Summary
임의 제출본에서 원자료와 변환 경로를 역추적할 때 설명할 수 없는 공백을 어떻게 표시하는지를 묻고, 사본 불일치와 재제출의 이력을 살핀다. 반환·보관·삭제 결정의 조건, 종결 후 보존 의무와 재검토의 필요를 차례로 다루고 완결 검증이 남기는 물음으로 맺으며, 확정된 결론과 법적 평가의 종국 판단은 다루지 않는다.
14.1원자료 대응의 빈칸 표시
제출 자체를 무결성이나 사용 가능성의 결론으로 옮길 수 없는 이상, 다음으로는 제출된 스캔 PDF를 원자료와 나란히 두고 그 대응 관계에 어떤 구멍이 남아 있는지를 표시하는 일이 남는다. 이 자료가 쓰일 수 있는지와 어느 범위까지 쓰일 수 있는지는 정해져 있지 않으므로, 확인된 지점과 확인되지 않은 지점을 나란히 적어 두는 방식으로만 빈칸의 위치를 남겨야 한다.
원자료 대응에서 먼저 표시할 자리는 원본 종이 문서의 소재이다. 변경합의서 사본은 스캔 PDF이고 원본 종이 문서가 어디에 보관되어 있는지 알 수 없으므로, 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 제2항은 종이문서를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 전자화문서가 보관을 갈음하기 위한 요건을 둔다. 그 법령 조항은 "전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"을 요건으로 내걸고 있다(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 이 요건은 스캔 PDF와 그 원본이 되는 종이 문서의 대응을 요구하는 것이므로, 원본 종이 문서의 소재가 확인되지 않은 지금 동일성 여부를 판단할 수 없다. 따라서 원본 소재는 확인된 지점이 아니라 빈칸으로 남긴다.
작성자 서명이 확보된 시점도 같은 방식으로 다룬다. 변경합의서에 서명이 언제 확보되었는지가 미정이므로, 그 시점을 확인된 지점으로 옮겨 적을 수 없다. 같은 법령 조항은 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것을 보관 갈음의 요건으로 정하면서, 제5조 제2항이 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것을 함께 요구한다. 서명 확보 시점이 미정인 사정은 요건 해당 여부를 판정할 수 없게 만드는 대목이다. 이 시점 역시 빈칸에 둔다.
스캔 PDF 파일을 만든 장치와 시점도 확인되지 않은 지점이다. 파일을 만든 장치와 시점이 미정이므로 변환 작업의 주체와 수단을 적어 넣을 근거가 없다. 같은 법령 조항은 전자화문서의 작성 방법 및 절차에 관한 사항을 별도로 정하도록 위임하면서 "전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 과학기술정보통신부장관이 정하여 고시한다"고 선언한다(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 이 위임 규정은 변환의 방법과 절차가 별도 기준에 따라 정해짐을 뜻하므로, 장치와 시점이 밝혀지지 않은 지금 그 기준 충족 여부를 말할 수 없다. 장치와 시점은 확인되지 않은 채로 남는다.
자금 기록 표에 대해서도 같은 표시가 필요하다. 회계 파일이라는 원자료에서 어떤 기준으로 표를 뽑았는지와 필터 조건이 미정이므로, 표와 원자료의 대응 지점을 특정할 수 없다. 사본에 붙은 증거번호와 원자료 보관 위치의 대응 여부, 취득·이전·열람·변환의 이력, 보관 기간 중의 공백 구간 역시 모두 미정이다. 이 항목들은 제출 범위와 버전 확정 과정에서 요구되는 설명 자료와 맞닿아 있으나, 지금 확인된 것은 제출된 표가 존재한다는 사실뿐이다. 그러므로 이 항목들마다 확인된 지점란을 비워 두고, 빈칸의 위치만 기록한다.
