요약
이 장은 외부에서 온 연락을 법적 통지와 일반 문의·자료 제공 가운데 무엇으로 분류하여 접수할지를 묻는다. 접수 유형의 구분 기준과 발신자·대리 권한의 확인을 살피고, 지정 창구와 공식 절차의 분리, 자료 제공 접수의 처리 틀, 공개된 정보의 개인정보 해당, 대상 사건 확인과 접수 기록을 차례로 다룬다.
1.1접수 유형의 구분 기준
앞 단위에서 접수 창구의 의미를 밝혔다면, 이제는 들어온 연락을 어떤 성격의 접수로 구분할지가 문제이다. 이번 사례에서는 계약 해지와 손해 배상 요구가 담긴 문서가 대표 개인 연락처로 먼저 전달되었고, 같은 날 자금 기록과 전문가 계산서를 첨부한 추가 메시지가 외부 문서 공유 링크로 도착했다. 이 연락들을 요구 내용, 수신 경로, 발신자 표시에 따라 살펴보면 법적 통지, 일반 문의, 자료 제공으로 나눌 수 있다. 이 구분은 접수 창구에서의 처리를 정리하는 작업이며, 접수된 통지의 법적 효력이나 사건의 실체적 권리관계까지 결정하는 것은 아니다.
문서에 계약 해지와 손해 배상 요구가 담겨 있으므로 그 문서는 요구 내용 기준에서 법적 통지로 분류된다. 수신 경로가 지정 이메일이 아니라 대표 개인 연락처였다는 점은 접수 경로의 이탈로 기록되지만, 요구 내용이 갖는 성격을 바꾸지는 않는다. 민법 제114조는 의사표시의 효력이 달라지는 조건을 두고 있는데, 제1항은 “대리인이 그 권한내에서 본인을 위한 것임을 표시한 의사표시는 직접 본인에게 대하여 효력이 생긴다.”고 선언한다. 이 문장은 대리인이 보낸 의사표시가 본인에게 효력이 생기는 요건을 권한 내와 본인을 위한 것임의 표시로 두고 있다. 이번 접수에서 발신자의 대리 권한 범위가 미정이므로, 이 조항이 요구하는 요건이 갖추어졌는지는 미정으로 남는다.
같은 날 도착한 추가 메시지에는 자금 기록과 전문가 계산서가 첨부되어 있었고, 이 메시지는 요구보다는 근거 자료 전달의 성격이 크다. 이 메시지는 자료 제공으로 분류된다. 다만 자료가 모여 있다는 사실이 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니며, 외부 문서 공유 링크로 온 원자료의 접수 처리 방식은 미정이다. 대리인 명의로 온 통지에서 발신자 표시와 권한 범위가 함께 살펴져야 하고, 회신 초안은 사건 담당자 명의로 작성되었으나 승인 여부는 미정이다. 요구 내용에 법적 통지가 포함되어 있고 자료가 함께 접수되었다고 하여, 그 접수만으로 본인에게 효력이 생기거나 권리관계가 확정된다고 볼 수는 없다.
따라서 접수 유형의 구분 기준은 요구 내용, 수신 경로, 발신자 표시의 세 가지를 함께 살피는 데 있다. 요구 내용은 연락이 무엇을 청구하거나 통지하는지를 가르고, 수신 경로는 지정 창구에 부합하는지를 보여 주며, 발신자 표시는 본인을 위한 것임이 드러나는지를 보여 준다. 이 세 기준에 따라 분류된 유형은 접수 처리의 틀을 마련할 뿐이며, 유형 구분만으로 통지의 법적 효력이나 사건의 실체적 권리관계가 확정된다고 할 수 없다. 요구 내용의 평가와 자료의 법적 평가가 각각 별개로 남는다.
1.2발신자와 대리 권한 확인
접수 유형을 가른 뒤에는 통지를 보낸 이가 누구이며, 그가 본인을 대신할 권한을 지녔는지가 다음 확인 항목이 된다. 대리인 명의로 도착한 계약 해지와 손해 배상 요구 문서는 발신자 표시에 '대리인'이 적혀 있다는 사실만으로 곧바로 본인의 의사로 확정되지 않는다. 그러므로 이 통지가 본인에게 효력을 갖는지 따지기 전에, 그 권한의 범위를 어디까지 두어야 하는지 검토하지 않을 수 없다. 대리인 명의의 통지는 발신자 표시와 권한의 범위가 따로 놓이는 경우가 적지 않다. 전자는 서면에 드러난 표시이고, 뒤에는 본인과 대리인 사이에서 정하여진 사정에 관한 문제이다. 이 두 가지가 서로 어긋나면, 통지를 받은 쪽은 무엇을 근거로 삼아야 하는지부터 가리지 않으면 안 된다.
