요약
자기이용문서 여부는 명칭이 아니라 작성 목적·내용·외부 이용 가능성 등으로 판단한다.
2.1통로가 열리는 기준
회사 내부에서 만들었다는 이유만으로 거부할 수 있는가 하는 물음에 앞서, 내부라는 표지 하나가 소송에서 필요한 정보를 영구히 가릴 수는 없다. 이 물음은 이번 단계에서 그 지점을 묻는 것으로 이어진다. 법정 제출의무와 예외를 문서의 성격에 맞추어 판단한다는 전제 아래, 내부 결재를 거쳐 작성된 문서가 그 자체로 거부의 근거가 되는지 살필 필요가 있다. 피고 B의 입장처럼 문서가 회사 안에서 만들어졌다는 사정만으로 전부 거부하겠다는 태도는, 그 이름에 어떤 힘이 실리는지와 분리해서 검토해야 한다.
대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정은 이 물음에 대한 문언을 이렇게 둔다. "어느 문서가 자기이용문서에 해당하는지는 문서의 표제나 명칭만으로 판단하여서는 아니 되고, 문서의 작성 목적, 기재 내용에 해당하는 정보, 당해 유형·종류의 문서가 일반적으로 갖는 성향, 문서의 소지 경위나 그 밖의 사정 등을 종합적으로 고려하여 객관적으로 판단하여야" 한다. 여기서 판례가 말하는 대상은 문서를 가진 사람이 제출을 거부하려는 서면이고, 그 행위는 민사소송법 제344조 제2항상의 예외 사유로 삼는 거부이며, 판단의 조건은 표지가 아니라 작성 목적·내용·소지 경위라는 사정의 종합이다. 이는 민사소송법 제344조 제2항이 규정한 예외사유인 ‘오로지 문서를 가진 사람이 이용하기 위한 문서’, 이른바 자기이용문서 해당 여부를 말한다.
이 문언이 위 결론과 맞닿는 까닭은 판단의 단계가 명칭에서 사정으로 옮겨가기 때문이다. 문서 표제에 내부결재라고 적힌 사실과 그 문서가 오로지 소지자의 이용을 위한 것으로 평가되는지는 서로 다른 물음이다. 앞의 것은 문서의 표면에 드러난 하나의 사정이고, 뒤의 것은 작성 목적·기재 정보·유형적 성향·소지 경위를 종합한 평가의 결과다. 두 단계를 구별하지 않고 앞의 사실에서 뒤의 평가를 곧바로 끌어내면, 자기이용문서에 해당하지 않는 문서까지 명칭 하나로 법정 보호 사유 안에 넣게 된다. 입구가 열린다는 이 절의 결론도, 결국은 그 평가를 거친 뒤에야 비로소 서는 자리다.
이 기준이 실제로 겨냥하는 손실은 자유로운 내부 토론의 위축이다. 결재 과정에서 오간 검토 의견이 문서 제출로 노출되면, 회사 안에서 솔직한 반론과 보류를 적는 관행이 줄어들 수 있다. 나아가 문서 공개가 영업비밀과 제삼자의 권리를 회복 불가능하게 해칠 수 있다는 점도, 같은 방향의 우려다. 그러나 그렇더라도 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수는 없다. 명칭만으로 확정하면 거부가 쉬워지는 대신 자기이용문서에 해당하지 않는 문서의 제출도 함께 막히기 때문이다. 내부 토론의 보호라는 이익은 문서의 작성 목적과 외부 이용 사정을 살피는 통로 위에서 함께 다루어질 성질의 것이다.
합성 장면에서 원고 A는 피고 B가 가진 결재문서를 신청하고 피고 B는 내부문서라는 이유로 전부 거부한다. 이 장면에서 확인되는 사실은 신청한 문서가 결재문서이며, B가 거부 사유로 내세운 것이 내부문서라는 점이다. 이를 앞선 기준에 놓으면, 결재문서라는 유형과 내부문서라는 명칭은 판단에 들어갈 사정의 일부일 뿐이고, 작성 목적과 기재 정보, 외부 이용이 예정되었는지와 그 밖의 소지 경위는 장면에 나타나 있지 않다. 만약 작성 목적과 외부 이용 사정이 바뀌는 것이 확인되면 같은 표지의 문서라도 자기이용문서 판단을 다시 해야 하므로, 표지만으로는 이 문서의 성격을 확정할 수 없다. 그러므로 장면만으로는 이 결재문서가 자기이용문서인지 확정되지 않으며 미확정으로 남는다.
