요약
수사 기록의 열람·등사 요청 범위를 정하는 일에서 시작하여, 거절과 제한의 근거를 무엇으로 확인할지 다룬다. 법원의 열람·등사 결정과 제공된 자료의 대조를 거쳐, 그 결과를 남기는 기록 항목을 정리한다.
10.1공소제기 후 보관 서류의 자리
신체 자유 제한의 확인 문서를 정리한 뒤에 남는 질문은, 이제 관계자 A가 손에 넣을 수 있는 서류가 어느 자리에 놓여 있는가이다. 형사소송법 제266조의3은 공소제기 뒤에 검사가 보관하는 서류등을 다룬다. 같은 조 제1항은 보관의 시점과 주체를 함께 밝히며, "피고인 또는 변호인은 검사에게 공소제기된 사건에 관한 서류 또는 물건(이하 “서류등”이라 한다)의 목록과 공소사실의 인정 또는 양형에 영향을 미칠 수 있는 다음 서류등의 열람·등사 또는 서면의 교부를 신청할 수 있다. 다만, 피고인에게 변호인이 있는 경우에는 피고인은 열람만을 신청할 수 있다"고 규정한다(형사소송법 제266조의3). 이 규정은 공소제기의 뒤에 놓인 사건에 관하여 검사가 보관하는 서류등을 그 대상으로 삼는다.
동조 제1항은 아울러 열람·등사 또는 서면의 교부를 신청할 수 있는 서류등을 네 갈래로 적는다. 제1호는 "검사가 증거로 신청할 서류등"이라 하고, 제2호는 "검사가 증인으로 신청할 사람의 성명·사건과의 관계 등을 기재한 서면 또는 그 사람이 공판기일 전에 행한 진술을 기재한 서류등"이라 적는다(형사소송법 제266조의3). 제3호는 "제1호 또는 제2호의 서면 또는 서류등의 증명력과 관련된 서류등"이라 하고, 제4호는 "피고인 또는 변호인이 행한 법률상·사실상 주장과 관련된 서류등(관련 형사재판확정기록, 불기소처분기록 등을 포함한다)"이라 적는다(형사소송법 제266조의3). 조사 자리에서 작성된 조서가 어느 호에 놓이는지, 메모와 그 사본이 어느 호에 놓이는지는 이 네 갈래의 구분에 따라 정해진다.
동조 제1항은 서류등에 "목록"을 함께 두고, 제6항은 그 범위를 넓힌다. 제6항은 "제1항의 서류등은 도면·사진·녹음테이프·비디오테이프·컴퓨터용 디스크, 그 밖에 정보를 담기 위하여 만들어진 물건으로서 문서가 아닌 특수매체를 포함한다. 이 경우 특수매체에 대한 등사는 필요 최소한의 범위에 한한다"고 규정한다(형사소송법 제266조의3). 문서가 아닌 매체까지 서류등에 들지만, 그 등사는 넓게 열리지 않는다.
신청이 들어와도 검사가 곧바로 열어 주지는 않는다. 동조 제2항은 "검사는 국가안보, 증인보호의 필요성, 증거인멸의 염려, 관련 사건의 수사에 장애를 가져올 것으로 예상되는 구체적인 사유 등 열람·등사 또는 서면의 교부를 허용하지 아니할 상당한 이유가 있다고 인정하는 때에는 열람·등사 또는 서면의 교부를 거부하거나 그 범위를 제한할 수 있다"고 규정한다(형사소송법 제266조의3). 다만 같은 조 제5항은 "검사는 제2항에도 불구하고 서류등의 목록에 대하여는 열람 또는 등사를 거부할 수 없다"고 적는다(형사소송법 제266조의3). 거부나 범위의 제한이 서류등에 미쳐도 목록에는 미치지 못한다.
거부나 제한이 있을 때에는 그 까닭이 적힌 문서가 따라야 한다. 동조 제3항은 "검사는 열람·등사 또는 서면의 교부를 거부하거나 그 범위를 제한하는 때에는 지체 없이 그 이유를 서면으로 통지하여야 한다"고 규정한다(형사소송법 제266조의3). 나아가 같은 조 제4항은 "피고인 또는 변호인은 검사가 제1항의 신청을 받은 때부터 48시간 이내에 제3항의 통지를 하지 아니하는 때에는 제266조의4제1항의 신청을 할 수 있다"고 적는다(형사소송법 제266조의3). 통지가 늦어지면 다른 신청이 열리는 구조이다.
