Summary
이 장은 전문가와의 관계에서 정보·검토·인계를 어떻게 관리하는지를 묻는다. 전문가에게 넘길 정보의 선별, 비밀보호와 파기의 조건, 선관의무로 읽는 검토 기준을 살핀 뒤 보고의무와 의견의 충돌, 제2검토가 필요한 기준, 해지와 자료 반환의 인계를 차례로 둔다. 위임 계약의 문구 작성은 이 장의 범위에 넣지 않았다.
7.1전문가에게 넘길 정보의 선별
비용 부담의 한계를 구조의 요건 안에 가두는 것으로 앞선 검토를 마쳤다. 이제 관계의 축을 옮겨, 위임사무의 수행에 필요한 정보를 무엇부터 전문가에게 넘길지 그 선별의 기준을 살핀다. 위임인은 수임인에게 사무 처리에 관한 정보를 제공해야 하는데, 이때 정보는 아무것이나 다 넘겨도 되는 것이 아니다.
선별의 첫 기준은 위임사무의 본지이다. 민법 제681조는 수임인의 선관의무를 다음과 같이 정한다. "제681조(수임인의 선관의무) 수임인은 위임의 본지에 따라 선량한 관리자의 주의로써 위임사무를 처리하여야 한다." 이 조문은 수임인이 위임의 본지를 따라 사무를 처리해야 한다고만 말할 뿐, 위임인이 어떤 정보를 제공해야 하는지 그 범위를 직접 정하지는 않는다. 위임인은 수임인이 위임의 본지에 따라 선량한 관리자의 주의로 사무를 처리할 수 있게 하는 데 필요한 정보를 고르게 된다.
그 고르기에 쓰이는 원재료는 각기 성격이 다르다. 계약서와 변경 이메일은 당사자의 합의를 뒷받침하는 자료이고, 자금 기록과 전문가 계산서는 손해의 산정에 관한 자료이며, 민사 주장과 기관 제출 설명은 각기 다른 상대를 향한 진술이다. 사건 뒤 작성된 설명 문서는 당시의 의사결정을 해석하는 자료이다. 이 가운데 위임사무의 처리에 필요한 자료와 그 처리에 필요한 범위에서 벗어난 자료를 나누는 작업이 바로 선별이다.
선별은 완전함보다 정합을 겨냥한다. 일부 메시지와 원자료가 누락되어 있고 담당자가 교체되는 동안 인계 자료가 일부만 정리되어 있다는 사정은, 넘길 자료의 범위를 정할 때 그대로 노정되어야 한다. 확인되는 항목만 확인되는 것으로 넘기고, 그 밖의 항목은 확인되지 않는 것으로 남긴다. 자료가 있다는 사실이 곧 그 자료의 법적 평가로 이어지는 것은 아니므로, 선별은 자료의 유무를 가리는 데서 멈추고 평가를 미리 단정하지 않는다.
한편 제공에 쓸 수 있는 시간·인력·비용의 잔여량, 남은 기한과 승인 상태의 보존 수준, 상대의 요구 중 자료로 확인되는 항목, 보류하거나 축소할 수 있는 주장의 범위는 현재 미정이다. 미정의 항목은 선별의 기준에서 제외할 이유가 되지 않으며, 오히려 그 상태 그대로 넘겨져야 한다. 전환의 방향을 확대·유지·축소·종결 가운데 어느 쪽으로 잡을지도 미정이므로, 선별 자체가 그 방향을 미리 확정하는 일이 되어서는 안 된다.
결국 선별의 잣대는 수임인이 선량한 관리자의 주의로 위임사무를 처리할 수 있게 하는 데 필요한 정보인가이다. 그 잣대에 맞는 자료는 그 범위 안에서 넘기고, 잣대를 벗어난 자료는 넘기지 않는 쪽으로 정한다. 선별을 거쳐 넘어간 자료의 보호는 별개의 문제로 남는다.
7.2비밀보호와 파기의 조건
정보 선별이 끝난 뒤에는 남은 자료의 처리가 문제로 남는다. 전문가 관계가 끝났거나 처리 목적이 달성된 자료를 언제 어떻게 없앨지, 개인정보 보호법 제21조가 정한 파기의 조건에 비추어 살핀다.