이 절에서 허용되는 것은, 문서 표제나 명칭만으로 자기이용문서를 단정하지 않는 판단의 방향이다. 문서 제출의 의무를 놓고 볼 때, 내부결재 문서라는 사실은 거부 사유로서 단독으로 작동하지 않고 작성 목적·기재 정보 등과 함께 종합적으로 평가되는 한 사정이다. 허용되지 않는 것은, 회사 내부에서 만들어졌다는 이유만으로 제출을 전부 거부할 수 있다고 보는 결론이다. 그렇다고 제출명령이 반드시 나오는지도 함께 정해진 것은 아니다.
2.2구제가 막히는 조건
내부라는 표지 하나가 소송에서 필요한 정보를 영구히 가릴 수는 없다. 법정 제출의무와 예외를 문서의 성격에 맞추어 판단하는 전제 위에서, 이번에는 회사 내부에서 만들었다는 이유만으로 거부할 수 있는가라는 물음과 함께, 구제 통로가 막히는 조건은 무엇인지 묻는다.
자기이용문서는 오로지 소지자의 이용을 위한 것으로 평가되는 문서를 뜻한다. 이 정의는 대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정에 그대로 이어지는데, 위 판례는 민사소송법 제344조 제2항이 예외사유로 ‘오로지 문서를 가진 사람이 이용하기 위한 문서’(이른바 ‘자기이용문서’)를 든다고 설명한다. 여기서 주체는 문서를 가진 사람이고, 그 사람이 문서의 제출을 거부하는 행위가 문제된다. 문서가 오로지 그 사람의 이용 목적으로 작성되어 외부자에게 개시되는 것이 예정되어 있지 않으며 개시 시 심각한 불이익이 생길 염려가 있어야 한다.
자기이용문서 여부를 명칭이 아니라 작성 목적·내용·외부 이용 가능성 등으로 판단해야 하는 까닭은, 회사 내부에서 결재를 거쳐 작성되었다는 사실 하나로는 제출 거부 사유가 확정되지 않기 때문이다. 위 판례는 문서의 표제나 명칭만으로 판단하여서는 아니 되고, 작성 목적, 기재 내용, 문서 유형의 성향, 소지 경위 등을 종합적으로 고려하여 객관적으로 판단하여야 한다고 보았다. 이 판단과 구별되는 것이 증거조사 필요의 판단이다. 제출의무가 인정되지 않거나 증거조사 필요가 없어 해당 문서제출신청이 받아들여지지 않는 경우, 법정 요건 중 하나라도 충족되지 않으면 구제 통로는 닫힌다.
가장 강한 반론은 문서 공개가 영업비밀과 제삼자의 권리를 회복 불가능하게 해칠 수 있다는 점과, 자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다는 손실을 겨냥한다. 위 판례 역시 개인의 프라이버시나 법인 내부의 자유로운 의사 형성 및 영업 비밀, 기타 권리에 대한 침해를 비교형량하여야 한다고 본다. 그렇다고 하여 반론이 내부문서라는 명칭만으로 결론을 뒤집는 것은 아니다. 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수는 없다는 원칙이 유지되고, 판례가 열거한 동일 정보의 포함이나 정보의 외부 개시 예정·공익성 같은 사정이 있다면 내부문서라는 이유로 자기이용문서라고 쉽게 단정할 것은 아니다.
이 장면에서 확인되는 사실은 신청한 문서가 피고가 가진 결재문서이고 거부 사유가 내부문서라는 점뿐이다. 위 판례는 설령 주관적으로 내부 이용을 주된 목적으로 회사 내부에서 결재를 거쳐 작성된 문서일지라도, 신청자가 열람 등을 요구할 수 있는 사법상 권리를 가지는 문서와 동일한 정보 또는 직접적 기초·근거가 되는 정보가 기재되어 있으면 쉽게 단정할 것은 아니라고 보았다. 그러나 장면에는 문서의 작성 목적, 기재된 정보의 성격, 외부 개시 예정 여부가 드러나 있지 않아 자기이용문서 여부는 미확정으로 남는다. 문서 표지가 같아도 작성 목적과 외부 이용 사정이 바뀌면 자기이용문서 여부를 다시 판단한다.
이 절이 허용하는 결론은 내부문서라는 표지만으로 제출 거부 사유를 확정할 수 없다는 것이고, 허용하지 않는 결론은 그 명칭 하나만으로 법정 요건이 충족되었다고 보는 것이다. 문서제출의무와 관련성과 증거조사 필요가 인정되고 법정 보호 사유에 따른 한계를 충족하는 경우에 한하여 제출명령의 구제 통로가 열리며, 그중 하나라도 막히면 닫힌다. 이는 제출의무가 있으면 언제나 명령해야 한다는 주장과도 구별된다.
