요약
자료와 함께 묶이는 첨부파일·헤더·메타데이터를 무엇으로 볼지 살피고, 자동 삭제·덮어쓰기·보존기간처럼 사라지기 쉬운 것을 함께 적는다. 보존 요청과 실제 보존 확인의 구별에서 나아가 제출하지 못한 때와 사용을 방해한 때의 효과, 공백 구간을 확인하는 일을 다루며, 보전처분의 법적 요건이나 기업 문서관리 표준의 상세 사양은 다루지 않는다.
4.1함께 묶이는 부수 정보
제출 자료의 정체를 각각 확정한 뒤에는, 그 문서가 법적으로 보관으로 인정받으려면 어떤 정보까지 함께 남아 있어야 하는지가 다음 쟁점이 된다. 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조는 문서 보관의 대상을 문서 본문에 한정하지 않고 특정한 부수 정보의 보존까지 요구한다. 법은 먼저 전자문서가 관계 법령상 보관을 갈음하는 요건을 열거하면서, 제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것과 함께 둘째 요건을 다음과 같이 둔다. "전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것"(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 이 요건은 해당 사항이 포함된 경우에 한하여 그 부분이 보존되어 있기를 요구하므로, 작성자·수신자·송신 수신 일시는 본문 바깥에서 문서와 함께 묶여야 할 부수 정보라는 뜻이 된다.
이 부수 정보의 존재 양태는 전자문서와 전자화문서에서 조금 다르게 나타난다. 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 전자화문서의 경우에는 원래의 종이문서와 대조되는 기준이 따로 주어진다. 법은 전자화문서가 보관을 갈음하기 위한 요건으로 "전자화문서가 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것"과 "전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조)을 요구한다. 그러므로 전자화문서의 경우 부수 정보는 원문서의 작성자·수신자·일시 사항이자, 동시에 원문서의 형태를 구성하는 요소로서 함께 검토된다.
사례에서 제출된 변경합의서는 스캔 PDF이므로 전자화문서에 해당하는지가 우선 문제이다. 그런데 스캔본의 원본 종이 문서 소재와 작성자 서명이 확보된 시점이 미정이므로, 제1항 각 호의 요건 중 작성자에 관한 사항이 어느 부분에서 보존되는지 판정할 근거가 현재로서는 주어져 있지 않다. 아울러 "전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"이라는 요건은 스캔 이미지와 원본 종이 문서를 나란히 비교할 수 있을 때만 검증될 수 있으므로, 원본 소재가 확인되지 않은 지금 이 요건의 충족 여부도 미정으로 남는다. 다만 법이 "전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 과학기술정보통신부장관이 정하여 고시한다"(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조)고 위임한 부분은 동일성 요건의 구체적 판단 기준이 별도로 마련됨을 뜻하나, 그 고시의 내용은 다루지 않는다.
자금 기록 표는 회계 파일에서 뽑아낸 표 형태이므로, 그 자체가 전자문서인지 회계 파일의 일부 표시에 불과한지가 함께 묶인 정보의 범위를 좌우한다. 원자료인 회계 파일에서 어떤 기준으로 표를 뽑았는지와 필터 조건이 미정이므로, 표에 실린 기록이 회계 파일의 어느 부분에 대응하는지 역시 확인되지 않는다. 이때 법이 규정한 부수 정보의 범위는 "작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항"(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조)으로 한정되어 있기는 하다. 그럼에도 표를 뽑아 만든 파일에 그 사항들이 부분적으로 포함되어 있다면 그 부분은 보존의 대상이 되므로, 필터 조건이 무엇이었는지가 곧 작성자·일시 사항이 남았는지와 직결된다.
첨부, 헤더, 이력 정보는 사례에서 파일에 실제로 무엇이 붙어 있었는지로 판단할 문제가 아니다. 상대방이 제출한 자금 기록 표 사본에 증거번호와 원자료 보관 위치가 붙어 있으나 둘의 대응 여부가 미정이고, 취득·이전·열람·변환의 이력과 보관 기간 중의 공백 구간 역시 미정이다. 법 제5조는 "송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서로 보지 아니할 수 있다"고 정하면서 부수 정보의 일부를 문서에서 분리할 여지를 열어둔다. 그러나 사례의 이력 정보가 송수신 전용 부분인지에 관하여는 확인된 바가 없으므로, 이력 정보가 보존의 대상에 남는지 여부는 지금 단정할 수 없다.
