요약
이 장은 접촉·초안·승인·발신이 한 덩어리로 이어져 있는지와 누락이 어디에서 생기는지를 어떻게 확인할지를 묻는다. 접촉의 접수와 처리 경과, 초안과 승인 기록의 자리를 살피고, 외부 링크 자료의 접수 처리, 네 단계의 연결 확인, 누락 접촉과 뒤늦은 보고의 한계를 차례로 다룬다.
11.1접촉의 접수와 처리 경과
앞 단위에서 기록에 남은 손해와 고의가 업무상배임의 판단 자료로 다뤄진다고 살폈다. 그렇다면 상대방 측 대리인이 대표님 개인 연락처로 보내 온 계약 해지와 손해 배상 요구 문서가 접수된 뒤, 그 처리 경과는 무엇으로 남아야 하는가.
민법상 위임 관계에서 수임인이 위임사무의 처리 상황을 보고할 의무를 부담하는지를 정하는 조항이 있다. 민법 제683조는 "수임인은 위임인의 청구가 있는 때에는 위임사무의 처리상황을 보고하고 위임이 종료한 때에는 지체없이 그 전말을 보고하여야 한다"라고 정한다. 이 조문은 보고의 시점으로 위임인의 청구가 있는 때와 위임이 종료한 때를 각각 두고, 보고의 내용으로 처리 상황과 전말을 구별한다. 조직이 이번 접촉을 접수해 두었다는 사실은 위임사무의 처리 상황에 해당한다. 그 접수가 남겨 둔 기록은 이 보고의무가 닿는 범위 안에서 무엇을 담아야 하는지를 묻게 만든다.
그런데 발신자의 대리 권한 범위는 미정이다. 대리인이 계약 해지와 손해 배상 요구를 내밀 권한을 실제로 받았는지, 그 권한이 어느 한도까지 미치는지는 기록이 아직 말해 주지 않는다. 대리 권한의 유무와 범위가 정해지지 않은 채 접수 기록만 남았다면, 그 기록은 접수가 있었다는 사실과 접수된 문서의 내용에 머무른다. 민법 제683조가 요구하는 처리 상황의 보고는 그 접수가 위임사무 안에서 어떻게 다뤄졌는지를 함께 밝힐 때 비로소 제 구실을 한다. 대리 권한을 지어내어 기록을 채우는 것은 이 조문이 정한 보고의 범위를 넘는 일이다.
같은 날 자금 기록과 전문가 계산서를 첨부한 추가 메시지가 외부 문서 공유 링크로 온 점도 기록에 남는다. 외부 링크 자료의 접수 처리 방식은 미정이다. 링크를 열어 열람했는지, 첨부물을 내려 받았는지, 아니면 링크 자체를 미검토 채로 두었는지가 정해지지 않았다. 민법 제683조가 말하는 전말의 보고는 그 처리가 지체없이 이루어졌다는 전제 아래에서 그 경과를 빠짐없이 밝히는 일이다. 링크 자료를 어떻게 다뤘는지가 기록에 없으면 전말도 그 자리를 비운 채 남는다.
전화로 오간 내용의 구체적 문구와 그 이후 조직 입장이 기록상 어디서 바뀌었는지도 미정이다. 회신 초안이 사건 담당자 명의로 작성되었으나 일부 메시지와 원자료는 첨부되어 있지 않다. 이 초안이 승인을 거쳤는지도 함께 미정이다. 민법 제683조의 처리 상황 보고는 위임인의 청구가 있을 때 비로소 구체화된다. 지금의 기록은 접수의 사실과 일부 첨부물을 담아 두었으나, 위임인의 청구가 이루어졌다면 무엇을 보고할 수 있는지와 무엇이 비어 있는지를 함께 가려내야 한다.
자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니다. 접촉은 접수되었고 기록은 일부 모였으며, 대리 권한의 범위, 회신 초안의 승인 여부, 외부 링크 자료의 처리 방식, 전화 문구와 입장 변화의 시점은 미정으로 남는다. 민법 제683조의 보고의무는 이 미정의 자리가 무엇으로 남아야 하는지를 일깨운다. 처리 상황과 전말은 접수의 사실을 넘어, 다뤄진 경과와 다뤄지지 않은 경계를 함께 밝힐 때 그 의무를 다한 기록이 된다.
