왔다. 개인정보 보호법 제15조는 개인정보의 수집·이용 근거와 함께, 동의를 받는 경우 알려야 할 항목을 열거한다. 그 조문은 "개인정보의 수집·이용 목적", "수집하려는 개인정보의 항목", "개인정보의 보유 및 이용 기간", "동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우에는 그 불이익의 내용"을 동의 시 알려야 할 사항으로 든다(개인정보 보호법 제15조). 외부 링크로 온 자료에 어떤 개인정보가 담겼는지, 그 자료를 접수처가 어떤 범위에서 보관할지는 기록상으로도 아직 미정이다. 링크를 열었는지, 열었다면 어느 범위까지 열람했는지도 기록에 남아 있지 않다.
대리인이 대표님 개인 연락처로 문서를 먼저 보내 왔다는 점은 별도의 항목으로 남겨야 한다. 지정된 창구로 온 통지와 개인 연락처로 온 전달을 나란히 두면, 어느 경로를 통해 접수되었는지가 기록에서 드러난다. 발신자의 대리 권한 범위는 미정이다. 대리인이 어떤 범위에서 대표님 개인 연락처를 알고 있었는지, 대표님이 그 경로로 문서를 받는 데 동의했는지도 자료로 확인되지 않는다. 기록은 이 사실들을 미정으로 남겨 둔 채, 전달된 경로의 형태만을 먼저 구분해 둔다.
이어지는 회신 초안은 사건 담당자 명의로 작성되었다. 그러나 일부 메시지와 원자료가 첨부되지 않았다는 점은 회신의 완결성과는 별개의 항목으로 남겨야 한다. 회신 초안이 어떤 경로를 통해 발송되었는지, 발송 자체가 있었는지도 미정이다. 통지가 들어온 경로와 회신이 나갈 경로가 서로 다른 경우, 그 차이는 기록에서 빠지기 쉽다. 회신 초안의 승인 여부가 미정인 상태에서 초안 자체를 통지의 대응으로 확정해 적으면, 이후 기록과 실제 경위가 어긋날 수 있다.
비공식 전달과 직접 통지를 나누어 적는 일은, 접수 사실을 정확히 남기기 위한 작업이다. 개인 연락처로 먼저 온 전달과 지정된 창구로 온 통지를 각각의 항목에 놓아 두면, 요구 내용의 원문이 어디서 왔는지가 기록에서 함께 읽힌다. 어느 쪽이 유효한 통지인지, 통지에 어떤 법적 효과가 붙는지에 대해서는 여기서 결론을 내리지 않는다. 전화로 오간 내용의 구체적 문구와 조직 입장의 변천 기록이 어디서 확인되는지도 여전히 미정으로 남는다.
2.4연락 경로 변경의 기록
개인 연락처로 온 전달을 지정 창구의 통지와 구분해 기록한 뒤에는, 그 연락 경로가 언제 어떻게 바뀌었는지를 남겨야 한다. 경로 변경 기록은 원래 경로, 변경 주체, 변경 시점, 새 경로의 네 항목을 순서대로 적는 방식을 취한다. 이 항목들은 앞서 구분한 전달 경로의 기록을 그대로 이어 쓰며, 경로가 바뀌었다는 사실만으로 어떤 동의나 권한이 생겼다고 보지 않는다.
경로 변경 기록의 첫 항목은 원래 경로이다. 상대방 측 대리인이 계약 해지와 손해 배상 요구가 담긴 문서를 지정 이메일이 아닌 대표님 개인 연락처로 먼저 전달해 왔으므로, 원래 경로는 지정 이메일이고 실제 도착 경로는 대표님 개인 연락처이다. 이 두 값을 같은 칸에 섞지 않고 각각 적어 둔다.
다음 항목은 변경 주체와 변경 시점이다. 어느 쪽이 경로를 바꾸었는지, 그리고 그 변경이 언제 처음 나타났는지를 기록한다. 이 사례에서 발신자 측이 지정 이메일 대신 개인 연락처를 택한 경위와 시각은 기록상 확인되지 않는다. 전화로 오간 내용의 구체적 문구와 그 이후 조직 입장이 기록상 어디서 바뀌었는지도 미정으로 남는다. 확인되지 않은 자리는 미정으로 적고, 추측으로 채우지 않는다.
