요약
이 장은 하나의 문서에 붙은 작성·수정·승인·발송·접수의 행위를 어떻게 나누어 읽고 그 계보를 어떻게 세우는지를 묻는다. 다섯 행위의 분리 읽기와 작성·수정의 흔적, 승인과 확정본의 표시, 발송과 접수의 시기를 차례로 살핀다. 파일 이름과 실제 내용의 불일치를 검토한 뒤, 초안·확정본·대외 제출본의 계보를 구성한다.
4.1다섯 행위의 분리 읽기
남은 미정을 항목별로 나누어 보관한 뒤에는, 묶음에 들어 있는 기록을 그 안에 겹쳐 있는 행위 단위로 다시 떼어 읽는 일이 뒤따른다. 여기서는 전자문서의 효력과 보관에 관한 두 조문을 근거로, 작성·수정·승인·발송·접수를 서로 다른 행위로 나누어 살핀다. 어느 행위에 무슨 법적 효과가 붙는지부터 정하고 나서야 문서 계보를 말할 수 있기 때문이다.
먼저 전자문서의 형태 그 자체가 효력을 잃는 근거는 되지 않는다는 점을 확인한다. 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 제1항은 "전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다"라고 규정한다. 계약 파일 세 개와 이메일 본문이 모두 전자적 형태라는 사정만으로 그 효력을 미리 낮출 수 없다는 뜻이다. 다만 이 규정은 전자문서의 효력을 인정할 뿐, 그 문서가 어떤 행위를 거쳐 지금의 모습이 되었는지는 말해주지 않는다.
이어서 보관 규정에서 다루는 대상을 살피면, 행위별 표시가 무엇을 위하여 요구되는지 드러난다. 제5조 제1항은 전자문서가 요건을 갖춘 경우의 보관 효과를 정하면서, "전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것"을 요구한다. 작성자 표시는 작성 행위를, 송신과 수신 일시는 발송과 접수 행위를 각각 가리킨다. 이 요구가 채워졌는지는 보관의 갈음 여부를 가르는 문제이고, 여기에 승인이나 수정이 함께 묶여 있지는 않다.
한편 제5조 제2항은 전자화문서를 별도로 다룬다. 그 조항은 "전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것"을 요건으로 둔다(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 이 요건은 종이문서를 전자적 형태로 옮긴 경우에 붙는 것이며, 원래부터 전자적으로 작성된 계약 파일이나 이메일 본문에는 그대로 적용되지 않는다. 같은 조문이 서로 다른 기원의 문서에 대해 서로 다른 물음을 던진다.
이 규정들을 이 사건의 묶음에 적용하면, 다섯 행위 가운데 어느 것에도 자동으로 연결되는 결론은 아직 없다. 작성자와 송수신 일시가 보존되어 있는지는 이메일 헤더에서 확인할 부분이고, 승인된 본을 표시하는 근거가 계약 파일 안에 있는지는 따로 살펴야 한다. 수정의 흔적과 설명 문서의 작성 시점은 이 두 조문이 다루는 범위 안에서 정해지지 않는다. 따라서 행위를 하나로 합쳐 읽지 않고 다섯으로 나눈 채로, 각 항목이 확정되는 때를 기다려야 한다.
4.2작성과 수정의 흔적
다섯 행위를 나누어 읽는 일에서 그 행위마다 남긴 표시가 무엇을 증명하는지가 다음 쟁점이다. 서류 묶음에 이름과 작성일이 서로 다르게 적힌 계약 파일이 섞여 있을 때, 각 파일의 작성자 표시와 수정 자취는 그 파일이 어떤 경로로 지금의 모습에 이르렀는지를 밝힌다.
사문서의 증명책임을 묻는 규정은 분명하다. 민사소송법 제357조는 "사문서는 그것이 진정한 것임을 증명하여야 한다"라고 선언한다. 이에 따라 계약 파일의 어느 것이 승인된 본인지, 이메일 본문이 말한 첨부 파일이 실제 존재했는지는 그 문서를 제출한 쪽이 밝혀야 할 사실이다.