빈칸을 표시하는 일에서 피해야 할 것은 그 자리를 메우는 추측이다. 원본 소재, 서명 확보 시점, 파일 작성 장치와 시점, 회계 파일에서의 추출 기준과 필터 조건, 증거번호와 보관 위치의 대응, 이력과 보관 공백에 이르기까지 확인되지 않은 지점에는 아무것도 적어 넣지 않는다. 취득 경로를 만들어 붙이거나 시점을 끼워 맞추는 일은 빈칸 표시가 아니라 사실의 새로이 창출이다. 이 단계에서 남기는 것은 확인된 것과 확인되지 않은 것의 경계선이며, 경계선 바깥은 그대로 비어 있어야 한다.
14.2사본 불일치와 재제출 이력
앞 단위가 스캔 PDF와 원자료 대응의 빈칸을 표시하는 데까지 나아간 뒤, 이어서 쟁점이 되는 것은 여러 제출본 사이에 남은 불일치와 그 제출이 반복된 이력이다. 확인되지 않은 지점을 추정으로 채우지 않은 상태에서, 이번에는 서로 다른 시점에 제출된 사본들끼리 무엇이 어긋나고 어떤 순서로 다시 제출되었는지를 기록할 차례다.
상대방은 계약 해지 통보와 함께 변경합의서 사본 한 건과 자금 기록 표를 제출했다. 이 제출본만으로는 다른 시점에 만들어진 같은 문서의 사본이 있는지, 같은 자료가 이전에 제출된 적이 있는지가 미정이다. 비교할 사본이 하나뿐이면 불일치 자체를 적을 수 없고, 재제출의 시점과 횟수도 미정으로 남는다.
불일치를 적으려면 먼저 무엇을 무엇과 견주었는지가 드러나야 한다. 제출된 변경합의서는 스캔 PDF이며, 원본 종이 문서의 소재, 작성자 서명이 확보된 시점, 파일을 만든 장치와 시점은 미정이다. 따라서 이 사본과 원자료의 내용 및 형태가 같은지 달른지는 앞 단위의 빈칸과 같이 확인되지 않은 채로 남는다. 사본끼리 견주어 드러난 차이를 원자료와의 차이로 옮겨 적지 않는다.
전자화문서가 그 원본의 보관을 대신할 수 있는 요건은 법령이 정해 둔다. 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 제2항은 전자화문서가 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것과 함께 "전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"을 요구한다. 이 요건은 사본과 원본의 내용 및 형태가 같은지를 견주는 기준을 제공한다. 다만 동일성의 확인 방법과 절차는 같은 조 제3항이 따로 정하도록 위임한 사항이며, 이 사례에서 그 고시 내용은 미정이다.
재제출의 이력은 제출된 때의 순서대로 적는다. 자금 기록 표가 원자료인 회계 파일에서 어떤 기준으로 뽑혔는지와 필터 조건이 미정인 상태에서, 같은 표가 다른 모습으로 다시 제출되었다면 두 제출본이 같은 원자료에서 나왔는지 역시 미정이다. 필터 조건이 달라졌다면 두 표의 행과 숫자가 달라질 수 있으므로, 그 차이를 필터 차이로 부르지도 않고 단순한 오류로 부르지도 않는다.
사본에 붙은 증거번호와 원자료 보관 위치의 대응 여부, 취득·이전·열람·변환의 이력, 보관 기간 중의 공백 구간은 모두 미정이다. 이 가운데 이력의 공백 구간은 재제출 사이의 시점과 겹쳐 확인할 대상을 만든다. 확인할 것은 두 가지다. 하나는 견주어 볼 사본 쌍이 실제로 존재하는지이고, 다른 하나는 재제출의 순서와 시점이 적힌 기록이 남아 있는지다.
자료가 제출되었다는 사실이 곧 그 취득 경로가 정당하다는 뜻은 아니다. 무결성이 확인되었다거나 법적으로 사용할 수 있다는 뜻도 아니다. 제출본 간의 불일치와 재제출의 이력을 순서대로 적는 일은, 확인된 것과 확인되지 않은 것을 가른 뒤에 다시 봐야 할 자료를 가려내는 데까지 나아가는 일이다. 불일치의 원인과 경위는 적지 않은 채로, 원자료 대응의 빈칸과 마찬가지로 미정의 자리에 남겨 둔다.