2.3자료가 없을 때 남는 경계
앞 단계에서 법정 제출의무와 예외를 문서의 성격에 맞추어 판단하기로 한 데서 출발한다. 이 물음은 문서의 성격을 특정하기에 자료가 부족한 경우에 한정한다.
해당 원문은 자기이용문서의 판단 기준을 이렇게 정한다. 대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정은 “어느 문서가 자기이용문서에 해당하는지는 문서의 표제나 명칭만으로 판단하여서는 아니 되고, 문서의 작성 목적, 기재 내용에 해당하는 정보, 당해 유형·종류의 문서가 일반적으로 갖는 성향, 문서의 소지 경위나 그 밖의 사정 등을 종합적으로 고려하여 객관적으로 판단하여야 하는데”고 밝힌다. 여기서 자기이용문서란 오로지 소지자의 이용을 위한 것으로 평가되는 문서를 뜻한다. 이 문언이 가리키는 주체는 문서를 가진 사람이고, 행위는 제출 거부이며, 조건은 종합적 고려에 따라 판단된 오로지 이용 목적이다. 조문의 다른 요건까지 확장하지 않는다.
그 근거와 이 절의 결론은 다음과 같이 이어진다. 명칭은 문서의 성격을 보여 주는 단서 가운데 하나일 뿐이며, 작성 목적과 기재 내용 등이 함께 고려되어야 한다. 따라서 명칭과 실질이 하나의 판단 단계로 섞이지 않아야 하며, 명칭으로 확정한 다음 예외를 찾는 식의 순서가 되어서는 아니 된다. 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수는 없다. 그러나 자료가 없어 판단 재료가 특정되지 않은 경우는 다르다. 문서가 무엇인지 또는 어디에 보유되는지 특정되지 않은 경우, 판단 재료가 특정되지 않은 사항은 불능과 구별해 미확정으로 남긴다. 불능은 판단할 길이 없다는 결론이고 미확정은 지금 근거가 모자라다는 상태다.
가장 강한 반론은 자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다는 점을 겨냥한다. 내부의 검토와 반대 의견이 외부에 열릴 수 있다는 불안은 법인 내부의 자유로운 의사 형성을 저해하며, 문서 공개가 영업비밀과 제삼자의 권리를 회복 불가능하게 해칠 수 있다는 염려와 맞닿는다. 이 손실과 불편은 실재하며 무시해도 되는 것이 아니다. 그렇더라도 반론이 요구하는 대로 내부문서라는 이름에 의존해 거부 사유를 확정하는 것은 앞의 답의 범위에 들어오지 않는다. 법원은 내부의 이익이 걸린 문서라도 종합적 고려와 비교형량을 거치므로, 명칭만으로 거부가 정당화되는 것은 아니다.
합성 장면에서 확인되는 사실은 이 문답 안에 필요한 것으로 한정한다. A의 신청 대상은 결재문서이고, B의 거부 사유는 내부문서라는 점이며, 그 거부는 전부이다. 그런데 장면은 해당 문서의 작성 목적, 기재 내용에 포함된 정보, 외부 이용이 작성 목적에 포함되어 있는지, 정보의 외부 개시 예정 여부 등을 정하지 않았다. 문서가 무엇인지 또는 어디에 보유되는지 특정되지 않은 측면이 남으므로, 이 사항은 자기이용문서 불능으로 단정할 수 없다. 장면은 다만 미확정으로 남긴다.
이 절이 허용하는 결론은 명칭만으로 거부 사유를 확정할 수 없다는 것이고, 특정되지 않은 사항을 불능으로 단정할 수도 없다는 것이다. 그 경계 바깥에서 이 절이 허용하지 않는 결론은 자료의 부족을 곧바로 거부 사유의 성립이나 거부 불능으로 바꾸는 판단이다.
2.4판단에 필요한 기록
회사 내부에서 만들어졌다는 표지 하나가 소송에서 필요한 정보를 영구히 가릴 수는 없다. 이전 단계에서는 법정 제출의무와 예외를 문서의 성격에 맞추어 판단한다는 기준을 정리했고, 이번 단계는 그 성격을 무엇을 근거로 읽어낼지에 관한 문제를 다룬다. 이 장면에서 회사 내부에서 만들었다는 이유만으로 거부할 수 있는가, 그리고 판단에 필요한 기록이 무엇인가를 살핀다.