개인정보 보호법은 파기의 시점과 사유를 한 조에서 함께 정한다. 같은 법 제21조 제1항은 "개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다"라고 규정한다(개인정보 보호법 제21조). 곧 파기 의무는 시간의 흐름이나 목적의 달성으로 자료가 더는 필요 없어졌을 때 발생하고, 법령상 보존 의무가 남아 있으면 파기하지 아니한다. 본 사례에서 계약서·변경 이메일·자금 기록·전문가 계산서 중 어느 것이 불필요하게 되었는지, 그리고 그 중 어느 것이 법령에 따라 보존되어야 하는지는 자료로 확인되지 않았다. 파기 대상과 보존 대상의 구별은 미정으로 남는다.
파기로 나아간 경우에도 방식은 자유롭지 않다. 같은 법 제21조 제2항은 "개인정보처리자가 제1항에 따라 개인정보를 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다"라고 정한다. 파기란 단순 삭제나 표면상의 폐기가 아니라 복구와 재생이 불가능한 조치를 요구한다. 따라서 담당자가 교체되는 동안 일부만 정리된 인계 자료나, 원자료가 누락된 채 남은 메시지는 어떻게 없애야 복구가 막히는지가 문제이고, 그 조치의 구체 수준은 규정에 나와 있지 않다.
보존 쪽으로 갈 때는 분리 관리가 따른다. 같은 법 제21조 제3항은 "개인정보처리자가 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리하여서 저장·관리하여야 한다"라고 규정한다. 법령상 보존 사유가 있는 자료만 따로 떼어 두어야 한다는 뜻이다. 본 사례에서 보존 사유가 확인되는 자료와 나머지 자료를 나누어 관리하는 구체 방식, 그리고 보존 기간의 만료 시점은 자료가 확인되지 않아 미정이다. 파기 방법과 절차의 세부 사항은 같은 법 제21조 제4항이 "개인정보의 파기방법 및 절차 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다"라고 위임한다. 그러므로 세부 파기 절차를 규정에서 직접 끌어내지 않고, 위임된 범위를 지켜야 한다.
아울러 자료의 처리도 위임사무의 일부다. 민법 제681조는 "수임인은 위임의 본지에 따라 선량한 관리자의 주의로써 위임사무를 처리하여야 한다"라고 정한다. 전문가에게 넘어간 자료를 다루는 일도 위임의 본지에 맞는 주의로 처리되어야 한다. 파기와 분리 관리의 의무는 개인정보 보호법 제21조가 정한 바에 한정하고, 그 밖에 반환의 시점이나 비밀유지의 새로운 방식을 규정에서 찾아내지 아니한다. 자료가 있다는 사실이 곧 그 처리 방식이 정해졌다는 뜻은 아니다.
7.3선관의무로 읽는 검토 기준
파기의 조건을 확인한 뒤에 남는 것은 수임인의 처리 수준에 관한 질문이다. 민법 제681조는 수임인의 주의 의무를 하나의 문장으로 정한다. 그 규정이 "수임인은 위임의 본지에 따라 선량한 관리자의 주의로써 위임사무를 처리하여야 한다"(민법 제681조)고 선언하기 때문에, 전문가 관계에서 검토가 어느 정도까지 이뤄져야 하는지는 이 조문이 정한 선량한 관리자의 주의에서 벗어나지 않는 범위에서 가늠된다. 이 문장은 처리의 결과뿐 아니라 처리의 방식에까지 관리자로서의 주의를 요구한다.
이 사건에서 상대방은 계약 해지와 경제적 손해를 주장하며 여러 버전의 계약서와 변경 이메일, 자금 기록, 전문가 계산서를 함께 내놓았다. 민사 주장과 기관 제출 설명이 나란히 존재하고, 사건 뒤에 작성된 설명 문서가 당시의 의사결정을 해석한다. 일부 메시지와 원자료는 누락되었으며, 담당자가 교체되는 동안 인계 자료는 일부만 정리되었다. 이처럼 자료의 형태와 시점이 섞여 있는 사안에서 민법 제681조의 선량한 관리자의 주의는 자료가 있다는 사실만으로 검토가 끝났음을 뜻하지 않는다.