민법 제114조는 대리행위의 효력을 다음과 같이 정한다. "①대리인이 그 권한내에서 본인을 위한 것임을 표시한 의사표시는 직접 본인에게 대하여 효력이 생긴다. ②전항의 규정은 대리인에게 대한 제삼자의 의사표시에 준용한다." (민법 제114조) 이 조문은 대리인이 본인을 위한 것임을 표시하고 권한 내에서 행동할 경우에 본인에게 직접 효력이 생김을 정한다. 아울러 제삼자가 대리인에게 한 의사표시도 같은 기준에 따라 본인에게 효력을 미친다. 즉, 대리인 명의로 오거나 대리인 앞으로 전달된 의사표시가 본인에게 미치는지 여부는 권한 안에서 본인을 위한 것임이 표시되었는지를 기준으로 살핀다.
따라서 대리인 명의로 온 통지가 본인에게 효력을 낳으려면, 우선 그 통지가 본인을 위한 것임을 표시한 것이어야 하고, 다음에 통지한 내용이 대리 권한의 범위 안에 있어야 한다. 이 두 조건은 각각 성립하는지 따로 확인할 대목이며, 어느 한쪽만으로는 부족하다. 여기서 이 대리인의 권한이 계약 해지 통지와 손해 배상 요구까지 뻗는지 여부는 확인되지 않았다. 발신자 표시에 적힌 '대리인'이라는 문구만으로 그 범위가 확정된다고 보기는 어렵다. 권한 내의 행위인지 가리려면 통지한 사항이 위임받은 범위에 드는지 살피는 작업이 필요하다.
이 사례에서 대리 권한의 범위는 미정으로 남는다. 자료는 대리인이 본인으로부터 어떤 사항을 위임받았는지 말하지 않고, 그가 본인을 위한 것임을 어떻게 표시했는지도 알려주지 않는다. 발신자 표시에 '대리인'이 적혀 있었더라도, 그 표시가 본인을 위한 것임을 드러내는 방식이었는지는 서면에 드러난 내용만으로 확인할 수 없다. 대리인이 본인을 위한 것임을 표시하지 않은 의사표시가 본인에게 직접 효력을 낳는지의 문제도 남는다. 같은 날 이어진 자금 기록과 전문가 계산서의 첨부는 자료 제공의 성격을 띤다. 그 메시지가 온 사실 역시 권한 범위를 확정하는 근거가 되지는 못한다. 권한 범위가 확인되지 않은 이상, 이 통지가 본인에게 직접 효력을 낳는지 여부는 단정할 수 없다.
조문은 제삼자가 대리인에게 한 의사표시도 같은 기준에 둔다. 이 사례에서 본인 측이 대리인 앞으로 회신 초안을 작성한 것은, 그 대리인을 상대로 한 의사표시의 준비에 가깝다. 그러나 회신의 승인 여부와 첨부되지 않은 일부 메시지·원자료의 처리 방식은 미정이다. 회신 초안이 대리인에게 한 의사표시에 이르렀는지조차 기록상 확정되지 않았다. 본인을 위한 것임을 표시한 대리인에 대한 의사표시가 대리 권한의 범위 안에 들 경우에만 본인에게 효력이 생긴다는 기준은, 보내는 쪽과 받는 쪽에 모두 똑같이 놓인다.
확인 항목은 이에 따라 정리된다. 대리인 명의의 통지에 본인을 위한 것임의 표시가 있었는지, 있었다면 그 표시가 어디에 어떻게 나타났는지, 그리고 대리 권한이 계약 해지와 손해 배상 요구를 데려갈 만큼 넓은지가 각각 따로 살펴볼 대목이 된다. 권한 사실을 채워 넣는 대신 확인되지 않은 채로 두는 것이, 본인 효력의 유무를 나중에 올바르게 가르는 바탕이 된다. 자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니므로, 권한의 확인은 평가에 선행하는 작업으로 남는다.