이 물음에 답하는 판결요지는 자기이용문서의 인정 기준을 문언으로 밝힌다. 대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정은 문서의 표제나 명칭만으로 판단하여서는 아니 되고, 문서의 작성 목적, 기재 내용에 해당하는 정보, 당해 유형·종류의 문서가 일반적으로 갖는 성향, 문서의 소지 경위나 그 밖의 사정 등을 종합적으로 고려하여 객관적으로 판단하여야 한다고 설시한다. 이 기준이 가리키는 주체는 문서를 가지고 있는 사람이고, 판단 대상은 그 문서가 작성된 목적과 담은 정보이며, 조건은 외부에 개시하는 것이 예정되어 있지 않은지와 개시될 경우 심각한 불이익이 생길 염려가 있는지에 놓인다.
그 근거와 앞서 정한 결론이 맞물리는 지점은 기록의 범위다. 판정에 쓰는 자료는 특정 문서와 보유 관계와 신청 이유와 제출 거부 사유와 결정에 기록된 자료로 한정된다. 단계 판정은 정해진 이 기록으로만 하고, 없는 기록을 추정으로 메우지 않는다. 여기서 두 구분이 갈리는 까닭은 대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정이 명칭으로는 단정하지 못하게 막으면서도, 작성 목적과 기재 정보, 외부 이용 가능성까지 종합적으로 살피라고 요구하기 때문이다. 이름에 나타난 성격과 실제 판단에 쓰이는 자료의 성격이 같지 않으므로, 전자를 후자로 대신 채울 수 없다.
그럼에도 법인 내부의 자유로운 의사 형성과 영업 비밀이 함께 밝혀지는 것을 걱정하는 반론이 있다. 내부에서 오갈 수 있는 제안과 비판이 외부에 열릴 것을 염려해 직원이 말을 아끼면, 회사가 협의 단계에서 솔직한 검토를 모으기 어려워진다. 문서 공개가 영업비밀과 제삼자의 권리를 회복 불가능하게 해칠 수 있다는 우려도 같은 방향에서 나온다. 이러한 손실과 불편은 사라지지 않지만, 그렇더라도 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수는 없다. 반론이 가리키는 보호 대상은 판단 요소로서 남는다 해도, 그것을 이름으로 선언하는 방식은 기준과 맞지 않는다.
합성 장면으로 돌아가 보면, 피고 B가 내부문서라는 이유로 전부 거부했다는 사실만으로는 결재문서가 자기이용문서인지가 정해지지 않는다. 특정 문서가 무엇인지, 피고 B가 이를 어디에 보유하는지, 원고 A가 왜 이 문서를 신청하는지, 그리고 제출 거부 사유가 결정에 어떻게 기록되었는지는 장면에서 정해지지 않았다. 이런 항목이 기록에 채워지지 않은 상태는 미확정이며, 기록이 없다는 사실을 곧바로 결재문서의 성격에 대한 판단으로 바꿀 수 없다. 같은 문건이라도 작성 목적과 외부 이용 사정이 다르면 평가는 달라진다.
따라서 허용되는 결론은 자기이용문서 여부를 명칭이 아니라 작성 목적과 내용과 외부 이용 가능성에 따라 읽어야 한다는 좁은 범위에 머문다. 회사 내부에서 만들었다는 사정만으로 제출을 거부할 수 있다는 판단이나, 반대로 그 사정만으로 제출해야 한다는 판단 모두를 이 기록으로는 이끌어내지 못한다. 정해진 기록에 없는 내용은 추정으로 보태지 않는다.
2.5판정을 바꾸는 사정
이 물음은 지금 그 회사 안에서 작성한 문서를 두고 무엇이 내부문서라는 이름 뒤에서 다시 생각되어야 하는지를 가리는 데 머무른다.
해당 문언은 판단 기준을 이렇게 정한다. “어느 문서가 자기이용문서에 해당하는지는 문서의 표제나 명칭만으로 판단하여서는 아니 되고, 문서의 작성 목적, 기재 내용에 해당하는 정보, 당해 유형·종류의 문서가 일반적으로 갖는 성향, 문서의 소지 경위나 그 밖의 사정 등을 종합적으로 고려하여 객관적으로 판단하여야” 한다고 판례는 말한다(대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정). 여기서 문서의 표제는 종이 겉에 적힌 이름, 작성 목적은 그 문건을 만든 까닭, 기재 내용에 해당하는 정보는 적힌 글이 담은 사실을 각각 뜻하며, 이러한 사정 등을 종합적으로 고려하여 객관적으로 판단하여야 한다.