관계자 A는 조사 자리에서 작성된 조서에 일부 문구에 대한 이견을 표시하고 서명했으며, 자신이 적어 둔 메모와 조서 사본을 나란히 놓고 비교한 뒤 이견이 반영된 방식을 표시해 두었다. 서류등을 확보하고 있다는 사실은 그 자체로 법적 평가가 아니며, 보관하는 주체와 시점에 관한 이 규정은 공소제기의 뒤에 놓인 자료 접근의 자리를 적는다. 전화의 발신 번호와 소속 부서, 서면 요청이나 출석 요구서의 존재 여부, 당시 고지된 권리의 범위, 메모에 적지 않은 구두 설명의 내용, 확보된 자료의 목록과 반환 범위는 미정이다.
10.2요청 범위를 정하는 일
공소제기된 사건의 서류등 보관 주체와 시점을 확인한 다음에는, 요청할 대상의 범위를 적는 일이 남는다. 관계자 A는 계약 해지와 손해 청구를 다투는 사건의 관계자로서 조사 과정에서 확보한 자료를 알고 있지만, 요청 범위는 그 목록을 옮겨 적는 것으로 성립하지 않는다. 형사소송법 제266조의3제1항은 먼저 신청의 지위와 대상을 다음처럼 정한다. "피고인 또는 변호인은 검사에게 공소제기된 사건에 관한 서류 또는 물건(이하 “서류등”이라 한다)의 목록과 공소사실의 인정 또는 양형에 영향을 미칠 수 있는 다음 서류등의 열람·등사 또는 서면의 교부를 신청할 수 있다. 다만, 피고인에게 변호인이 있는 경우에는 피고인은 열람만을 신청할 수 있다." 이 조문은 요청의 첫머리를 "공소제기된 사건에 관한 서류 또는 물건"에 두며, 이어서 "공소사실의 인정 또는 양형에 영향을 미칠 수 있는" 범위에서 네 가지 서류등을 구체적으로 든다. 따라서 관계자 A가 적어 둔 메모와 조서 사본의 대조 표시는 그 자체로 청구 범위의 기준이 되지 않고, 어느 서류등이 이 사건의 공소사실이나 양형에 관련되는지를 가리는 작업이 요청 문안 앞에 놓인다.
형사소송법 제266조의3제1항제1호는 첫째 범위를 "검사가 증거로 신청할 서류등"이라 적는다. 이 범위에 넣는 서류등은 검사의 증거 신청 대상이라는 사실에 붙어 있으므로, 관계자 A가 들고 나온 계약서 사본과 변경 이메일 인쇄물, 자금 기록 인쇄물이 모두 이 호에 해당한다는 전제를 미리 만들어 적지 않는 편이 낫다. 같은 항 제2호는 "검사가 증인으로 신청할 사람의 성명·사건과의 관계 등을 기재한 서면 또는 그 사람이 공판기일 전에 행한 진술을 기재한 서류등"을 두므로, 조사 자리에 함께한 사람의 성명과 사건과의 관계, 그 사람이 공판기일 전에 한 진술이 적힌 서류등을 별도의 항목으로 묶어 적는다. 제3호의 "제1호 또는 제2호의 서면 또는 서류등의 증명력과 관련된 서류등"은 앞 두 호의 증명력을 뒷받침하거나 반박하는 자료를 가리키므로, 계약서 사본이나 변경 이메일 인쇄물 가운데 어느 것이 어느 호에 닿는지를 먼저 표시해 두는 편이 범위를 정하는 데에 도움이 된다.
같은 항 제4호는 "피고인 또는 변호인이 행한 법률상·사실상 주장과 관련된 서류등(관련 형사재판확정기록, 불기소처분기록 등을 포함한다)"을 포함시킨다. 관계자 A가 조사에서 이견을 표시한 문구가 조서에 어떻게 남았는지를 따로 표시해 두었다면, 그 표시와 함께 정리한 자료는 주장과의 관련성이 드러나는 대목이므로 이 호를 근거로 삼되, 원문이 적은 예시인 관련 형사재판확정기록과 불기소처분기록의 존재 여부는 이 사례에서 미정으로 남긴다. 제6항은 특수매체까지 넓혀서 "제1항의 서류등은 도면·사진·녹음테이프·비디오테이프·컴퓨터용 디스크, 그 밖에 정보를 담기 위하여 만들어진 물건으로서 문서가 아닌 특수매체를 포함한다. 이 경우 특수매체에 대한 등사는 필요 최소한의 범위에 한한다."고 적는다. 그러므로 변경 이메일 인쇄물과 함께 메일 원본이 담긴 저장매체가 있다면 그 매체를 문서가 아닌 물건으로 구분해 적고, 등사의 범위는 원문이 정한 "필요 최소한의 범위"의 문안 안에서만 표시한다.