11.2초안과 승인 기록의 자리
개인 연락처로 온 접촉의 처리 경과가 보고의무의 틀 안에서 남는다고 본 뒤에, 남는 기록 자체의 성격을 가려야 한다. 회신 초안이 사건 담당자 명의로 작성된 뒤 그것이 승인을 받았는지가 문제이므로, 승인 사실이 기록되는 자리를 상법 제391조의3의 의사록 규정으로 살핀다.
이사회가 열린 경우 회신 초안의 안건이 다루어졌다면 상법은 의사의 기록을 요구한다. 그 기재 사항과 방식을 다음 조항이 정한다. 상법 제391조의3 제2항은 "의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야 한다"고 규정한다. 이 규정이 정하는 기재 사항은 안건·경과요령·결과와 반대자 및 반대이유이며, 형식은 출석한 이사와 감사의 기명날인 또는 서명이다. 회신 초안이 이사회의 안건이 되었다면 승인 여부는 그 결과에 해당하고, 이 조항이 정한 자리에 기재된다. 다만 상대방 대리인의 권한 범위나 외부 링크 자료의 처리 방식은 별개의 쟁점이므로, 이 규정이 정한 기재 사항으로 다루어졌다고 단정할 수 없다.
상법 제391조의3 제1항은 "이사회의 의사에 관하여는 의사록을 작성하여야 한다"고 규정한다. 이사회가 열리지 않았다면 의사록 작성의무가 생기는 기초 사실 자체가 달라진다. 회신 초안이 작성되었다는 사실만으로 이사회가 열렸거나 그 안건이 되었다고 볼 수 없고, 승인 절차가 이사회 바깥에서 있었는지도 확인된 바 없다. 따라서 승인 여부가 의사록에 기재되었는지를 판단하기 전에, 이사회가 열렸다는 사실과 회신 초안이 그 안건이 되었다는 사실이 먼저 확인되어야 한다. 이 두 사실이 확인되지 않으면 의사록 규정은 이 사례의 기록에 적용되지 않는다.
한편 의사록 규정이 정하는 것은 이사회의 의사에 관한 기록의 작성과 기재 사항이다. 상법 제391조의3 제3항은 "주주는 영업시간내에 이사회의사록의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다"고 규정하고, 제4항은 "회사는 제3항의 청구에 대하여 이유를 붙여 이를 거절할 수 있다. 이 경우 주주는 법원의 허가를 얻어 이사회의사록을 열람 또는 등사할 수 있다"고 규정한다. 열람·등사와 그 거절이 정해진 것은 주주의 청구를 전제로 한 것이다. 회신 초안의 승인 절차나 승인 기록의 작성 방식이 이 규정으로 확장되지는 않으므로, 사안에 없는 결의 방식이나 승인 절차를 이 조항에서 읽어내지 않는다.
결국 회신 초안의 승인 여부는 이사회 의사록에 기재되는 자리에 놓일 수 있고, 그 자리는 상법 제391조의3 제2항이 정한 안건·경과요령·결과의 기재와 출석한 이사·감사의 기명날인 또는 서명으로 구성된다. 그러나 이사회가 열렸는지, 회신 초안이 안건이 되었는지, 초안의 승인 여부가 어디에 기재되었는지는 모두 미정이다. 회신 초안이 작성되었다는 사실은 승인이 있었다는 사실과 같지 않으므로, 승인 기록의 존재 여부는 확인된 사실로서 남겨 두어야 한다.
11.3외부 링크 자료의 접수 처리
조직이 접촉 기록을 한 자리에 모으는 데서 그치지 않고, 외부 링크로 전달된 자료를 어떻게 들여오고 보관하는지가 다음 쟁점으로 남는다. 자금 기록과 전문가 계산서가 첨부된 추가 메시지가 외부 문서 공유 링크의 형식으로 도착한 이상, 이 자료의 접수 처리는 개인정보 보호법상 안전조치의무의 범위 안에서 살펴보아야 한다.
개인정보 보호법 제29조는 개인정보처리자가 안전성 확보를 위하여 어떤 조치를 하여야 하는지를 정한다. 이 조치의무의 문언은 다음과 같다. "제29조(안전조치의무) 개인정보처리자는 개인정보가 유출등이 되지 아니하도록 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 안전성 확보에 필요한 기술적·관리적 및 물리적 조치를 하여야 한다."(개인정보 보호법 제29조) 이 문장에 나열된 내부 관리계획 수립과 접속기록 보관은 안전성 확보를 위한 조치의 예시이고, 그 구체적 내용은 대통령령에 위임되어 있다. 따라서 외부 링크 자료의 접수 처리도 기술적 조치와 관리적 조치와 물리적 조치를 함께 갖추는 방향에서 판단된다.