그 문언과 이 절의 결론은 이렇게 이어진다. 자기이용문서는 오로지 소지자의 이용을 위한 것으로 평가되는 문서를 뜻하는데, 이 평가는 앞서 나열한 항목을 함께 놓고 보아야 비로소 나온다. 그러므로 회사 내부에서 만들었다는 사정만으로는 판단이 끝나지 않으며, 자기이용문서 여부는 명칭이 아니라 작성 목적·내용·외부 이용 가능성 등으로 판단한다. 명칭은 한 사람의 표시인 반면 평가는 그 표시가 뒤에 둔 사정을 겹쳐 읽어 얻는 결과이므로, 둘을 같은 것으로 놓으면 문서 표지가 같아도 작성 목적과 외부 이용 사정이 바뀌면 자기이용문서 판단을 다시 한다는 요구가 남게 된다.
이 구별이 가져오는 손해를 가장 강하게 지적하는 반론은 자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다는 점이다. 회사 안에서 오가는 의견이 밖으로 나갈지 모른다는 염려가 깔리면, 사람들이 말을 아끼고 문서를 남기지 않는 쪽으로 움직일 수 있다. 여기에 문서 공개가 영업비밀과 제삼자의 권리를 회복 불가능하게 해칠 수 있다는 걱정까지 겹친다. 다만 이 반론이 겨냥한 보호가 요구하는 것은 이름 하나로 확정하는 것이 아니며, 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수는 없다는 답이 이 구절에서 유지된다.
합성 장면에 놓인 사실 가운데 이 물음에 닿는 것은 한 가지다. 피고 B는 내부문서라는 이유로 전부 거부하였는데, 그 거부 사유가 오직 명칭에 기대고 있다는 점이다. 만약 작성 목적과 외부 이용 사정이 바뀌는 것이 확인되면 자기이용문서 판단을 다시 해야 하는데, 작성 목적과 외부 이용 사정 가운데 어느 쪽이 어떻게 바뀌었는지는 장면이 정하지 않았다. 따라서 이 장면만으로는 기존 차단·실효 판단을 폐기해야 하는지, 어느 단계부터 다시 판정해야 하는지가 정해지지 않았으며, 그 자리는 미확정으로 남는다.
이 절이 허락하는 결론은 좁다. 내부결재 문서라는 이름이 붙었다는 사실 하나로는 자기이용문서가 확정되지 않으며, 작성 목적과 외부 이용 사정의 변경이 확인되면 그 판단을 다시 해야 한다는 것까지가 이 자리의 경계다. 반대로 그 변경이 확인되지 않은 채로 어느 문서를 무조건 내주어야 한다거나, 거부 사유가 한 가지였다는 사실만으로 어떤 문서가 결국 제출되어야 한다는 결론은 이 자리에서 내려지지 않는다.
2.6가장 강한 반론과 답
이 장면에서 문제가 되는 것은 그 거부 사유가 자동으로 성립하는지 여부다. 자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다는 점을 들어 내부결재 문서라는 이름 전체를 가려야 한다는 주장은 어떤 근거를 요구하는가.
이 물음에 대해서는 확인된 문언이 판단의 출발점이 된다. 대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정은 민사소송법 제344조 제2항이 원칙적으로 제출을 거부하지 못한다고 하면서 예외로 '오로지 문서를 가진 사람이 이용하기 위한 문서'를 둔다고 설명한다. 그런데 이 판례는 "어느 문서가 자기이용문서에 해당하는지는 문서의 표제나 명칭만으로 판단하여서는 아니 되고"라고 못박는다. 따라서 문서 위에 붙은 '내부결재'라는 표지 자체는 그 성격을 가리는 표지가 아니다.
그 문언에 따라야 하는 판단 주체와 판단 대상이 드러난다. 문서제출신청을 받은 법원이 문서의 성격을 평가하는 것이며, 그 대상은 문서의 명칭이 아니라 작성 목적과 기재 내용에 해당하는 정보다. 이 판례가 든 기준은 작성 목적, 기재 내용에 해당하는 정보, 당해 유형·종류의 문서가 일반적으로 갖는 성향, 문서의 소지 경위나 그 밖의 사정이다. 피고 B의 내부결재 문서라는 설명은 마지막에 놓이는 소지 경위나 그 밖의 사정 가운데 하나일 뿐 앞의 평가 요소를 대신하지 못한다. 판례는 이 종합적 고려를 '객관적으로' 할 것을 요구한다.