범위를 적을 때 함께 손보아야 할 항목이 목록이다. 형사소송법 제266조의3제5항은 "검사는 제2항에도 불구하고 서류등의 목록에 대하여는 열람 또는 등사를 거부할 수 없다."고 정한다. 이 목록은 제1항이 열람·등사 또는 서면의 교부 신청의 앞부분에 둔 대상이므로, 관계자 A가 정리한 자료 묶음의 목록과 반환 범위를 따로 표시해 두었더라도 그 목록 자체를 신청의 별도 항목으로 적어 두는 편이 유리하다. 다만 제1항의 단서는 "피고인에게 변호인이 있는 경우에는 피고인은 열람만을 신청할 수 있다."고 한정하므로, 관계자 A의 지위와 변호인 유무에 따라 신청 주체와 방법을 함께 적어야 한다. 발신 번호와 소속 부서, 서면 요청이나 출석 요구서의 존재 여부, 고지된 권리의 범위는 미정인 채로 두어도 이 범위 적는 일에는 지장이 없으나, 요청 문안에 넣을 서류등의 명칭과 호의 해당은 그 미정 사실과 분리해서 정리한다.
10.3거절과 제한의 근거 확인
요청 범위가 항목별로 정리되면, 남은 질문은 그 요청에 대해 내려진 거절이나 제한이 조문이 정한 사유에 해당하는지를 따져 보는 일이다. 관계자 A는 출석 조사 뒤 확보된 자료의 반환 범위가 미정이라, 자신이 내놓은 자료 가운데 무엇이 과거 남아 어떤 처리를 받았는지를 기준으로 삼아야 한다. 형사소송법 제266조의3 제2항은 검사가 거부하거나 범위를 제한할 수 있는 사유를 열거하면서 다음과 같이 정한다. "검사는 국가안보, 증인보호의 필요성, 증거인멸의 염려, 관련 사건의 수사에 장애를 가져올 것으로 예상되는 구체적인 사유 등 열람·등사 또는 서면의 교부를 허용하지 아니할 상당한 이유가 있다고 인정하는 때에는 열람·등사 또는 서면의 교부를 거부하거나 그 범위를 제한할 수 있다." 이 사유들은 거부와 제한이 가능한 경우를 적은 것으로, 이 문구를 넘어 새로운 거절 사유를 만들어 내면 조문의 범위를 벗어나는 결과가 된다.
거절이나 제한이 내려졌다면 그 이유는 반드시 서면으로 통지되어야 한다. 같은 조 제3항은 "검사는 열람·등사 또는 서면의 교부를 거부하거나 그 범위를 제한하는 때에는 지체 없이 그 이유를 서면으로 통지하여야 한다"고 정한다. 관계자 A의 사례에서는 당시 고지된 권리의 범위와 통지의 형식이 모두 미정이므로, 서면 통지가 있었는지부터 확인해야 한다. 서면으로 적힌 이유가 있어야 그 이유가 제2항이 정한 사유에 해당하는지, 그리고 제한된 범위가 그 사유에 비추어 정당한지 판단할 근거가 생긴다.
다만 거부나 제한이 항상 가능한 것은 아니다. 같은 조 제5항은 "검사는 제2항에도 불구하고 서류등의 목록에 대하여는 열람 또는 등사를 거부할 수 없다"고 못박는다. 즉 목록에 관한 한 상당한 이유가 인정된다고 하여도 거부는 허용되지 않는다. 관계자 A가 통화에서 들은 범위를 기준으로 계약서 사본, 변경 이메일 인쇄물, 자금 기록 인쇄물을 준비한 바, 그 묶음이 사건의 서류등 목록에 어떻게 기재되었는지는 미정이다.