선관의무가 정한 주의의 수준을 검토에 적용할 때, 우선 자료의 출처와 작성 시점이 구분되어야 한다. 사건 뒤 작성된 설명 문서는 당시 의사결정을 해석하는 자료이지 당시의 의사결정 자체가 아니다. 누락된 메시지와 원자료는 확인되지 않은 것으로 남겨 두어야 하며, 확인된 것으로 채워 넣지 않는다. 담당자 교체로 정리되지 않은 인계 자료는 미정의 상태로 두고, 정리되었다는 사실 자체를 검토의 완료로 삼지 않는다. 자료가 있다는 사실이 곧 법적 평가가 아니라는 전제는 선관의무가 요구하는 주의의 출발점이다.
선관의무는 규정에 없는 세부 작업 절차나 산출물의 형식 요건을 만들어 내지 않는다. 우리 측이 대응에 쓸 수 있는 시간·인력·비용의 잔여량, 남은 기한과 승인 상태의 보존 수준, 상대 요구 중 자료로 확인되는 항목, 보류하거나 축소할 수 있는 주장의 범위는 미정이다. 어느 쪽으로 전환할지도 미정이다. 이 항목들이 미정으로 남아 있는 한, 선량한 관리자의 주의는 확인된 범위와 확인되지 않은 범위를 가르는 선을 지키는 것으로 충족된다.
민법 제681조가 정한 선관의무는 위임의 본지에 맞춘 처리를 요구하는 기준일 뿐, 처리의 결과를 보증하는 조항은 아니다. 전문가의 검토가 이 기준에 비추어 어느 수준에서 이뤄졌는지는 자료가 확인해 주는 범위 안에서 판단할 사항이며, 자료가 확인해 주지 않는 부분은 확인되지 않은 채로 남는다.
7.4보고의무와 의견의 충돌
선관의무의 기준을 확인한 뒤에 남는 물음은, 전문가의 의견이 우리 판단과 어긋날 때 보고의무가 언제 무엇을 보고하도록 정하는지이다. 보고의무에 없는 절차나 요건을 끼워 넣지 않으려면, 먼저 규정이 정한 보고의 시기와 내용을 그대로 확인할 필요가 있다.
민법은 수임인의 보고의무를 두 가지 시기로 나누어 규정한다. 민법 제683조는 “수임인은 위임인의 청구가 있는 때에는 위임사무의 처리상황을 보고하고 위임이 종료한 때에는 지체없이 그 전말을 보고하여야 한다”고 정한다. 이에 따르면 보고의 시기는 위임인의 청구가 있는 때와 위임이 종료한 때로 나뉘고, 그 내용은 처리상황과 전말이다. 전문가가 제출한 의견이 우리 판단과 다르다는 사실도, 청구가 있었다면 처리상황의 일부로 보고되고, 위임이 끝났다면 전말의 일부로 보고된다.
그러나 민법 제683조는 의견의 충돌 자체를 어떻게 다룰지에 대해서는 별도의 절차를 정하지 않고 있다. 즉, 의견이 다르다는 사실을 보고의 시기에 맞추어 보고의 내용에 담도록 할 뿐, 보고 전에 의견을 조정하거나 합의를 거치도록 요구하지 않는다. 이 사례에서 상대방이 여러 버전의 계약서와 변경 이메일, 자금 기록, 전문가 계산서를 함께 내놓았고 사건 뒤 작성된 설명 문서가 당시 의사결정을 해석하더라도, 보고의무가 요구하는 것은 그 자료들이 보여 주는 처리상황과 전말의 보고이다. 자료가 있다는 사실이 곧 법적 평가가 아니므로, 의견의 우열을 보고의 절차 안에서 미리 가려 내는 것은 보고의무가 맡은 일이 아니다.
보고의무는 내용의 범위를 넓히지 않은 채 시기에 따라 보고를 요구한다. 민법 제683조가 처리상황의 보고와 전말의 보고를 나란히 둔 것은, 위임이 계속되는 동안에는 지금까지의 처리상황을, 위임이 끝난 뒤에는 그 전말을 보고하면 된다는 뜻이다. 일부 메시지와 원자료가 누락되고 인계 자료가 일부만 정리돼 있다면, 보고는 정리된 범위에서 처리상황을 전하는 것으로 충분한지, 전말의 보고에서 누락분을 어떻게 다룰지는 보고의무의 문언만으로는 정해지지 않는다. 남은 기한과 승인 상태의 보존 수준, 상대 요구 중 자료로 확인되는 항목 역시 미정으로 남는다.