한편 진정한 것으로 보는 요건도 규정돼 있다. 민사소송법 제358조는 "사문서는 본인 또는 대리인의 서명이나 날인 또는 무인이 있는 때에는 진정한 것으로 추정한다"라고 정한다. 이 추정은 서명·날인·무인이 있는 문서를 일단 진정으로 보는 방향의 판단 기준을 제시할 뿐이다.
따라서 계약 파일에 붙은 작성자 표시가 보이더라도, 그 표시만으로 문서가 확정된 진정본으로 굳는 것은 아니다. '변경합의' 이메일에 함께 있는 헤더는 송수신 일시와 경유 서버를 적고 있으나, 본문이 말한 첨부 파일이 묶음에 없다는 점은 그대로 남는다. 세 기록의 시각이 같은 시간대 기준인지도 정해져 있지 않다.
설명 문서의 경우에도 작성 일자 표시와 본문이 말하는 시점이 서로 다르다는 점이 확인될 뿐이다. 문서 작성 당시 어떤 자료가 검토됐는지는 미정이며, 문헌상 자료가 있다는 사실이 곧 문서 내용의 법적 평가로 이어지지는 않는다.
4.3승인과 확정본의 표시
작성과 수정의 자취를 읽는 법을 확인한 뒤에, 이어서는 승인이 기록에 어떻게 나타나는지와 확정본이라는 표시의 의미를 분리하여 살핀다. 계약 파일 세 개에는 이름과 작성일 표시가 서로 다르고, 그중 어느 것이 승인된 본인지는 확인되어 있지 않다. 승인은 문서의 내용과는 별개로, 문서 자체에 기재된 절차의 결과이므로, 먼저 이사회 의사록에 남기는 경과와 그 결과를 어떻게 기록하도록 했는지를 확인한다.
상법 제391조의3은 이사회의 의사에 관하여 기록을 남기는 방식을 정한다. 그 중 기재 사항을 정한 부분에서 "의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야 한다."고 정한다(상법 제391조의3). 승인의 결과는 이 기재 사항 가운데 그 결과에 해당하고, 경과요령과 함께 기록된다. 따라서 어느 문서가 승인된 본인지 판단할 때에는 문서에 붙은 이름이나 작성일 표시만이 아니라, 그 문서의 내용이 안건과 경과요령, 그 결과와 어떻게 맞물리는지를 함께 읽어야 한다. 다만 이 사례에서 세 계약 파일 중 어떤 것에 그러한 기재가 대응하는지는 미정이다.
그 결과가 무엇이었는지를 확인하려면 그 결과가 정하여진 과정이 함께 남아 있는지를 본다. 같은 조문이 이사회 의사록에 반대하는 자와 그 반대이유를 함께 기재하도록 한 것은, 승인이 만장일치였는지, 반대가 있었는지에 따라 그 결과의 의미가 달라질 수 있기 때문이다. 반대의 유무와 그 이유가 기록되지 않은 채 결과만 남아 있다면, 그 기록만으로 승인의 경위를 온전히 알 수 없다. 이 사례에서 세 계약 파일에 경과요령과 반대의 기재가 있었는지, 있었다면 어떤 본에 있었는지는 미정이다.
승인의 결과가 기록되었다고 하여도, 그 기록이 적힌 문서가 완성된 형태로 남아 있는지는 별도의 문제다. '변경합의'라고 적힌 이메일 본문에는 합의 내용이 요약돼 있으나, 본문이 말한 첨부 파일은 묶음에 없다. 상법 제391조의3에서 의사록에 기명날인 또는 서명을 요구한 것은, 기재된 내용이 완성된 결과임을 표시하는 방식이기도 하다. 첨부가 빠진 이메일만으로는 그 본문이 말한 합의 내용이 어떤 문건을 확정한 것인지 알 수 없다.