한편 서류등의 형태는 문서에 한정되지 않는다. 같은 조 제6항은 "제1항의 서류등은 도면·사진·녹음테이프·비디오테이프·컴퓨터용 디스크, 그 밖에 정보를 담기 위하여 만들어진 물건으로서 문서가 아닌 특수매체를 포함한다. 이 경우 특수매체에 대한 등사는 필요 최소한의 범위에 한한다"고 정한다. 조사 자리에서 작성된 조서가 특수매체에 담겼는지는 미정이며, 관계자 A가 열람한 조서는 일반 문서의 형태였던 것으로 보인다. 특수매체의 등사에는 필요 최소한의 범위라는 제한이 붙으므로, 그 제한의 범위 또한 서면 통지에서 드러나야 한다.
결국 거절과 제한의 근거는 조문이 적은 사유와 서면 통지에서 확인한다. 관계자 A는 조사 뒤 메모와 조서 사본을 비교하며 이견을 표시한 문구가 조서에 어떻게 남았는지를 표시해 두었는데, 그 표시와 별개로 자료의 목록과 반환 범위는 미정으로 남는다. 자료를 확보하고 있다는 사실 자체가 과거 접근을 제한할 법적 근거가 되지는 않으므로, 요청에 대한 거절이나 제한이 있을 때에는 그 이유가 서면에 적혀 있고 제2항이 정한 사유에 부합하는지를 먼저 살핀다.
10.4법원의 열람·등사 결정
거절과 제한의 근거를 확인한 뒤에는 그 결정에 대한 법원의 판단을 구하는 단계로 나아간다. 「형사소송법」 제266조의4는 언제 누구를 통해 법원에 판단을 구하는지를 정하는데, 제1항은 자격과 계기를 이렇게 둔다. "피고인 또는 변호인은 검사가 서류등의 열람·등사 또는 서면의 교부를 거부하거나 그 범위를 제한한 때에는 법원에 그 서류등의 열람·등사 또는 서면의 교부를 허용하도록 할 것을 신청할 수 있다." 신청은 검사의 거부 또는 범위 제한이 있은 뒤에야 가능하며, 그 앞 단계에서 이미 논한 범위 제한의 근거 확인과 같은 문제를 두고 법원의 결정을 요청하게 된다.
법원이 신청을 받으면 무엇을 기준으로 허용 여부를 판단하는지를 제2항이 열거한다. "법원은 제1항의 신청이 있는 때에는 열람·등사 또는 서면의 교부를 허용하는 경우에 생길 폐해의 유형·정도, 피고인의 방어 또는 재판의 신속한 진행을 위한 필요성 및 해당 서류등의 중요성 등을 고려하여 검사에게 열람·등사 또는 서면의 교부를 허용할 것을 명할 수 있다." 여기서 법원이 허용을 명하는 것은 의무가 아니라 선택으로 정해져 있다. 결정의 형태도 한 가지로 묶이지 않아서 같은 항은 "이 경우 열람 또는 등사의 시기·방법을 지정하거나 조건·의무를 부과할 수 있다"고 덧붙인다. 이에 따라 법원이 허용의 범위를 정하거나 시기와 방법을 구체화할 수 있으므로, 허용 여부만으로 접근의 실제 조건이 온전히 드러나지는 않는다.
결정을 내리는 절차에서 검사의 참여를 어떻게 보장하는지도 함께 정해진다. 「형사소송법」 제266조의4 제3항은 "법원은 제2항의 결정을 하는 때에는 검사에게 의견을 제시할 수 있는 기회를 부여하여야 한다"고 한다. 아울러 법원이 사실관계를 확인할 수 있도록 같은 조 제4항은 "법원은 필요하다고 인정하는 때에는 검사에게 해당 서류등의 제시를 요구할 수 있고, 피고인이나 그 밖의 이해관계인을 심문할 수 있다"고 둔다. 이처럼 판단의 자료를 확보하는 수단까지 마련되어 있어, 신청만으로 절차가 끝나는 것은 아니다.
법원이 허용을 명한 뒤 검사가 이를 이행하지 않을 경우의 효과도 별도로 둔다. 제266조의4 제5항은 "검사는 제2항의 열람·등사 또는 서면의 교부에 관한 법원의 결정을 지체 없이 이행하지 아니하는 때에는 해당 증인 및 서류등에 대한 증거신청을 할 수 없다"고 정한다. 이 조항이 이행을 강제하는 방식은 증거신청의 금지로 나타난다는 점을 유의한다.