결국 함께 묶여야 할 부수 정보는 법이 특정한 작성자·수신자·송신 수신 일시에 관한 사항이고, 사례의 변경합의서 스캔본과 자금 기록 표가 이 사항들을 얼마나 담고 있는지가 미정 상태로 남는다. 제출 자료의 정체를 확정한 것만으로 보관 요건이 충족된 것은 아니다. 부수 정보의 보존 여부가 확인되지 않은 이상, 이 자료가 관계 법령의 문서 보관을 갈음할 수 있는지도 판단이 미정이다.
4.2사라지는 것의 목록
부수 정보가 함께 묶여야 한다는 기준을 확인한 뒤에 남는 물음은, 그 정보가 실제로 지워지는 경로가 어디인가이다. 자동 삭제와 덮어쓰기, 보존기간 만료는 문서의 본문을 남겨 둔 채 부수 정보만 지우는 방식으로 작동할 수 있다.
전자문서 및 전자거래 기본법 제5조는 보관이 갈음의 효과를 내기 위한 요건을 정한다. 제1항에서 보관의 대상과 함께 유지되어야 할 부분을 다음과 같이 특정한다. "제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것"이고, "전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것"이어야 한다(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 이 사례에서 변경합의서 스캔 PDF는 작성자 서명이 확보된 시점이 미정이고, 파일을 만든 장치와 시점도 미정이다. 해당 부분의 보존 여부가 확인되지 않은 채 남는다.
보관이 특정 정보를 대상으로 유지된다는 기준은, 그 정보가 시스템에서 사라지는 경로와 맞물려 생각할 때 의미를 얻는다. 자동 삭제 규칙이 파일 본문의 존재를 기준으로 작동하면, 헤더와 첨부의 연결 정보만 먼저 사라질 수 있다. 덮어쓰기가 본문의 최신본을 남겨 두고 이전본의 기록을 지우는 방식으로 작동하면, 취득·이전·열람·변환의 이력에 공백 구간이 생긴다. 이 사례에서 그런 이력의 공백 구간은 미정으로 남아 있다.
전자화문서의 경우 동일성 요건이 추가로 요구된다. 제2항은 전자화문서를 보관함으로써 갈음하려면 "전자화문서가 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것"이고, "전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"이어야 한다고 정한다(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 자금 기록 표가 원자료인 회계 파일에서 어떤 기준으로 뽑혔는지와 필터 조건이 미정인 상태에서, 변환 결과가 원자료와 동일하다는 판단은 이 요건에 대한 답을 주지 못한다.
제1항과 제2항의 요건을 적용하면서 송수신 목적의 부분은 별도로 취급된다. 제4항은 "제1항과 제2항을 적용할 때 송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서로 보지 아니할 수 있다"고 정한다(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 이 예외가 정하는 바는 그 부분을 문서로 보지 않을 수 있다는 것이며, 그 부분이 이미 보존되었다거나 지워져도 무방하다는 뜻은 아니다.
따라서 자금 기록 표의 취득·이전·열람·변환 이력과, 사본에 붙은 증거번호와 원자료 보관 위치의 대응 여부는 보관 기간 중의 공백 구간과 함께 미정으로 남는다. 자료가 제출되었다는 사실이 그 취득 경로의 정당함이나 무결성 확인, 법적 사용 가능성을 뜻하지 않는다. 사라지는 것이 무엇인지 목록으로 적어 두는 일은, 아직 확인되지 않은 항목을 확인되지 않은 채로 붙잡아 두는 작업이다.