1.3지정 창구와 공식 절차 분리
대리 권한의 범위를 확인하는 항목으로 읽어 둔 뒤, 다음으로는 통지가 도착한 경로를 무엇으로 처리할지가 남는다. 지정 이메일이 아닌 대표님 개인 연락처로 먼저 온 계약 해지와 손해 배상 요구 문서를 공식 절차에 접수된 통지와 나란히 두어야 하는지, 그리고 같은 날 외부 문서 공유 링크로 온 자료를 어느 자리에 놓아야 하는지가 이 절의 쟁점이다.
개인정보 보호법 제15조는 개인정보처리자가 개인정보를 수집·이용할 수 있는 요건과 그 이용 범위를 정한다. 개인정보 보호법 제15조 제1항은 "① 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다. <개정 2023. 3. 14.>"라 선언하고, 같은 항 제4호는 "정보주체와 체결한 계약을 이행하거나 계약을 체결하는 과정에서 정보주체의 요청에 따른 조치를 이행하기 위하여 필요한 경우"라 규정한다(개인정보 보호법 제15조). 개인정보 보호법 제15조 제1항 제4호의 이 요건은 개인정보 처리를 접수 단계의 행위로 다루는 근거가 된다. 접수하는 자료에 연락처·계좌 기록 등이 함께 담겨 있고 그 처리가 계약 이행이나 요청에 따른 조치와 연결되는 경우, 수집 목적의 범위 안에서 해당 정보를 다루는 방식을 정하는 문제가 생긴다. 개인정보 보호법 제15조 제3항은 "③ 개인정보처리자는 당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서 정보주체에게 불이익이 발생하는지 여부, 암호화 등 안전성 확보에 필요한 조치를 하였는지 여부 등을 고려하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 정보주체의 동의 없이 개인정보를 이용할 수 있다. <신설 2020. 2. 4.>"라고 하여, 동의 없이 이용할 수 있는 범위를 제한한다(개인정보 보호법 제15조). 대표님 개인 연락처로 온 문서를 그대로 보관하면서 처리 범위를 넓히는 경우, 이 제한이 함께 검토되어야 한다.
경로가 다르다는 사실만으로 해당 연락의 접수를 거부하거나 그 법적 효력을 정하지는 않는다. 외부 문서 공유 링크로 온 자료는 접수 처리 대상으로 두되, 그 자료에 대한 법적 평가나 증거능력, 그 자료가 요구하는 권리관계는 단정하지 아니한다. 마찬가지로, 지정 이메일이 아닌 경로로 도착했다는 사정만으로 통지가 공식 절차에 접수되지 않았다고 단정할 수 없다. 발신자의 대리 권한 범위, 회신 초안의 승인 여부, 외부 링크 자료의 접수 처리 방식은 미정으로 남는다. 첨부되지 않은 일부 메시지와 원자료를 고려하여도, 수집 목적의 범위를 넘는 이용은 개인정보 보호법 제15조 제3항에서 정한 범위 안에서만 가능하다. 따라서 지정 창구로 오지 않은 연락을 별도 자리에 두어 기록을 보존하되, 그 기록이 곧 법적 평가가 완료되었다는 뜻은 아니라는 점을 분명히 하여야 한다.
1.4자료 제공 접수의 처리 틀
공식 절차와 갈라 둔 연락을 접수해 둔 뒤에는, 그 접수한 자료를 무엇으로 다룰지의 문제가 뒤이어 놓인다. 특히 외부 문서 공유 링크로 온 메시지와 그 첨부에는 자금 기록과 전문가 계산서가 함께 들어 있다. 이 자료 속에 담긴 인적 사항을 조직이 받아 적어 두고 보관하는 일이 개인정보 보호법상 수집에 해당하는지 여부가 먼저 검토되어야 한다.
그 기준은 개인정보 보호법 제15조가 정한다. 동의를 받은 경우 등 일곱 가지 사유 가운데 어느 하나에 해당하여야 수집할 수 있고, 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다. 위 법령은 그 사유를 "1. 정보주체의 동의를 받은 경우"부터 "7. 공중위생 등 공공의 안전과 안녕을 위하여 긴급히 필요한 경우"까지 차례로 열면서, 여섯 번째 사유에 관하여 "6. 개인정보처리자의 정당한 이익을 달성하기 위하여 필요한 경우로서 명백하게 정보주체의 권리보다 우선하는 경우. 이 경우 개인정보처리자의 정당한 이익과 상당한 관련이 있고 합리적인 범위를 초과하지 아니하는 경우에 한한다."라고 단서를 두고 있다(개인정보 보호법 제15조). 이 사안의 접수 처리가 어느 사유에 놓이는지는 앞의 각 호 요건이 그대로 충족되는지를 살펴야 정할 수 있다.