14.3반환 보관 삭제 결정의 조건
재제출 이력으로 다시 확인할 대상을 가려낸 뒤에는 그 자료를 돌려줄지 보관할지 지울지 정하는 문제가 남는다. 이 판단의 기준으로 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조가 논의되지만, 그 조문이 정하는 범위를 먼저 구분해 두어야 한다.
전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 제1항은 전자문서 보관이 관계 법령의 문서 보관을 갈음하는 조건을 이렇게 둔다. "① 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다." 그리고 같은 항 제1호는 "제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것"을, 제2호는 "전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것"을 요구한다. 이 조문은 보관으로 다른 문서 보관 의무를 채울 수 있는 조건을 말할 뿐, 보관 대상 자료를 언제까지 붙잡아 두고 어느 시점에 돌려주거나 지워야 하는지는 정하지 않는다. 제출된 변경합의서 사본은 스캔 PDF이므로, 앞 단위에서 확인한 제출본 간 차이와 별개로 이 보관 규정의 조건 충족 여부가 문제 된다.
제5조 제2항은 종이문서를 변환한 전자화문서에 관해 별도의 조건을 둔다. "② 제1항에도 불구하고 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 “전자화대상문서”라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 전자문서(이하 “전자화문서”라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다." 같은 항 제1호는 "전자화문서가 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것"을, 제2호는 "전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"을 요구한다. 변경합의서 사본이 원본 종이 문서에서 변환된 것이라면 이 요건이 논의되지만, 원본 문서의 소재와 작성자 서명이 확보된 시점은 미정이다. 따라서 제2호의 동일성 요건 충족 여부도 미정으로 남는다.
제5조 제3항은 그 기준을 외부에 맡긴다. "③ 전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 과학기술정보통신부장관이 정하여 고시한다." 이 항이 가리키는 고시의 구체적 내용은 여기서 다루지 아니하므로, 동일성 판단의 세부 기준은 미정이다. 다만 이 조항이 보관으로 갈음할 수 있는 조건의 부속 사항을 정하도록 위임한 것이지, 반환·보관·삭제의 시기와 절차를 정하도록 위임한 것이 아님은 분명하다. 아울러 제5조 제4항은 적용의 범위를 좁힌다. "④ 제1항과 제2항을 적용할 때 송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서로 보지 아니할 수 있다." 이 단서는 보관으로 인정되는 부분을 가르는 기준일 뿐, 이미 제출된 자료를 어떻게 되돌려야 하는지를 가리키지 않는다.
그러므로 자금 기록 표에 관하여 원자료인 회계 파일에서 어떤 기준으로 뽑혔는지와 필터 조건, 사본에 붙은 증거번호와 원자료 보관 위치의 대응 여부, 취득·이전·열람·변환의 이력, 보관 기간 중의 공백 구간이 미정으로 남는 한, 제5조가 정하는 보관 요건의 충족 여부도 미정이다. 제출된 자료를 돌려줄지 보관할지 지울지, 그리고 어느 범위까지 그 자료를 쓸 수 있는지는 이 조문만으로 정해지지 않는다. 이 조문이 보관으로 다른 의무를 갈음하는 조건을 말하는 것과, 반환·보관·삭제의 구체적 조건을 새로 만들어 적용하는 것은 별개의 일이다.
14.4종결 후 보존 의무와 재검토
사건이 끝났다는 사실만으로 제출된 자료를 지우거나 돌려주어도 되는지가 다음 문제로 남는다. 남아 있어야 할 자료의 범위를 정하려면, 그 자료가 관계 법령에서 요구하는 보관을 대신할 수 있는지부터 살펴보아야 한다.
전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 제1항은 전자문서가 보관을 갈음할 수 있는 요건을 두며, "전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다"(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조)고 정한다. 이에 따라 제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서인지, 그리고 작성자·수신자·송신 수신 일시가 포함된 경우 그 부분이 보존되었는지가 보관을 대신할 수 있는 판단 기준이 된다. 이 사례에서 상대방이 제출한 변경합의서는 스캔 PDF이고, 작성자 서명이 확보된 시점이 미정이므로 위 요건에 부합하는지 여부는 미정으로 남는다.