이 사례에서 접수된 자료는 상대방 측 대리인이 보낸 자금 기록과 전문가 계산서이다. 두 자료는 계약 해지와 손해 배상 요구의 근거로 제시된 것이어서, 거래 상대방과 관련된 개인정보 및 금융 정보를 담고 있을 가능성이 크다. 조직이 이 자료를 외부 링크를 열어 들여오고 보관하는 행위는 개인정보처리자가 개인정보의 안전성을 확보하여야 할 상황에 해당한다. 다만 그 자료 안에 실제로 어떤 개인정보가 들어 있는지, 그 양이 어느 정도인지에 관하여는 기록이 정해 두지 않고 있다.
안전조치의무는 조치의 종류를 규정하고 있을 뿐, 외부 문서 공유 링크로 온 자료에 대한 특정한 인증 절차나 기술적 수단을 지정하고 있지 않다. 그 조치가 내부 관리계획 수립에 따른 것인지 접속기록 보관에 따른 것인지 대통령령에 따른 다른 조치인지는 따로 정하여 기록해 두어야 하고, 이 사례의 기록은 그에 관하여 정해 두지 않았다. 외부 링크의 특성을 고려하여 어떤 기술적 조치를 추가로 두어야 하는지, 링크 발신자와 수신자 사이의 권한 관계를 어떻게 확인하는지 역시 미정이다.
자료가 모여 있다는 사실과 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 것은 구별되어야 한다. 접촉이 접수되고 회신 초안이 작성된 데까지 이른 이 사례에서, 외부 링크 자료의 접수 처리 방식이 안전조치의무에 부합하는지는 위 조항이 요구하는 기술적·관리적 및 물리적 조치가 실제로 무엇으로 정해지고 그 정한 바에 따랐는지에 달려 있다. 그에 관한 확인이 아직 남아 있으므로, 이 사례의 접수 처리가 그 의무를 다한 것인지는 미정으로 남는다.
11.4네 단계의 연결 확인
외부 링크 자료의 접수 처리에서 확인한 안전조치의무의 범위를 넘어서면, 접촉과 초안과 승인과 발신이 하나의 흐름으로 이어져 있는지를 별도로 살펴야 한다. 이 사례에서 상대방 측 대리인의 문서와 추가 메시지는 들어왔고, 조직은 그 접촉을 접수해 두었으며, 사건 담당자 명의의 회신 초안도 작성되었다. 그러나 발신자의 대리 권한 범위와 회신 초안의 승인 여부는 미정이다. 네 단계가 실제로 어떻게 잇닿았는지를 기록에서 확인하려면, 위임사무 처리상황에 관한 보고의무와 이사회 의사록 작성 규정을 함께 놓고 보아야 한다.
민법 제683조는 수임인의 보고의무를 다음과 같이 정한다. "제683조(수임인의 보고의무) 수임인은 위임인의 청구가 있는 때에는 위임사무의 처리상황을 보고하고 위임이 종료한 때에는 지체없이 그 전말을 보고하여야 한다." 위임인이 청구하면 처리상황을 보고해야 하고, 위임이 끝나면 지체없이 전말을 보고해야 한다는 것이 이 조문의 내용이다. 이 사례에서 위임관계가 어떤 범위로 성립했는지는 미정이다. 따라서 이 조문이 곧바로 이 사례에 적용된다고 단정할 수는 없고, 네 단계의 연결이 확인되는 범위와 보고의 범위가 함께 움직인다는 점만을 짚어 둔다. 위임사무 처리상황이라는 표현 자체가 처리의 흐름이 기록에서 이어져 있음을 전제로 한다.