그러므로 이 판단은 두 단계를 구별해야 성립한다. 첫째 단계는 그 문서가 오로지 소지자의 이용을 위해 작성되었고 외부자에게 개시할 것이 예정되어 있지 않으며 개시 시 심각한 불이익 염려가 있는지를 살피는 작업이다. 둘째 단계는 그런 문서라고 해도 내부문서라는 이유로 쉽게 단정할 수 없는 사정이 있는지를 살피는 작업이다. 확인된 문언은 이 둘째 단계의 사정으로 열람 등을 요구할 수 있는 사법상 권리와 동일하거나 직접적 기초·근거가 되는 정보의 포함, 외부 이용이 작성 목적에 전혀 포함되지 않았다고 볼 수 없는 경우, 기재된 '정보'의 외부 개시가 예정되었거나 정보가 공익성을 가지는 경우를 든다. 명칭 하나를 최종 확정 근거로 쓰면 이 두 단계가 한 자리에서 사라진다.
이 절에서 가장 강하게 반론되는 것은 법인 내부의 자유로운 의사 형성이 손상된다는 사실이다. 결재 과정에서 나온 의견이 언제든 소송에서 공개될 수 있다는 것이 알려지면 담당자는 검토 과정에서의 이견이나 보류 판단을 기록하기 어렵게 되고, 회사는 내부 판단의 조율 단계를 잃게 될 수 있다는 것이다. 이 손실은 가상의 것이 아니라 의사 형성이라는 법인의 실질적 기능을 겨냥한다. 그러나 확정된 답은 그 불이익이 크다는 이유만으로 표지로 성격을 확정할 수 있다는 뜻이 아니다. 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수는 없으며, 대신 반론이 말하는 그 손실은 표현된 판단 요소가 아니라 제출 필요성과 정당한 이유의 비교형량에 놓인다.
합성 장면으로 돌아와 보아도 확정할 수 있는 것은 이 범위에 그친다. 원고 A가 피고 B가 가진 결재문서를 신청하고 피고 B가 내부문서라는 이유로 전부 거부한 사정까지가 지정된 사실이며, 그 문서의 작성 목적과 기재 내용, 정보의 외부 개시 예정 여부는 장면에서 정해지지 않았다. 만약 작성 목적과 외부 이용 사정이 바뀌는 것이 확인되면 같은 표지의 문서라도 자기이용문서 판단을 다시 해야 한다는 점도 정확히 이 지점이다. 따라서 이 장면에서 법원이 어떤 결론에 이르는지는 미확정으로 남는다. 판결이유와 상세 사실은 읽은 근거 밖에 있어 보충할 수 없다.
이 절에서 허용되는 결론은 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수 없다는 구별이며, 그보다 넓게 그 문서가 결국 제출되지 않으리라거나 회사의 자유로운 내부 토론이 이로써 언제나 보호된다고 단정하는 것은 허용되지 않는다.
2.7신청·주문과의 연결
앞 절에서 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수는 없다고 결론 내린 뒤, 이번에는 그 판단을 한 단계 밀어 나간다. 이 거부가 정당한지는, 회사 내부에서 만들었다는 이유만으로 거부할 수 있는가라는 물음으로 좁혀서 살핀다. 명칭 하나가 제출 의무의 예외를 독점하는지가 여기서 결정된다.
판례는 민사소송법 제344조 제2항이 문서를 가진 사람에게 원칙적인 제출 의무를 두면서 예외로 ‘오로지 문서를 가진 사람이 이용하기 위한 문서’, 곧 자기이용문서를 든다고 설명한다(대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정). 여기서 다루는 주체는 문서를 가진 사람이고, 다루는 행위는 제출 거부이며, 판단의 축은 명칭이 아니라 작성 목적과 기재 정보에 놓인다.
따라서 자기이용문서 여부는 명칭이 아니라 작성 목적·내용·외부 이용 가능성 등으로 판단한다. 앞서 정의한 대로 자기이용문서는 오로지 소지자의 이용을 위한 것으로 평가되는 문서이고, 그 평가 기준은 표지의 문구가 아니라 문서에 담긴 정보와 작성 사정이다. 두 판단은 서로 다르다. 하나는 문서가 어떤 목적에서 왜 작성되었는지를 묻는 기준이고, 다른 하나는 그 기준을 표제나 명칭으로 대신할 수 있는지를 묻는 방식이다. 같은 판례는 설령 주관적으로 내부 이용을 주된 목적으로 회사 내부에서 결재를 거쳐 작성된 문서일지라도, 신청자가 열람 등을 요구할 수 있는 사법상 권리를 가지는 문서와 동일한 정보 또는 직접적 기초·근거가 되는 정보가 문서의 기재 내용에 포함되어 있는 경우, 객관적으로 외부에서의 이용이 작성 목적에 전혀 포함되어 있지 않다고는 볼 수 없는 경우, 문서 자체를 외부에 개시하는 것은 예정되어 있지 않더라도 문서에 기재된 ‘정보’의 외부 개시가 예정되어 있거나 정보가 공익성을 가지는 경우 등에는 내부문서라는 이유로 자기이용문서라고 쉽게 단정할 것은 아니라고 덧붙인다(대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정). 내부 결재를 거쳤다는 사정 하나가 거부의 충분 조건이 되지 못하는 이유가 여기 있다.