4.3보존 요청과 그 한계
사라지는 것이 확인된 뒤에는 남은 것은 그것을 막을 수 있는가라는 질문이다. 민사소송법 제375조는 증거보전의 요건을 하나의 조건으로 정하고 있는데, 이를 읽어 두어야 한다. 조문은 "법원은 미리 증거조사를 하지 아니하면 그 증거를 사용하기 곤란할 사정이 있다고 인정한 때에는 당사자의 신청에 따라 이 장의 규정에 따라 증거조사를 할 수 있다"고 정한다(민사소송법 제375조). 즉 미리 조사하지 않으면 나중에 그 증거를 쓰기 어려워지는 사정이 있어야 하고, 그러한 사정이 법원으로 하여금 인정되어야 하며, 당사자가 신청해야만 법원이 증거조사를 할 수 있다는 것이다. 사례에서 자금 기록 표와 변경합의서 사본을 둘러싼 이력 공백 구간과 보관 기간 중의 미정 항목들이 어느 쪽에 해당하는지는, 이 조문에 답이 적혀 있지 않으므로 단정할 수 없다.
조문은 보존 자체를 명하는 것이 아니라 증거조사를 할 수 있다고 정할 뿐이다. 따라서 변경합의서 사본을 둘러싼 미정 항목들, 즉 원본 종이 문서의 소재, 작성자 서명이 확보된 시점, 파일을 만든 장치와 시점에 대해 법원이 신청을 받아 증거조사를 할 수 있다고 하더라도, 이는 원본이 이미 소재 불명이 되거나 파일 이력이 지워진 뒤에는 사정이 달라질 수 있다. 조사할 증거가 이미 사용하기 곤란해진 시점 이후에는 조문이 전제한 사정을 인정하기 어렵다는 점이 여기서 드러난다.
자금 기록 표가 원자료인 회계 파일에서 어떤 기준으로 뽑혔는지와 필터 조건이 미정이라는 사정 역시, 신청이 인용된다고 하여 자동으로 해소되지 않는다. 보전의 대상은 산출물이 아니라 원자료를 둘러싼 절차이어야 하고, 이에 관하여 민사소송법 제375조는 단서나 예외를 더 두고 있지 않다. 취득·이전·열람·변환의 이력에 공백이 남아 있고 그 구간이 특정되지 않는 한, 조문이 정한 사용 곤란의 사정은 여전히 사라지는 쪽을 향해 있다는 뜻이다.
무엇보다도 이 조문상의 신청이 인용되었다는 사실과 자료가 실제로 보존되었다는 것은 별개의 일이다. 조문은 "증거조사를 할 수 있다"고만 정하고, 조사 과정에서 어떤 자료가 확보되었는지, 원자료 보관 위치와 사본에 붙은 증거번호의 대응이 확인되었는지에 대해서는 답을 두지 않는다. 보존이 실제 이루어졌다는 확인 없이는, 자료가 남았다는 뜻으로 읽을 근거도 없다.
결국 사례에서 상대방이 제출한 자료들의 취득 경로가 정당하다는 점, 무결성이 확인되었다는 점, 그리고 법적으로 사용할 수 있다는 점은 자료가 제출되었다는 사실로부터 도출되지 않는다. 민사소송법 제375조는 자료가 사라지기 전에 확보를 구하는 경로를 열어 두되, 그 요청이 실제 보존의 확인과 다르다는 점을 분명히 한다. 이 구별을 놓치면 신청의 인용을 이미 확보된 증거의 존재로 착각하게 된다.
4.4제출하지 못한 때의 효과
보존 요청의 한계를 확인한 뒤 이어지는 물음은, 요청에도 불구하고 자료를 내놓지 못한 경우에 법이 무엇을 두는가이다. 문서 제출을 명령받은 당사자가 그에 따르지 않을 때의 효과를 민사소송법은 다음과 같이 정한다. 민사소송법 제349조는 "당사자가 제347조제1항·제2항 및 제4항의 규정에 의한 명령에 따르지 아니한 때에는 법원은 문서의 기재에 대한 상대방의 주장을 진실한 것으로 인정할 수 있다"고 규정한다. 이 문장이 선언하는 것은 법원이 상대방의 주장을 진실한 것으로 인정할 수 있다는 것이며, 그 명령에 따르지 않은 때에 한정된 효과다.