전문가의 의견이 우리 판단과 다르더라도, 보고의무는 그 충돌을 보고의 시기와 내용에 담도록 할 뿐 별도의 조정 요건을 두지 않는다. 위임인의 청구가 있을 때 보고되는 처리상황에는 전문가의 계산서와 우리 판단의 차이가 함께 적힐 수 있고, 위임이 끝난 뒤의 전말 보고에는 그 차이가 어떻게 되었는지가 포함될 수 있다. 확대·유지·축소·종결 중 어느 쪽으로 전환할지는 미정으로 남고, 보고의무는 그 선택의 기준까지 정하지 않는다. 보고의무가 정하는 것은 보고의 시기와 내용이며, 의견 충돌의 처리는 그 보고 안에서 다루어야 할 대상으로 남는다.
7.5제2검토가 필요한 기준
의견의 충돌이 보고로 정리된 뒤에도 남아 있을 때, 어떤 경우에 그 충돌을 제2검토로 넘길 것인지를 판단해야 한다. 제2검토의 절차와 결과의 확정 방식에 관한 규정은 확인되지 않았으므로, 여기에서는 보고의무와 선관의무가 밝히는 범위 안에서 기준을 둔다.
민법 제683조는 수임인의 보고의무를 다음과 같이 정한다. "수임인은 위임인의 청구가 있는 때에는 위임사무의 처리상황을 보고하고 위임이 종료한 때에는 지체없이 그 전말을 보고하여야 한다." 이 규정은 보고가 이루어지는 시기와 대상을 정할 뿐, 보고된 내용에 대한 재검토의 요건이나 방법은 두고 있지 않다. 따라서 보고의무 자체로는 의견 충돌이 어느 시점에 제2검토로 이어져야 하는지가 정해지지 않는다. 다만 이 규정은 보고의 대상이 위임사무의 처리상황과 그 전말임을 분명히 하므로, 충돌의 지점이 처리상황이나 전말의 어느 부분에 걸쳐 있는지 가려내는 작업은 빼놓을 수 없다. 충돌이 처리상황의 기록에 관한 것인지, 아니면 종료된 뒤의 전말 정리에 관한 것인지에 따라 보고로 다루어지는 범위가 달라진다.
보고의무와 함께 검토할 것은 선관의무이다. 민법 제681조는 수임인의 선관의무를 두고 "수임인은 위임의 본지에 따라 선량한 관리자의 주의로써 위임사무를 처리하여야 한다."고 정한다. 이 규정은 처리의 기준을 정할 뿐이지만, 선량한 관리자의 주의에 비추어 현재의 판단이 위임의 본지에 어긋나는지 의심이 남는 경우를 가려내는 잣대는 될 수 있다. 두 규정이 함께 놓이면, 보고의무가 다루어야 할 내용이 무엇인지가 먼저 정해지고, 그 내용을 선량한 관리자의 주의로 처리했는지가 다음으로 확인된다. 이 확인에서 의심이 남는 지점이 제2검토로 넘어갈 후보가 된다.
이 사례에서 상대방은 계약 해지와 경제적 손해를 주장하며 여러 버전의 계약서와 변경 이메일, 자금 기록, 전문가 계산서를 함께 내놓았다. 전문가 의견과 우리 판단이 어긋난 지점은 이 자료들 가운데 어느 것을 기준으로 손해 범위를 계산할 것인지에 모인다. 선관의무에 따라 처리하려면, 손해 계산의 근거가 되는 자료의 선택이 선량한 관리자의 주의에 맞는지 확인할 필요가 생긴다. 여기에 민법 제683조의 보고의무가 겹친다. 위임인의 청구가 있는 때에는 처리상황을 보고하여야 하므로, 손해 계산의 근거가 무엇으로 잡혔는지가 처리상황 보고의 한 부분이 된다. 보고된 근거와 전문가의 계산 근거가 서로 어긋난 채로 남으면, 그 어긋남은 처리상황을 둘러싼 충돌로 보고된다. 남아 있는 의심이 이 확인에서 가려지지 않으면, 그 지점이 제2검토의 대상이 된다.