이 입장에는 자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다는 날카로운 비난이 따라붙는다. 의사결정 과정을 들여다보겠다는 신청이 들어오면 말을 아끼고 기록을 남기지 않는 쪽으로 조직이 움직일 수 있고, 법인 내부의 자유로운 의사 형성이라는 이익이 가벼워질 수 있다. 같은 판례도 이런 사정을 모르지 않으며 문서제출의 필요성을 판단할 때 개인의 프라이버시나 법인 내부의 자유로운 의사 형성 및 영업 비밀, 기타 권리에 대한 침해를 함께 본다고 적는다(대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정). 그럼에도 결론은 유지된다. 토론 위축의 우려는 제출 필요성과 정당한 이유를 판단하는 단계에서 무게를 얻는 사정이지, 표지에 적힌 이름 하나로 예외를 열어 주는 장치가 아니다.
이 장면으로 돌아가면, 원고 A가 신청한 대상은 피고 B가 가진 결재문서이고, 피고 B가 내세운 거부 사유는 내부문서라는 이유뿐이다. 앞서 판례가 요구한 기준에 이 사정을 견주면, 그 문서의 작성 목적, 기재 내용에 해당하는 정보, 당해 유형·종류의 문서가 일반적으로 갖는 성향, 문서의 소지 경위가 무엇인지가 확인되지 않았다. 기록으로 정해진 것은 특정 문서, 보유 관계, 신청 이유, 제출 거부 사유, 결정의 종류뿐이다. 따라서 피고 B의 문서가 자기이용문서에 해당하는지는 이 장면만으로 확정할 수 없다. 다만 확정할 수 있는 것은 판단의 방향이다. 문서 표지가 같아도 작성 목적과 외부 이용 사정이 바뀌면 자기이용문서 판단을 다시 한다는 조건에 따라, 표지가 ‘내부문서’로 적혀 있다는 사실 하나로 결론을 고정할 수는 없다.
이 절이 허용하는 결론은 좁다. 회사 내부에서 만들었다는 이유만으로 제출을 거부할 수는 없으며, 자기이용문서 여부는 명칭이 아니라 작성 목적·내용·외부 이용 가능성 등으로 판단한다는 것까지다. 여기서 거부 사유가 무너졌다고 해서 곧바로 제출명령이 내려진다는 뜻은 아니다. 문서제출의무·관련성·증거조사 필요가 인정되고 법정 보호 사유에 따른 한계를 충족해야만 상대방 문서에 대한 제출명령의 단계로 나아가며, 제출의무가 인정되지 않거나 증거조사 필요가 없어 해당 문서제출신청이 받아들여지지 않을 수도 있다.
2.8이 절이 맡는 범위
법정 제출의무와 예외를 문서의 성격에 맞추어 판단한다. 신청과 거부 사이의 간격은 오직 '내부문서'라는 하나의 표지로 설명된다. 그러나 문서의 표지는 그 문서가 어떤 목적에서 태어났고 어떻게 사용될 운명이었는지를 말해주지 않는다. 소송에서 필요한 정보가 사내 결재선을 지났다는 사실 하나만으로 영원히 봉인된다면, 문서제출의무의 구조는 그 자체로 빈틈이 된다.
대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정은 이 문서를 '오로지 문서를 가진 사람이 이용하기 위한 문서'라고 부르며, 문서제출의무를 정한 민사소송법 제344조 제2항이 열거한 예외사유 가운데 하나로 둔다. 이 문언이 규정하는 주체는 문서를 실제로 가지고 있는 사람이다. 그 사람은 원칙적으로 제출을 거부하지 못한다. 그러나 문서가 오로지 자신의 이용만을 위하여 작성되었고 외부자에게 개시하는 것이 예정되어 있지 않으며, 개시될 경우 심각한 불이익이 생길 염려가 있다면 예외가 성립한다. 요건은 작성 목적, 개시 예정 여부, 불이익 염려의 세 가지이며, 그 기준은 판례가 정한 것이다.