마지막 항목은 새 경로이다. 같은 날 자금 기록과 전문가 계산서를 첨부한 추가 메시지가 외부 문서 공유 링크로 왔으므로, 그 링크 경로도 새 경로의 한 갈래로 적어 둔다. 다만 개인정보 보호법 제15조 제1항은 개인정보처리자가 "개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다"고 정하고, 같은 조 제1항 제4호는 "정보주체와 체결한 계약을 이행하거나 계약을 체결하는 과정에서 정보주체의 요청에 따른 조치를 이행하기 위하여 필요한 경우"를 그 한 가지로 들고 있다. 이 조문은 경로 변경 그 자체에 대해 말하는 것이 아니며, 이 사례에서 수집한 연락처와 링크를 같은 목적으로 다루는 데 참고할 기준을 제공한다.
경로가 바뀌었다는 사실만으로 상대방의 동의나 대리 권한이 있었다고 보지 않는다. 발신자의 대리 권한 범위는 미정이다. 회신 초안이 사건 담당자 명의로 작성되었으나 그 승인 여부는 미정이고, 일부 메시지와 원자료가 빠진 채 첨부되어 있다. 외부 링크 자료의 접수 처리 방식도 미정이다. 이처럼 자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니다. 경로 변경 기록은 바뀐 경로의 사실만 남기고, 그 변경의 법적 효과는 별도로 판단할 몫으로 남겨 둔다.
2.5기록 속 개인정보 취급
경로 변경의 기록을 남길 때 함께 따라오는 문제가 접수 기록에 담기는 이름·연락처 같은 개인정보를 어디까지 모으고 어떻게 쓰는지이다. 이 접촉에서는 대표님 개인 연락처로 들어온 문서와 외부 링크로 온 추가 메시지가 모두 접수 기록의 대상이 되므로, 수집과 이용의 근거를 먼저 분간해 두어야 한다.
개인정보 보호법 제15조 제1항은 개인정보를 수집할 수 있는 경우를 열거하면서, 수집한 정보는 "그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다"고 정한다. 접수 기록을 만드는 일도 이 테두리 안에서 이루어지며, 접수 사실 확인이라는 목적을 벗어나 다른 목적으로 쓰는 것은 이 조문이 허용하는 범위를 넘는다.
이 사례에서 수집이 가능한 경우로서 먼저 눈에 띄는 것은 정보주체의 동의다. 개인정보 보호법 제15조 제1항 제1호는 "정보주체의 동의를 받은 경우"를 그 첫째 경우로 든다. 다만 상대방 측 대리인이 지정 이메일이 아닌 개인 연락처로 연락해 온 경위를 보면, 동의가 있었는지 그 범위가 어디까지인지는 기록만으로 확인되지 않는다. 발신자의 대리 권한 범위가 미정인 것도 같은 이유로 남는다.
동의를 받은 경우에 대비해 알려야 할 사항도 정해져 있다. 개인정보 보호법 제15조 제2항은 동의를 받을 때 "개인정보의 수집·이용 목적", "수집하려는 개인정보의 항목", "개인정보의 보유 및 이용 기간", "동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우에는 그 불이익의 내용"을 정보주체에게 알려야 하고, 이 가운데 어느 하나를 바꾸는 때에는 다시 알리고 동의를 받아야 한다고 정한다. 접수 기록에 무엇을 남길지, 언제까지 둘지를 정할 때 이 항목들을 기준으로 삼는다.
동의 없이 이용할 수 있는 범위도 조문에 있다. 개인정보 보호법 제15조 제3항은 "당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서" 정보주체에게 불이익이 있는지, 암호화 등 안전성 확보 조치를 했는지를 고려하여 대통령령이 정하는 바에 따라 동의 없이 이용할 수 있다고 정한다. 같은 날 온 자금 기록과 전문가 계산서를 접수 기록에 어느 선까지 옮겨 적을지 판단할 때 이 두 가지 고려 요소를 함께 살핀다. 외부 링크 자료의 접수 처리 방식이 미정이라는 점은, 이 항의 판단에 필요한 사실이 아직 정리되지 않았다는 뜻이다.