이 사례에서 관계자 A는 통화 내용을 손으로 적어 두고 출석 시에는 계약서 사본, 변경 이메일 인쇄물, 자금 기록 인쇄물을 정리해 가져갔으며, 조사 조서에 일부 문구의 이견을 표시하고 서명하였다. 그 뒤 메모와 조서 사본을 나란히 두고 비교하면서 이견이 반영된 방식을 표시해 두었다. 다만 서면 요청이나 출석 요구서의 존재 여부, 당시 고지된 권리의 범위, 이견이 조서에 남는 구체적 형태, 확보된 자료의 목록과 반환 범위는 정해져 있지 않다. 자료를 확보하고 있다는 사실 자체는 제266조의4가 다루는 법원의 판단 대상을 구성하지 않으므로, 그 법적 의미는 별도로 따져야 한다.
10.5제공 자료와 요청 범위의 대조
법원이 열람·등사를 허용하도록 명할 때 그 시기와 방법이 함께 정해질 수 있었던 만큼, 이제는 신청한 범위와 실제로 손에 들어온 자료를 나란히 놓고 대조하는 일이 남는다. 대조의 첫 단계는 요청한 항목을 자료의 구분에 맞추어 적어 두는 것이다. 형사소송법 제266조의3 제1항은 신청의 대상을 범주별로 열거하며, "검사가 증거로 신청할 서류등"과 "검사가 증인으로 신청할 사람의 성명·사건과의 관계 등을 기재한 서면 또는 그 사람이 공판기일 전에 행한 진술을 기재한 서류등"을 각각 제1호와 제2호로 구분하고 있다. 이 구분에 따라 요청 목록을 세우면, 뒤에 제공된 자료를 어느 항목에 대응하는지 표시하기가 쉬워진다.
대조표의 나머지 칸은 같은 항목의 문구에서 가져온다. 자료 제공의 폭을 정하는 조항은 "제1호 또는 제2호의 서면 또는 서류등의 증명력과 관련된 서류등"과 "피고인 또는 변호인이 행한 법률상·사실상 주장과 관련된 서류등(관련 형사재판확정기록, 불기소처분기록 등을 포함한다)"을 제3호와 제4호로 두고 있다(형사소송법 제266조의3). 관계자 A가 계약서 사본, 변경 이메일 인쇄물, 자금 기록 인쇄물을 한 묶음으로 가지고 나간 일도 이 네 범주 가운데 어느 쪽에 해당하는 자료인지 표시하는 데서 대조가 시작된다. 다만 자료를 확보하고 있다는 사실은 그 자체로 법적 평가가 아니므로, 대조표에는 어떤 항목에 무엇이 놓였는지만 기록한다.
대조에서 차이나 누락이 보이면 그 자료가 어느 매체에 담겼는지부터 확인한다. 같은 법 제266조의3 제6항은 "제1항의 서류등은 도면·사진·녹음테이프·비디오테이프·컴퓨터용 디스크, 그 밖에 정보를 담기 위하여 만들어진 물건으로서 문서가 아닌 특수매체를 포함한다"라고 하면서, "이 경우 특수매체에 대한 등사는 필요 최소한의 범위에 한한다"라고 덧붙인다. 문서와 특수매체를 함께 두고 대조하면, 제한이 들어간 자료는 목록에 남으면서 등사의 폭만 줄어들었는지, 아니면 아예 빠졌는지가 구분된다.
누락된 항목이 목록 자체에서 빠졌는지도 따로 살핀다. 목록의 자리는 거부의 한계가 분명하다. 형사소송법 제266조의3 제5항은 "검사는 제2항에도 불구하고 서류등의 목록에 대하여는 열람 또는 등사를 거부할 수 없다"라고 규정한다. 이에 따라 제공된 목록을 요청 항목과 대조하면, 어느 항목이 항목째 누락되었는지가 드러난다.
제한이 있었다면 그 사유가 서면으로 함께 왔는지 확인한다. 같은 법 제266조의3 제3항은 "검사는 열람·등사 또는 서면의 교부를 거부하거나 그 범위를 제한하는 때에는 지체 없이 그 이유를 서면으로 통지하여야 한다"라고 정하고 있다. 서면이 함께 왔다면 대조표의 해당 칸에 그 사유를 옮겨 적고, 그렇지 않은 채로 남았다면 그 사실만 표시한다.