또한 사건 뒤에 작성된 설명 문서가 당시의 의사결정을 해석하는 데 끼어 있고, 일부 메모와 원자료는 남아 있지 않다. 보고의무에 따라 처리상황이나 전말을 보고할 때, 이 누락이 보고의 범위에 영향을 주는지 살펴야 한다. 위임이 종료한 때에는 지체없이 그 전말을 보고하여야 한다는 요구는 전말이 남아 있는 자료에 기초하여 정리됨을 전제하므로, 누락된 원자료가 전말의 어느 대목을 비워 두는지 밝히는 일이 선행된다. 자료의 공백 때문에 처리상황이나 전말이 충분히 전달되지 못한 것으로 보이는 경우에도, 선관의무가 요구하는 확인은 끝나지 않은 셈이다. 설명 문서가 당시의 판단을 뒤에서 해석하는 것이라면, 그 해석 자체가 처리상황의 기록과 들어맞는지도 같은 잣대 위에서 살펴진다.
제2검토로 넘길 기준은 그렇게 두 규정이 겹치는 자리에 놓인다. 보고의무가 다루어야 할 처리상황과 전말의 범위 안에서, 선관의무가 요구하는 확인이 끝나지 않은 채로 남은 의심이 보고되는 때이다. 다만 확인되는 자료의 존재가 곧 의견 충돌의 해결이나 법적 평가를 뜻하지는 않는다. 앞서 본 바와 같이 제2검토의 절차와 결과의 확정 방식은 자료에 근거를 두고 있지 않다. 남은 기한과 승인 상태의 보존 수준, 인계 자료의 정리 범위, 보류하거나 축소할 주장의 범위, 그리고 확대·유지·축소·종결의 방향은 모두 미정으로 남는다.
7.6해지와 자료 반환의 인계
제2검토의 기준을 확인한 뒤에는 위임이 끝난 뒤의 절차를 함께 살펴야 한다. 수임 관계가 종료되는 경위와 함께 그때 남아 있는 자료를 어떻게 돌려주거나 파기할지가 문제이며, 여기에는 위임의 상호해지 규정과 개인정보 파기 규정이 함께 놓인다.
위임계약의 종료 방식부터 확인한다. 민법 제689조(위임의 상호해지의 자유) 제1항은 "위임계약은 각 당사자가 언제든지 해지할 수 있다"고 정하고, 같은 조 제2항은 "당사자 일방이 부득이한 사유없이 상대방의 불리한 시기에 계약을 해지한 때에는 그 손해를 배상하여야 한다"고 정한다. 해지의 자유는 언제나 인정되지만, 상대방에게 불리한 시기에 사유 없이 해지한 경우에는 배상 책임이 뒤따른다는 뜻이다. 이 규정에서 해지 사유나 반환 의무의 시한을 새로 읽어낼 수는 없으며, 배상의 요건은 '부득이한 사유없이'와 '불리한 시기'라는 두 조건으로 제한된다.
위임이 종료되면 수임인의 보고 의무가 남는다. 민법 제683조(수임인의 보고의무)는 "수임인은 위임인의 청구가 있는 때에는 위임사무의 처리상황을 보고하고 위임이 종료한 때에는 지체없이 그 전말을 보고하여야 한다"고 정한다. 처리 상황에 대한 보고와 종료 후의 전말 보고가 구분되어 있고, 후자의 시한은 '지체없이'라는 표현으로 정해진다. 사건 뒤 작성된 설명 문서가 당시 의사결정을 해석하는 역할을 할 경우, 전말 보고의 일부가 될 수는 있으나 원자료와 메시지가 일부 누락된 상태라면 누락 자체도 보고에 함께 드러나야 한다.
자료의 파기는 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기)에서 규율한다. 같은 조 제1항은 "개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다"고 정하고, 제2항은 "개인정보처리자가 제1항에 따라 개인정보를 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다"고 정하며, 제3항은 "개인정보처리자가 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리하여서 저장·관리하여야 한다"고 정한다[P21]. 파기 의무의 예외는 '다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우'로 한정되고, 이 경우에도 분리 저장·관리가 요구된다. 파기의 방법과 절차는 대통령령에 위임되어 있으므로, 반환 의무의 구체적 시한은 이 조문에서 새로 만들어질 수 없다.
전문가 교체가 발생하면 보고의무와 파기 규정이 함께 작동한다. 해지는 언제든 가능하지만 불리한 시기에 무사유로 해지하면 배상이 문제되고, 종료 뒤에는 지체 없는 전말 보고가 요구되며, 남은 자료 중 개인정보는 불필요해지면 파기하고 보존 사유가 있으면 분리 관리한다. 인계와 반환의 구체적 절차나 시한은 이 두 규정의 문언 밖에 있으며, 자료가 있다는 사실이 곧 반환 범위의 법적 평가가 되는 것도 아니다.