따라서 접수 기록에 이름과 연락처를 옮길 때는 수집이 어느 경우에 해당하는지 먼저 밝히고, 수집 목적의 범위 안에서만 그 항목을 이용한다. 회신 초안이 승인되었는지, 전화로 오간 문구가 무엇인지가 미정인 채로 남아 있는 것은 수집 목적과 이용 범위를 적는 일을 멈추게 하지 않는다. 다만 목적과 범위를 넘긴 이용을 정당화하는 근거로 삼을 수는 없다.
2.6접수 사실과 입장 변경
개인정보 항목의 취급 기준을 확인한 뒤에는 접수 사실과 입장 변경의 기록을 서로 나누어 보관하는 문제로 나아간다. 상대방 측 대리인이 전달한 문서는 지정 이메일이 아닌 대표님 개인 연락처로 먼저 도착하였고, 같은 날 첨부 자료가 외부 링크로 뒤따랐다. 조직은 이 접촉을 접수해 두었으며, 사건 담당자 명의의 회신 초안이 작성되었다. 이 사실 기록과 이후 조직 입장이 기록상 어디서 바뀌었는지에 관한 기록은 별도로 두어야 한다.
접수 사실의 기록은 도착한 문서와 메시지의 형식을 그대로 적는 것으로 채운다. 전달 경로가 지정 이메일이 아니었다는 점, 외부 문서 공유 링크가 사용되었다는 점, 첨부된 자금 기록과 전문가 계산서가 어떤 형식으로 왔는지가 접수 사실에 해당한다. 개인정보 보호법은 개인정보처리자가 수집할 수 있는 경우와 이용 범위를 다음과 같이 정한다. "① 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다." 이 규정은 앞 단위에서 본 수집 목적과 그 범위의 문제를 기록 취급에 다시 적용한다.
한편 발신자의 대리 권한 범위는 미정이다. 상대방 측 대리인이 계약 해지와 손해 배상 요구를 담은 문서를 보낼 권한이 실제로 어디까지인지, 대표님 개인 연락처로 보낸 행위가 그 권한 안에 드는지는 기록만으로 정하여 말할 수 없다. 개인정보 보호법 제15조 제1항 제4호는 "정보주체와 체결한 계약을 이행하거나 계약을 체결하는 과정에서 정보주체의 요청에 따른 조치를 이행하기 위하여 필요한 경우"를 수집 사유의 하나로 든다. 이 사유가 이 접촉의 어느 부분에 대응하는지는 사실관계가 더 모여야 판단할 수 있다.
입장 변경의 기록은 회신 초안을 기준으로 삼는다. 사건 담당자 명의의 회신 초안이 작성되었으나 일부 메시지와 원자료는 첨부되어 있지 않다. 회신 초안의 승인 여부는 미정이며, 외부 링크 자료의 접수 처리 방식도 미정이다. 전화로 오간 내용의 구체적 문구는 기록에 남아 있지 않다. 따라서 조직 입장이 기록상 어디서 바뀌었는지를 따질 때에는 회신 초안의 문구와 접수 사실의 기록을 나란히 놓고 비교하여야 한다. 개인정보 보호법 제15조 제3항은 "개인정보처리자는 당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서 정보주체에게 불이익이 발생하는지 여부, 암호화 등 안전성 확보에 필요한 조치를 하였는지 여부 등을 고려하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 정보주체의 동의 없이 개인정보를 이용할 수 있다"라고 정한다. 이 항이 정하는 고려 사항은 입장 변경의 기록을 남길 때 접수된 기록을 어디까지 다시 다루는지의 문제와 겹친다.
접수 사실의 기록과 입장 변경의 기록을 나누어 두는 까닭은, 자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻이 아니기 때문이다. 현재 모인 문서와 메시지는 접수 사실의 범위 안에 있다. 발신자의 대리 권한 범위, 회신 초안의 승인 여부, 외부 링크 자료의 접수 처리 방식, 전화로 오간 내용의 문구, 조직 입장이 바뀐 지점은 모두 미정이다. 미정으로 남긴 항목은 미정으로 기록에 적어 두어야 한다.