그 사유가 동의에 놓이는 경우에는 알려야 할 항목이 따로 정해져 있다. 동의를 받을 때 수집 목적, 수집 항목, 보유 및 이용 기간, 동의 거부권의 존재와 그 불이익의 내용을 정보주체에게 알리고 동의를 받아야 한다(개인정보 보호법 제15조). 지금의 접촉에서 발신자가 위 항목을 어떻게 알리고 동의를 받았는지는 기록으로 확인되지 않으므로 미정으로 남는다.
한편 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서의 이용은 동의 없이도 가능하다는 규정이 함께 놓여 있다. 개인정보 보호법 제15조는 "③ 개인정보처리자는 당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위에서 정보주체에게 불이익이 발생하는지 여부, 암호화 등 안전성 확보에 필요한 조치를 하였는지 여부 등을 고려하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 정보주체의 동의 없이 개인정보를 이용할 수 있다."라고 정하고 있다. 접수해 둔 문서를 그 대응 준비의 범위에서 다시 들여다보는 이용이 위 범위에 드는지는, 위에서 정한 고려 사정이 함께 놓여야 판단할 수 있다.
바깥으로 이미 드러난 정보를 둘러싼 기준은 대법원 선고 2014다235080 판결에서 다음과 같이 밝힌다. "개인정보자기결정권의 보호대상이 되는 개인정보는 개인의 신체, 신념, 사회적 지위, 신분 등과 같이 개인의 인격주체성을 특징짓는 사항으로서 개인의 동일성을 식별할 수 있게 하는 일체의 정보이고, (…) 공적 생활에서 형성되었거나 이미 공개된 개인정보까지 포함한다."라고 하면서, "개인정보를 대상으로 한 조사·수집·보관·처리·이용 등의 행위는 모두 원칙적으로 개인정보자기결정권에 대한 제한에 해당한다."라고 덧붙인다(대법원 2016. 8. 17. 선고 2014다235080 판결). 위 메시지에 실린 이름과 연락처가 밖으로 이미 나온 정보에 해당하더라도 그 자체로 수집 대상에서 빠지지는 않는다는 뜻이다. 다만 이 판결이 적극으로 본 보호 대상의 범위를 이 사안의 개별 정보 항목에 대어 보는 작업은 남는다.
접수한 자료에 대한 법적 평가, 증거능력, 그 자료가 요구하는 권리관계의 성립 여부는 위의 어느 인용으로도 정해지지 않는다. 자료가 모여 있다는 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 아니므로, 접수 처리의 틀은 그 평가 이전의 절차를 두는 데 머무른다.
1.5공개된 정보의 개인정보 해당
접수한 자료에 어떤 정보가 담겨 있는지 확인하는 작업은, 그 정보가 이미 공개된 것이라고 하여 곧 개인정보 보호법의 검토 대상에서 벗어나는지에 관한 물음과 이어진다. 대법원 2016. 8. 17. 선고 2014다235080 판결은 개인정보자기결정권의 보호대상이 되는 개인정보의 의미부터 밝히고 있다. 판례는, "개인정보자기결정권의 보호대상이 되는 개인정보는 개인의 신체, 신념, 사회적 지위, 신분 등과 같이 개인의 인격주체성을 특징짓는 사항으로서 개인의 동일성을 식별할 수 있게 하는 일체의 정보이고, 반드시 개인의 내밀한 영역에 속하는 정보에 국한되지 아니하며 공적 생활에서 형성되었거나 이미 공개된 개인정보까지 포함한다. 또한 개인정보를 대상으로 한 조사·수집·보관·처리·이용 등의 행위는 모두 원칙적으로 개인정보자기결정권에 대한 제한에 해당한다."고 판시하였다(대법원 2016. 8. 17. 선고 2014다235080 판결). 이 판시에 따르면 외부 링크로 전달된 메시지에 이미 공개된 신원 정보가 섞여 있어도, 그 정보를 접수하여 보관하고 처리하는 행위는 원칙적으로 개인정보자기결정권에 대한 제한에 놓인다.