그렇다면 확정본이라는 표시는 무엇을 가리키는가. 확정본이라는 표시는 문서의 이름이나 작성일에 붙는 설명 가운데 하나일 뿐이고, 그 자체로 승인의 절차가 거쳐졌음을 보여주지는 않는다. 공문서의 진정 추정에 관한 민사소송법 제356조는 "문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다."고 정한다. 이 추정은 공문서에 대하여 정한 것이므로, 사문서인 계약 파일에 그대로 적용되지 않는다. 확정본이라는 표시가 붙은 사문서의 경우, 그 표시는 승인의 결과를 보여주는 기재와 함께 읽혀야 의미가 있다.
결국 승인의 유무는 문서에 기재된 경과와 그 결과에서 확인하고, 확정본이라는 표시는 그 기재를 대신하지 않는다. 세 계약 파일 중 어느 것이 승인된 본인지는 미정이고, 이메일 첨부가 존재했는지도 미정이다. 설명 문서에 서술된 배경과 그 문서 앞뒤에 붙은 작성 일자 표시가 서로 다르다면, 그 문서가 어떤 자료를 검토하여 작성되었는지도 함께 밝혀져야 한다. 자료가 있다는 사실 자체가 승인이 있었음을 뜻하지 않으므로, 기록에 드러난 승인의 결과와 확정본이라는 표시를 각각 읽고 나서 문서 계보를 판단한다.
4.4발송과 접수의 시기
승인과 확정본의 표시가 기재에서 읽혔는지를 살핀 뒤에 남는 질문은, 그 문서가 언제 상대에게로 나아갔고 언제 상대가 받은 것으로 보는가이다. 상대방이 제출한 자료 묶음에는 이름과 작성일 표시가 서로 다른 계약 파일 세 개, '변경합의'라고 적힌 이메일 본문과 그 헤더, 그리고 사건 뒤 작성된 설명 문서가 함께 들어 있다. 이메일 헤더에 송수신 일시와 경유 서버가 적혀 있으므로, 그 일시가 무엇의 시점인지를 가르는 법이 요구된다.
전자문서 및 전자거래 기본법 제6조는 송신의 시기를 먼저 정한다. 같은 법 제6조 제1항은 "전자문서는 작성자 또는 그 대리인이 해당 전자문서를 송신할 수 있는 정보처리시스템에 입력한 후 해당 전자문서를 수신할 수 있는 정보처리시스템으로 전송한 때 송신된 것으로 본다"고 규정한다. 송신은 작성이나 승인을 마친 뒤의 별개 행위이며, 두 단계가 다 갖춰져야 송신의 시점이 정해진다. 이메일 헤더에 적힌 일시는 그 행위의 흔적이므로, 첨부 파일이 실제로 함께 전송됐는지는 그 일시만으로는 달리 정해지지 않는다.
수신의 시기는 추정의 형식으로 규정된다. 같은 법 제6조 제2항은 "전자문서는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 때에 수신된 것으로 추정한다"고 정하고, 수신자가 수신할 정보처리시스템을 지정한 경우에 관해 제1호에서 "지정된 정보처리시스템에 입력된 때. 다만, 전자문서가 지정된 정보처리시스템이 아닌 정보처리시스템에 입력된 경우에는 수신자가 이를 검색 또는 출력한 때를 말한다"고 규정하며, 지정하지 아니한 경우에 관해 제2호에서 "수신자가 관리하는 정보처리시스템에 입력된 때"라고 규정한다(전자문서 및 전자거래 기본법 제6조). 수신은 송신 사실에서 이어지는 것이 아니라 수신 측의 정보처리시스템 사정과 함께 정해진다. 본문이 말한 첨부 파일이 묶음에 없다면, 이메일 본문과 헤더의 일시가 그 첨부까지의 수신 시점인지 여부는 열려 있다.
시기와 함께 정해지는 것이 장소이다. 같은 법 제6조 제3항은 "전자문서는 작성자 또는 수신자의 영업소 소재지에서 각각 송신 또는 수신된 것으로 보며, 영업소가 둘 이상일 때에는 해당 전자문서를 주로 관리하는 영업소 소재지에서 송신·수신된 것으로 본다"고 하면서, "다만, 작성자 또는 수신자가 영업소를 가지고 있지 아니한 경우에는 그의 상거소에서 송신·수신된 것으로 본다"고 단서를 둔다. 송수신 장소는 경유 서버의 위치로 정해지지 않는다. 이메일 헤더에 적힌 경유 서버 정보는 경로의 표시일 뿐이다.