제출 명령에 따르지 못한 사유가 무엇인지는 이 조문에 요건으로 적혀 있지 않다. 따라서 변경합의서 스캔 파일의 원본 종이 문서 소재와 서명 확보 시점이 미정이고, 자금 기록 표가 회계 파일에서 어떤 기준으로 뽑혔는지 필터 조건이 미정이며, 취득·이전·열람·변환 이력과 보관 기간의 공백 구간이 미정인 경우에, 그 미정이 곧바로 이 조문의 효과를 부른다고 볼 근거는 조문에 없다. 오히려 이 조문이 적용되는 자리는 제출 명령이 내려졌고 당사자가 그에 따르지 않은 경우다. 스캔 파일의 작성 장치와 시점이 미정인 상태에서 그 사본과 원자료 보관 위치의 대응 여부가 확인되지 않았다는 사정은, 제출 명령에 따르지 못한 경우에 조문이 정한 효과와 별개로 검토되어야 할 사안으로 남는다.
이 조문이 정하는 효과는 "문서의 기재에 대한 상대방의 주장을 진실한 것으로 인정할 수 있다"는 것이고, 인정하는지는 법원에 맡겨졌다. 조문에 요건이나 제재를 더할 수 없으므로, 부수 정보가 사라져 서류를 완전하게 내놓지 못한 모든 경우에 이 효과가 자동으로 미친다고 읽을 수는 없다. 자료가 제출되었다는 사실이 취득 경로의 정당함을 뜻하지 않듯이, 제출하지 못한 사정이 곧 진실로 인정된다는 뜻도 아니다.
자금 기록 표의 원자료 보관 위치와 증거번호의 대응이 미정이고 보관 기간의 공백 구간이 남아 있어도, 그 사정만으로 무결성이 확인되었다거나 법적으로 사용할 수 있다고 단정할 수 없다. 이 조문은 사용 가능성 여부나 그 범위를 정하지 않고, 다만 제출 명령에 따르지 아니한 때에 법원이 취할 수 있는 조치를 적는다. 사용을 방해한 때에 관한 것은 별개의 문제로 남는다.
4.5사용을 방해한 때의 효과
제출하지 아니한 때의 효과를 확인한 뒤에는, 그 문서가 당사자 쪽의 행위로 상대방이 쓰지 못하게 된 경우가 같은 자리에 놓이는지 살펴야 한다. 제출 의무를 이행하지 않은 상태와 사용 자체를 막은 상태는 요건이 다르다.
민사소송법 제350조는 사용을 방해한 때의 효과를 다음과 같이 정한다. "당사자가 상대방의 사용을 방해할 목적으로 제출의무가 있는 문서를 훼손하여 버리거나 이를 사용할 수 없게 한 때에는, 법원은 그 문서의 기재에 대한 상대방의 주장을 진실한 것으로 인정할 수 있다." 이 문장은 제출하지 아니한 때와 달리, 문서 자체를 없애거나 쓰지 못하게 만든 행위를 요건으로 삼는다.
이 조문이 요구하는 것은 목적과 행위의 결합이다. 상대방의 사용을 방해할 목적이 있어야 하고, 그 목적으로 제출 의무가 있는 문서를 훼손하여 버리거나 사용할 수 없게 해야 한다. 목적이 없이 문서가 소실되었거나, 제출 의무가 없는 문서가 사라진 경우에는 이 조문의 요건에 닿지 않는다.
효과에 관한 대목도 구분이 필요하다. 조문은 법원이 상대방의 주장을 "진실한 것으로 인정할 수 있다"고 하여, 인정이 강행되는 것이 아니라 법원의 판단에 맡긴다. 제출하지 아니한 때의 효과가 어떤 모습을 띠는지와 이 조문의 효과가 같은 것은 아니며, 어느 쪽이 더 무거운지 단정할 수도 없다.
지금 검토하는 자료의 사정은 그 어느 쪽에도 아직 놓이지 않았다. 변경합의서는 스캔 PDF로 제출되었고, 원본 종이 문서의 소재와 작성자 서명이 확보된 시점은 미정이다. 파일을 만든 장치와 시점이 미정이므로, 그 파일이 어떤 경로로 생겼는지부터 확인되지 않았다.