다만 이미 공개된 개인정보를 별도의 동의 없이 처리한 경우에 그 처리가 곧 위법한지는 별개의 문제이다. 판례는 그러한 상황에서 판단의 틀을 다음과 같이 제시한다. "정보주체가 직접 또는 제3자를 통하여 이미 공개한 개인정보는 공개 당시 정보주체가 자신의 개인정보에 대한 수집이나 제3자 제공 등의 처리에 대하여 일정한 범위 내에서 동의를 하였다고 할 것이다." (대법원 2016. 8. 17. 선고 2014다235080 판결) 이 문장은 공개의 사실 자체가 처리에 대한 일정 범위의 동의를 끌어낸다는 점을 분명히 한다. 판례는 이어서 "정보주체의 동의가 있었다고 인정되는 범위 내인지는 공개된 개인정보의 성격, 공개의 형태와 대상 범위, 그로부터 추단되는 정보주체의 공개 의도 내지 목적뿐만 아니라, 정보처리자의 정보제공 등 처리의 형태와 정보제공으로 공개의 대상 범위가 원래의 것과 달라졌는지, 정보제공이 정보주체의 원래의 공개 목적과 상당한 관련성이 있는지 등을 검토하여 객관적으로 판단하여야 한다."고 덧붙인다(대법원 2016. 8. 17. 선고 2014다235080 판결). 따라서 수신자가 그 정보를 접수처에 모으는 범위와 방식이 원래 공개된 범위·목적에 머무는지를 객관적으로 살펴야 한다.
위법성을 최종적으로 판단할 때는 이해관계의 형량이 요구된다. 대법원 2016. 8. 17. 선고 2014다235080 판결은 그 기준을 이렇게 밝힌다. "정보주체가 공적인 존재인지, 개인정보의 공공성과 공익성, 원래 공개한 대상 범위, 개인정보 처리의 목적·절차·이용형태의 상당성과 필요성, 개인정보 처리로 침해될 수 있는 이익의 성질과 내용 등 여러 사정을 종합적으로 고려하여, 개인정보에 관한 인격권 보호에 의하여 얻을 수 있는 이익과 정보처리 행위로 얻을 수 있는 이익 즉 정보처리자의 '알 권리'와 이를 기반으로 한 정보수용자의 '알 권리' 및 표현의 자유, 정보처리자의 영업의 자유, 사회 전체의 경제적 효율성 등의 가치를 구체적으로 비교 형량하여 어느 쪽 이익이 더 우월한 것으로 평가할 수 있는지에 따라 정보처리 행위의 최종적인 위법성 여부를 판단하여야 하고, 단지 정보처리자에게 영리 목적이 있었다는 사정만으로 곧바로 정보처리 행위를 위법하다고 할 수는 없다." 접수한 자료에 첨부된 계산서나 기록의 외부 유출이 접수처의 영리 목표와 연결된다 하더라도, 그 목적만으로 처리 행위가 위법해지는 것은 아니라는 점이 확인된다.
한편 판례는 정보주체의 보호가 별도의 동의 절차를 거쳐야만 달성되는 것은 아님을 함께 말한다. "다른 한편 개인정보 보호법 제20조는 공개된 개인정보 등을 수집·처리하는 때에는 정보주체의 요구가 있으면 즉시 개인정보의 수집 출처, 개인정보의 처리 목적, 제37조에 따른 개인정보 처리의 정지를 요구할 권리가 있다는 사실을 정보주체에게 알리도록 규정하고 있으므로, 공개된 개인정보에 대한 정보주체의 개인정보자기결정권은 이러한 사후통제에 의하여 보호받게 된다." (대법원 2016. 8. 17. 선고 2014다235080 판결) 이에 따라 접수처는 정보주체의 요구가 있는 때에 대비하여 수집 출처와 처리 목적을 밝힐 수 있도록 접수 경위를 함께 남겨 둘 필요가 있다.
이 판시사항의 범위를 지금의 접수 상황에 적용하면, 대리인 신분으로 공개된 신상 정보가 회신 문서와 함께 들어온 경우 그 정보가 개인정보에 해당하지 않는다고 보아 접수 처리의 검토 대상에서 제외할 수는 없다. 접수처가 이메일과 외부 링크로 모은 자료를 한 곳에 모아 보관하는 행위는 정보 처리에 해당하고, 그 대상에 공개된 정보가 섞여 있어도 개인정보자기결정권의 제한이 문제된다. 다만 이미 공개된 정보의 처리가 원래 공개의 범위와 목적 안에 있는지, 정보주체의 동의를 객관적으로 인정할 수 있는 범위 안에 있는지는 자료의 성격과 공개의 형태에 비추어 판단할 사항이다. 외부 링크로 온 자료와 메시지에 관한 처리 방식이 아직 확정되지 않았으므로, 그 처리가 이 범위 안에 드는지에 대한 결론은 미정이다.