그러므로 송수신 일시와 합의 성립의 시점을 구분해야 한다. '변경합의'라고 적힌 이메일 본문에는 합의 내용이 요약돼 있으나, 제6조가 정하는 것은 전자문서의 송신과 수신의 시기·장소이다. 같은 일시가 당사자 사이의 합의 성립이나 의사 형성의 시점으로 자동으로 이어지지는 않는다. 계약 파일 중 어느 것이 승인된 본인지, 이메일 첨부가 존재했는지, 세 기록의 시각이 같은 시간대 기준인지는 모두 미정이다. 설명 문서는 당시 의사결정의 배경을 서술하되 문서 앞뒤에 붙은 작성 일자 표시와 본문이 말하는 시점이 서로 다르므로, 그 문서의 작성 시점은 사건 뒤의 기록으로 남는다. 자료가 있다는 사실이 곧 법적 평가가 아니다.
4.5파일 이름과 내용의 불일치
발송과 접수가 작성·승인과 별개의 행위임을 확인한 뒤에는, 묶음에 든 파일 하나하나가 무엇인지를 따져야 한다. 여기에는 이름과 작성일 표시가 서로 다른 계약 파일 세 개가 함께 들어 있다. 세 파일 중 어느 것이 승인된 본인지는 미정이다.
파일 이름은 문서의 성질을 가리키지 않는다. 민사소송법 제357조는 사문서의 진정을 다음과 같이 요구한다. "사문서는 그것이 진정한 것임을 증명하여야 한다." (민사소송법 제357조) 계약 파일 세 개가 모두 사문서라면, 그중 어느 것 하나도 이름만으로 진정함이 증명되는 것은 아니다.
공문서의 경우에도 판단의 출발점은 명칭이 아니라 작성 방식과 취지이다. 민사소송법 제356조 제1항은 그 기준을 다음과 같이 둔다. "문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다." (민사소송법 제356조) 이에 따라 계약 파일에 붙은 이름이 '확정본'이라 적혀 있어도, 작성 방식과 취지가 이를 뒷받침하지 않으면 진정의 추정이 섰다고 보기는 어렵다.
'변경합의'라고 적힌 이메일도 같은 잣대를 견딘다. 이메일 본문에는 합의 내용이 요약돼 있고, 헤더에는 송수신 일시와 경유 서버가 적혀 있다. 그러나 본문에서 말한 첨부 파일은 묶음에 없어, 첨부가 실제로 존재했는지는 미정이다. 이메일에 붙은 이름과 표시가 그 내용의 성질과 작성자를 증명해 주지는 못한다.
사건 뒤 작성된 설명 문서는 더욱 신중을 요한다. 문서 앞뒤에 붙은 작성 일자 표시와 본문이 말하는 시점이 서로 다르다. 문서는 당시 의사결정의 배경을 서술하지만, 작성 당시 어떤 자료가 검토됐는지는 미정이다. 문서가 스스로 서술하는 배경과 그 문서가 실제로 만들어진 시점은 서로 다른 두 가지 사실이다.
이상에서 파일 이름과 내용이 어긋날 때에는 명칭을 앞세우지 않고, 문서의 작성 방식과 취지, 그리고 진정의 증명 여부를 나누어 살펴야 한다. 이 사례에서 자료가 있다는 사실이 곧 법적 평가가 아니다. 이름과 내용의 관계가 정리돼야 비로소 각 기록의 계보를 세울 수 있다.
4.6초안·확정본·제출본의 계보
명칭 표시와 내용의 불일치를 나누어 본 뒤에는, 묶음에 담긴 계약 파일 세 개가 서로 어떤 순서로 작성되었는지가 다음 쟁점으로 떠오른다. 초안과 확정본, 대외로 나간 제출본의 계보를 세울 때는 무엇에 근거를 두어야 하는지 살펴보아야 한다.