상법 제391조의3은 이사회의 의사록에 관하여 다음과 같이 정한다. "제391조의3(이사회의 의사록) ①이사회의 의사에 관하여는 의사록을 작성하여야 한다. ②의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야 한다. <개정 1995. 12. 29., 1999. 12. 31.> ③주주는 영업시간내에 이사회의사록의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다. <신설 1999. 12. 31.> ④회사는 제3항의 청구에 대하여 이유를 붙여 이를 거절할 수 있다. 이 경우 주주는 법원의 허가를 얻어 이사회의사록을 열람 또는 등사할 수 있다. <신설 1999. 12. 31.> [본조신설 1984. 4. 10.]" (상법 제391조의3) 안건과 경과요령과 결과와 반대이유가 함께 적히는 것이 이 조문이 정한 의사록의 모습이다. 이 사례에서 회신 초안이 이사회 의결을 거쳐 승인되었는지는 미정이다. 다만 승인이라는 단계가 기록에서 드러나려면 그 경과가 함께 남아 있어야 한다는 점이 이 조문의 서술 방식에서 확인된다.
그러므로 이 사례에서 네 단계의 연결은 민법 제683조의 보고 범위와 상법 제391조의3의 의사록 기재 범위가 겹치는 자리에서 확인할 일이다. 접촉이 접수되었다는 사실, 초안이 작성되었다는 사실만으로 네 단계가 이어졌다고 볼 수 없다. 발신자의 대리 권한 범위와 회신 초안의 승인 여부는 미정으로 남아 있고, 전화로 오간 내용의 구체적 문구와 그 이후 조직 입장이 기록상 어디서 바뀌었는지도 미정이다. 기록이 모여 있다는 사실이 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니며, 네 단계가 실제로 어떻게 연결되었는지는 위 두 규정이 요구하는 보고의 범위와 기재의 범위 안에서 확인해야 한다.
11.5누락 접촉과 뒤늦은 보고
네 단계가 한 덩어리로 이어지는지를 확인한 뒤에 남는 물음은, 이어짐이 끊긴 자리를 어떻게 다룰 것인지이다. 대리인의 해지·손해 배상 문서와 추가 메시지가 도착했지만 일부 메시지와 원자료는 회신 초안에 첨부되지 않았고, 전화로 오간 내용도 기록에 남아 있지 않다. 누락이 생긴 동기나 빠진 내용을 밝혀 줄 근거는 어디에도 놓여 있지 않다.
누락된 접촉 자체를 새로 만들어 넣을 수는 없지만, 처리 상황을 보고하는 의무는 별도로 남는다. 위임사무의 처리를 맡은 자에게 보고의무를 두면서 민법 제683조는 "수임인은 위임인의 청구가 있는 때에는 위임사무의 처리상황을 보고하고 위임이 종료한 때에는 지체없이 그 전말을 보고하여야 한다"라고 규정한다. 이 사례에서 조직은 대리인의 문서를 접수해 두었고 그 접수 사실 자체는 처리 상황에 해당한다. 다만 전화로 오간 문구와 그 뒤에 조직 입장이 달라진 지점은 미정이므로, 전말을 보고하는 단계에서 채워야 할 자리를 그대로 남겨 둔다.
보고의무가 남긴 자리를 의사록이 이어 받을 수 있는지도 함께 살핀다. 이사회의 의사를 기록하는 방식에 관하여 상법 제391조의3 제2항은 "의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야 한다"라고 정한다. 첨부가 빠진 메시지와 외부 링크 자료가 안건과 경과요령에 담길 수 있는지는 미정이고, 회신 초안의 승인 여부도 미정이므로 결과에 해당하는 기재 역시 아직 놓이지 않았다.
한편 외부 문서 공유 링크로 온 자료는 접수 처리 방식이 정해지지 않았다. 그 자료를 어떻게 다룰지 정하는 데는 안전성 확보 조치가 함께 놓이고, 개인정보 보호법 제29조는 "개인정보처리자는 개인정보가 유출등이 되지 아니하도록 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 안전성 확보에 필요한 기술적·관리적 및 물리적 조치를 하여야 한다"라고 규정한다. 링크로 온 자료에 어떤 접속 기록을 남길지는 미정이고, 이 기재만으로 누락된 첨부가 복원되는 것은 아니다.
따라서 이 사례에서 끊긴 자리는 세 곳이다. 처리 상황 보고에서 비어 있는 전말, 의사록에 담기지 않은 안건과 결과, 그리고 외부 링크 자료의 접수 처리 방식이다. 자료가 모여 있다는 사실이 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니며, 뒤늦게 보고된 접촉이 어떤 자리를 차지할지도 아직 정해지지 않았다.