1.6대상 사건 확인과 접수 기록
수집과 이용이 개인정보자기결정권의 제한에 해당한다는 범위를 확인한 뒤, 조직이 받은 연락을 어느 사건에 관한 것으로 기록할지가 이 자리의 문제이다. 상대방 측 대리인이 계약 해지와 손해 배상 요구를 담은 문서를 지정 이메일이 아닌 대표님 개인 연락처로 보내 왔고, 같은 날 자금 기록과 전문가 계산서를 첨부한 추가 메시지가 외부 문서 공유 링크로 도착하였다. 이 접촉이 이미 계약을 둘러싸고 열려 있는 사건에 관한 것인지, 아니면 별도의 요구로 볼 것인지가 먼저 정해져야 접수 기록이 사건의 성격에 맞게 남는다. 대리 권한의 범위와 회신 초안의 승인 여부, 외부 링크 자료의 처리 방식은 미정이므로, 그 미정의 상태 자체가 기록에 드러나야 한다.
접수 기록에 무엇을 남길지는 개인정보 보호법 제15조가 정하는 수집·이용의 허용 범위 안에서 판단한다. 개인정보 보호법 제15조는 「① 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다.」라고 규정하여, 수집과 그 목적 범위 안의 이용을 함께 묶어 둔다. 이 사례에서 지정 이메일이 아닌 개인 연락처로 온 연락과 외부 링크로 온 추가 메시지를 접수 기록에 옮길 때, 그 기록은 수집한 목적의 범위 안에 머물러야 함을 이 규정이 뜻한다. 발신자가 누구인지, 어떤 문서가 함께 왔는지를 적는 일도 같은 범위 안에서 이뤄져야 한다.
연락을 받은 자리에서 정보주체의 동의를 얻어 수집하는 방식이 아니라면, 수집이 어느 사유에 해당하는지도 함께 확인한다. 개인정보 보호법 제15조는 「4. 정보주체와 체결한 계약을 이행하거나 계약을 체결하는 과정에서 정보주체의 요청에 따른 조치를 이행하기 위하여 필요한 경우」라는 사유를 함께 두고, 그 밖에 개인정보 보호법 제15조는 「5. 명백히 정보주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우」(개인정보 보호법 제15조)를 함께 규정한다. 계약 이행 과정에서 온 연락을 접수하는 이 사례에서, 어느 사유에 해당하는지를 적는 것은 접수 기록이 수집 목적과 이어져 있음을 남기는 일이 된다. 급박한 이익 보호의 사유는 이 접촉의 사정에 해당하는지 여부가 미정이므로, 그 판단은 기록에서 정해진 것으로 만들지 않는다.
동의를 받아 수집하는 경우에는 수집 목적과 항목, 보유 기간을 알리고 동의를 받는다. 개인정보 보호법 제15조는 「1. 개인정보의 수집·이용 목적」(개인정보 보호법 제15조)과 「2. 수집하려는 개인정보의 항목」(개인정보 보호법 제15조), 「3. 개인정보의 보유 및 이용 기간」(개인정보 보호법 제15조)을 함께 알려야 할 사항으로 정한다. 이 사례에서 첨부된 자금 기록과 전문가 계산서에 어떤 항목이 들어 있는지, 그 항목을 어느 목적과 어느 기간 동안 둘 것인지는 미정이다. 따라서 접수 기록은 그 항목과 기간을 확정한 것처럼 꾸미지 말고, 확인되지 않은 자리가 있음을 그대로 남겨야 한다.
접수 기록에 모인 사실이 곧 그 자료에 대한 법적 평가가 끝났다는 뜻은 되지 않는다. 대법원 2016. 8. 17. 선고 2014다235080 판결은 「개인정보를 대상으로 한 조사·수집·보관·처리·이용 등의 행위는 모두 원칙적으로 개인정보자기결정권에 대한 제한에 해당한다」고 판시하였다. 이 판시는 처리 행위의 성격을 밝힐 뿐, 그 행위가 위법한지까지 함께 정하지 않는다. 이 사례에서 접수 기록을 남기는 일도 같은 성격을 갖는다. 기록은 온 연락과 그에 딸린 자료를 모아 두는 일이며, 대리 권한의 범위와 회신 초안의 승인 여부, 외부 링크 자료의 접수 처리 방식, 전화로 오간 내용의 문구와 그 뒤 조직 입장이 어디서 바뀌었는지는 미정으로 남는다.