변경합의서가 종이 문서에서 스캔을 거쳐 만들어졌다면 제5조 제2항의 전자화문서에 해당할 수 있다. 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 제2항은 전자화문서에 "제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것"과 "전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"을 요구한다. 원본 종이 문서의 소재와 파일을 만든 장치, 변환 시점이 모두 미정인 지금, 내용과 형태의 동일성을 확인할 근거는 마련되어 있지 않다.
작성 방법과 절차의 세부 기준은 별도로 정하여 고쳐야 한다. 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 제3항은 "전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 과학기술정보통신부장관이 정하여 고시한다"고 규정한다. 이 기준에 비추어 검토한 흔적이나 그 기준을 넘겨짚어 확정한 결론도 아직 확인된 바 없다.
보관을 갈음할 수 있는 자료인지의 판단은 보존 의무의 존부와 범위를 정할 뿐, 그 자료의 취득 경로가 정당하다거나 무결성이 확인되었다는 뜻은 아니다. 취득·이전·열람·변환 이력과 보관 기간 중의 공백 구간이 미정인 자금 기록 표를 두고는, 보존 대상으로 남겨 두어야 하는지의 여부도 같은 미정의 상태로 둔다. 이 자료가 사용될 수 있는지, 어느 범위까지 쓰일 수 있는지는 법적 평가의 종국 판단과 함께 미정으로 남는다.
14.5완결 검증이 남기는 물음
보존 의무를 살핀 데서 검토를 멈출 수는 없다. 앞선 확인이 남긴 빈칸과 이력을 한 줄로 이으면, 완결 검증이 던지는 물음이 무엇인지가 드러난다.
우선 빈칸의 위치를 다시 짚는다. 변경합의서 사본의 원본 소재, 서명 확보 시점, 파일을 만든 장치와 시점은 미정이다. 자금 기록 표의 필터 조건, 증거번호와 원자료 보관 위치의 대응 여부, 취득·이전·열람·변환의 이력, 보관 기간 중의 공백 구간 역시 미정이다. 완결 검증은 이 미정 항목을 확정된 결론으로 끌고 가지 않는다. 다만 무엇이 채워져야 하는지를 적시한다.
「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조 제2항은 전자화문서의 보관 요건으로 "1. 전자화문서가 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것"과 "2. 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"을 요구한다(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 이 사례의 스캔 PDF는 전자화문서에 대응하며, 원본 종이 문서와의 동일성이 확인되지 않았으므로 두 번째 요건은 미정으로 남는다.
작성자·수신자·송신수신 일시의 보존 여부도 같은 조문에서 요구된다. 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조 제1항 제2호는 "전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것"을 요건으로 둔다. 서명 확보 시점과 파일 생성 시점이 미정인 이 사례에서, 해당 부분의 보존 여부는 확정할 수 없다.
변환 절차의 적정성 역시 확인되지 않았다. 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조 제3항은 "전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 과학기술정보통신부장관이 정하여 고시한다"고 규정한다. 이 사례의 변환 이력이 그 절차를 따랐는지는 미정이다. 이 미정이 곧 위법이라는 뜻은 아니며, 적법하다는 뜻도 아니다.
한편 전자문서의 서면성은 별도의 문제로 남는다. 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조 제1항 제1호는 "제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것"을 첫 요건으로 두며, 같은 조 제1항은 보관을 갈음하는 요건에 "다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다"는 단서를 둔다. 이 사례의 자료가 그 요건을 갖추는지, 특별 규정의 적용이 있는지는 미정이다.
완결 검증의 물음은 이처럼 목록으로 남는다. 자료가 제출되었다는 사실이 곧 취득 경로가 정당하다는 뜻은 아니며, 무결성이 확인되었거나 법적으로 사용할 수 있다는 뜻도 아니다. 빈칸의 위치와 이력의 공백이 어디에 있는지를 밝히는 것, 그 밖의 판단은 미정으로 남겨 두는 것이 완결 검증의 태도이다.