계약 파일 세 개에는 이름과 작성일 표시가 서로 다르게 적혀 있다. 그런데 계약서는 서면 형태로 작성되었으므로, 그 작성과 수정, 승인의 흐름을 뒷받침하는 자료가 묶음에 함께 보관되어 있는지는 미정이다. 묶음에 관한 한, 파일 세 개 각각의 이름과 작성일 표시가 서로 다르다는 사실만 확인되었을 뿐이다. 문서의 계보는 표시만으로 선후가 정해지지 않는다는 전제에서 출발한다.
전자문서의 보관 요건은 어떤 부분이 함께 남아 있어야 하는지를 적어 두었다. 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 제1항은 전자문서가 관계 법령의 보관을 갈음하기 위한 요건을 두면서, "제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것"과 "전자문서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것"을 요구한다. 다만, 같은 항의 단서는 "다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다"고 밝힌다(전자문서 및 전자거래 기본법 제5조). 작성자와 송수신 일시가 기록에 함께 남아 있을 때 비로소 그 문서가 언제 누구에 의해 오갔는지 확인할 수 있다. 계약 파일 세 개에 대한 작성·수정·승인 기록이 함께 남아 있는지, 있다면 어떤 형태로 남아 있는지는 여기서 확인할 문제가 된다.
'변경합의'라는 이름의 이메일에는 본문과 헤더가 함께 제출되었다. 이메일의 헤더에는 송수신 일시와 경유 서버가 적혀 있고, 본문에서 말한 첨부 파일은 묶음에 없다. 앞의 요건에 비추어 보면 헤더에 적힌 송수신 일시는 이메일 자체의 기록으로 남아 있다. 그러나 본문이 말한 첨부 파일이 묶음에 없으므로, 그 첨부가 어떤 내용이었는지, 그리고 계약 파일 세 개 가운데 어느 것과 연결되는지는 확인되지 않는다. 첨부 파일의 존재 여부는 미정이며, 헤더에 남은 일시만으로 첨부의 내용까지 알 수는 없다.
이사회의 의사록은 어떤 기재가 요구되는지를 보여 준다. 상법 제391조의3 제2항은 "의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야 한다"고 정한다. 기재 항목이 정해져 있으므로, 의사록에는 안건과 경과, 결과가 함께 적히고 날인이나 서명이 따라붙는다. 승인의 흐름을 확인할 때는 이러한 기재와 날인이 함께 남아 있는지가 관건이 된다. 계약 파일 세 개 가운데 어느 것이 승인된 본인지는 미정이고, 그러한 승인 기록이 묶음에 들어 있는지도 확인되지 않았다.
사건 뒤 작성된 설명 문서는 당시 의사결정의 배경을 서술하고 있다. 그런데 문서 앞뒤에 붙은 작성 일자 표시와 본문이 말하는 시점이 서로 다르며, 설명 문서 작성 당시 어떤 자료가 검토되었는지도 미정이다. 문서의 표시된 작성일과 본문이 서술하는 시점은 각각 다른 시점에 관한 이야기이므로, 하나의 작성 시점으로 겹쳐 놓을 수 없다. 따라서 설명 문서는 당시 어떤 순서로 어떤 자료가 검토되었는지 밝히는 연결고리가 될 수 있는지가 문제이고, 현재로는 그 연결이 확인되지 않았다.
세 기록의 시각이 같은 시간대 기준인지도 미정이다. 이메일 헤더의 일시, 계약 파일의 작성일 표시, 설명 문서의 일자 표시가 각각 같은 기준으로 기록되었는지는 확인되지 않았다. 그러므로 초안과 확정본, 제출본의 계보를 세울 때 자료에 없는 연결고리나 작성 순서를 만들어 넣지 않아야 하고, 확인된 표시와 기록만으로 어디까지가 보이는지 그 범위를 가려내는 것이 이 단계의 일이다. 자료가 있다는 사실이 곧 법적 평가가 아니며, 계보의 이음새가 남는 자리는 미정으로 남긴다.