이렇게 채운 대조표는 자료의 형태와 범위를 적는 데서 끝난다. 대조 결과 드러난 차이나 누락을 그 자체로 법적 평가로 옮겨 쓰는 것은 이 자리에서 다루지 않으며, 관계자 A가 메모해 둔 구두 설명의 내용과 이견이 조서에 반영된 방식은 확인이 미정이므로 표시 자리만 남겨 둔다.
10.6대조 결과를 남기는 기록
대조에서 드러난 차이를 그 자체로 옮겨 적었다면, 이제 그 대조 결과를 뒷받침하는 근거를 함께 남길 차례이다. 관계자 A는 조사 뒤 메모와 조서 사본을 나란히 두고 비교했으며, 이견을 표시한 문구가 조서에 어떻게 남았는지를 표시해 두었다. 이 표시만으로는 어떤 자료를 언제 요청했고 무엇을 받았는지가 드러나지 않는다.
요청과 제공의 대응 관계를 기록으로 고정하려면 형사소송법 제266조의3 제1항이 제시하는 서류등의 구분을 따라 적는 편이 낫다. 같은 조 제1항은 "①피고인 또는 변호인은 검사에게 공소제기된 사건에 관한 서류 또는 물건(이하 “서류등”이라 한다)의 목록과 공소사실의 인정 또는 양형에 영향을 미칠 수 있는 다음 서류등의 열람·등사 또는 서면의 교부를 신청할 수 있다. 다만, 피고인에게 변호인이 있는 경우에는 피고인은 열람만을 신청할 수 있다."고 정한다(형사소송법 제266조의3). 요청한 항목을 이 구분에 따라 적어 두면, 이후에 무엇이 빠졌는지 확인하기 쉬워진다. 이 사례에서 관계자 A가 챙겨 간 계약서 사본과 변경 이메일 인쇄물, 자금 기록 인쇄물은 제공된 자료이며, 어떤 항목의 요청 범위에 대응하는지는 그 목록에 남길 몫이다.
제공이 거절되거나 범위가 줄어든 경우에는 그 근거를 함께 적어야 한다. 형사소송법 제266조의3 제2항은 "②검사는 국가안보, 증인보호의 필요성, 증거인멸의 염려, 관련 사건의 수사에 장애를 가져올 것으로 예상되는 구체적인 사유 등 열람·등사 또는 서면의 교부를 허용하지 아니할 상당한 이유가 있다고 인정하는 때에는 열람·등사 또는 서면의 교부를 거부하거나 그 범위를 제한할 수 있다."고 규정하고, 제3항은 "③검사는 열람·등사 또는 서면의 교부를 거부하거나 그 범위를 제한하는 때에는 지체 없이 그 이유를 서면으로 통지하여야 한다."고 정한다. 거절과 제한의 이유는 서면으로 온다는 뜻이므로, 온 서면의 내용을 그대로 옮겨 적는 방식으로 기록한다. 서면 통지의 수령 여부와 그에 담긴 사유는 미정으로 남는다.
통지가 없는 경우에는 지나간 시간과 그 사실만 적는다. 같은 조 제4항은 "④ 피고인 또는 변호인은 검사가 제1항의 신청을 받은 때부터 48시간 이내에 제3항의 통지를 하지 아니하는 때에는 제266조의4제1항의 신청을 할 수 있다."고 두고, 제5항은 "⑤검사는 제2항에도 불구하고 서류등의 목록에 대하여는 열람 또는 등사를 거부할 수 없다."고 둔다(형사소송법 제266조의3). 요청한 때와 통지가 온 때 또는 오지 않은 기간을 적어 두면 다음 자료에서 판단할 근거가 된다. 이 기록이 곧 구제 경로의 선택을 뜻하지는 않으며, 어느 경로를 택할지는 여기서 가르지 않는다.
이 사례에 적용하면 관계자 A의 메모와 조서 사본에 대한 비교 표시는 이견의 흔적이며, 요청 문서와 제공 자료의 대응 목록, 거절·제한 서면의 옮겨 적기가 함께 쌓여야 한다. 전화 통화로 들은 범위에 기초한 자료의 묶음도 요청 범위에 대응하는 자료로 나란히 두되, 원문에서 확인되지 않은 설명을 덧붙이지 않는다. 확보된 자료의 목록과 반환 범위는 미정이며, 목록에 관해 거부가 허용되지 않는다는 점은 이후 확인할 항목으로 남긴다.