자금 기록 표는 원자료인 회계 파일에서 어떤 기준으로 뽑혔는지가 미정이고, 필터 조건도 미정이다. 사본에 붙은 증번과 원자료 보관 위치가 어떻게 대응하는지, 취득·이전·열람·변환의 이력이 어떻게 되는지, 보관 기간 중에 공백 구간이 있는지 모두 미정이다.
이런 상태에서 이 사례를 제350조가 정한 경우에 넣을지 말지는 판단할 단계가 아니다. 제출된 자료가 있다는 사실만으로 문서가 훼손되었거나 사용할 수 없게 되었다고 볼 수 없고, 어느 시점에 어떤 행위가 있었는지가 드러나야 그 행위가 이 조문의 요건에 맞는지 대조할 수 있다.
따라서 지금 할 일은 요건을 지어내거나 사례를 이 조문에 억지로 끼워 맞추는 대신, 미정으로 남겨진 항목을 확인 목록으로 두는 것이다. 사용을 방해한 때의 효과는 그 확인이 이루어진 뒤에 비로소 논의될 자리를 갖는다.
4.6공백 구간을 확인하는 일
앞에서 사용을 방해한 때의 효과를 살핀 데서 그치지 않고, 이제 보존과 소실의 경계가 실제로 어디서 확인되는지를 물어야 한다. 상대방이 내놓은 변경합의서 사본과 자금 기록 표를 놓고 보아도, 어떤 부분은 제출된 자료 안에서 확인되고 어떤 부분은 확인되지 않은 채 남는다.
전자문서의 보관이 관계 법령의 보관을 갈음하려면 법이 정한 요건을 모두 갖춰야 한다. 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조제1항은 "① 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다."고 정하고, 같은 항 제1호와 제2호는 "제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것", "전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것"을 요구한다 (전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 이 사례에서 변경합의서는 스캔 PDF의 형태를 띠므로, 그 보관이 갈음의 효력을 가지려면 여기 적힌 요건이 함께 확인돼야 한다.
변경합의서가 종이 문서에서 변환된 것이라면 요건은 한 층 더 늘어난다. 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조제2항은 "제1항에도 불구하고 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 “전자화대상문서”라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 전자문서(이하 “전자화문서”라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다."고 정하고, 제1호는 "전자화문서가 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것", 제2호는 "전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"을 들었다 (전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 원본 종이 문서의 소재와 작성자 서명이 확보된 시점이 미정이면, 이 두 요건 가운데 무엇이 확인되고 무엇이 확인되지 않았는지부터 가려진다.
자금 기록 표를 회계 파일에서 뽑아 만든 사본이라면, 필터 조건과 추출 기준이 드러나야 그 사본이 원자료와 어떤 관계에 있는지 알 수 있다. 같은 법 제5조제2항 제2호는 "전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"을 요구하고, 이 요구는 이 지점에 닿는다. 현재 필터 조건과 추출 기준이 미정이므로, 표와 회계 파일 사이의 대응은 확인되지 않은 구간으로 남는다.
취득·이전·열람·변환의 이력과 보관 기간의 공백 구간도 같은 기준에서 묻는다. 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조제1항 제2호는 "전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것"을 요구하고, 이 요구에 비추어 보면 이력의 공백은 보존이 확인된 범위를 좁힌다. 파일을 만든 장치와 시점이 미정인 이상, 그 범위가 어디까지인지는 여기서 정해지지 않는다.
그러므로 제출된 자료가 쓰일 수 있는지, 어느 범위까지 쓰일 수 있는지는 확인된 구간과 확인되지 않은 구간을 나눈 뒤에야 논할 수 있다. 자료가 제출되었다는 사실이 취득 경로의 정당함을 뜻하지 않듯이, 무결성이 확인되었다거나 법적으로 사용할 수 있다는 뜻도 아니다. 이 장에서 묻던 보존과 소실의 경계가 확인된 구간에 머무는 한, 판단 기준은 다음 물음으로 넘겨진다.