그러나 대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정은 이어서 완전히 다른 차원의 판단 기준을 제시한다. 자기이용문서에 해당하는지는 문서의 표제나 명칭만으로 판단하여서는 아니 되고, 작성 목적·기재 내용·해당 유형의 성향·소지 경위 등을 종합적으로 고려하여 객관적으로 판단하여야 한다고 본다. 쉽게 단정할 수 없는 경우는 다음과 같이 명시되어 있다. 신청자가 열람 등을 요구할 수 있는 사법상 권리를 가지는 문서와 동일한 정보 또는 직접적 기초·근거가 되는 정보가 기재되어 있는 경우, 객관적으로 외부 이용이 작성 목적에 전혀 포함되어 있지 않다고 볼 수 없는 경우, 문서 자체는 외부에 개시되지 않더라도 기재된 정보의 외부 개시가 예정되었거나 정보가 공익성을 가지는 경우다. 이 판단은 두 단계로 나뉜다. 전 단계는 명칭으로 확정할 수 없는 사정들을 한꺼번에 놓고 보는 요건 검사이고, 후 단계는 그 요건이 다소 미약해 보여도 쉽게 단정할 수 없게 만드는 배제 사정들을 다시 놓아 보는 보정 작업이다. 두 단계를 합쳐야 완성되는 것이며, 둘 중 하나로 끝내면 자기이용문서의 경계는 무너진다.
자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다. 법인 내부의 자유로운 의사 형성은 문서제출 판단에서 반드시 비교형량해야 할 가치다. 대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정도 개인의 프라이버시나 법인 내부의 자유로운 의사 형성 및 영업 비밀, 기타 권리에 대한 침해를 제출로 얻을 이익과 비교하여야 한다고 말한다. 문서가 공개되면 앞으로 결재선에 아무도 서명하지 않고, 냉정한 비판 대신 형식적인 찬성만 오가는 조직이 될 수 있다. 그 손실은 소 하나를 넘어 사회 전체의 판단 품질을 떨어뜨린다. 그러나 답은 정해져 있다. 내부결재라는 표지를 그대로 두고, 그 표지가 부여한 보호를 넓히는 대신 판단 기준만을 옮기는 것이다. 회사가 주장하는 불이익은 비교형량의 항목일 뿐, 명칭이 곧 사유가 되는 것은 아니다.
이 장면에서 확인할 수 있는 것은 '결재문서'라는 유형과 '내부문서'라는 거부 사유뿐이며, 각 문서의 작성 목적과 기재된 정보의 성격과 그 정보가 외부에 이용되는지 여부는 합성 장면이 정하지 않았다. 따라서 피고 B의 전면 거부가 정당한지는 이 장면만으로 판단할 수 없다. 다만 확정할 수 있는 것이 하나 있다. 문서가 무엇인지, 어디에 보유되는지 특정되지 않은 경우에도 판단은 미확정으로 남는다. 특정 문서·보유 관계·신청 이유·제출 거부 사유·결정이 기록에 남으면 비로소 대조가 가능해진다.
이 절이 허용하는 결론은 좁다. 자기이용문서 여부는 명칭이 아니라 작성 목적·내용·외부 이용 가능성 등으로 객관적으로 판단하며, 회사 내부에서 만들었다는 이유만으로 제출을 거부할 수는 없다. 그러나 이 결론이 허용하지 않는 범위가 함께 선명해져야 한다. 이 절은 자기이용문서라는 항변이 확정적으로 성립하는 요건만을 정할 뿐, 그 예외사유가 인정되지 않는다고 해서 곧바로 제출명령이 내려진다고 말하지는 않는다. 그 문제는 여기서 다루지 않았고, 명칭으로 확정할 수 없다는 전제를 넓히지 않는 한 다른 사유의 판단으로 확장할 필요도 없다.
2.9조문과 판례 요지의 적용
앞 단계에서는 법정 제출의무와 예외를 문서의 성격에 맞추어 판단하기로 하였다. 그렇다면 지금 앞에 놓인 장면은 단순하다. 이 거부가 문서의 성격에 비추어 그대로 유지될 수 있는지가 이번에 판단할 물음이다. 내부문서라는 표지가 제출의무의 예외를 스스로 만들어내는지 확인해야 한다.
대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정은 먼저 민사소송법 제344조 제2항을 소개하면서 예외사유를 특정한다. 그에 따르면 문서를 가진 사람은 제344조 제1항에 해당하지 아니하는 경우에도 원칙적으로 문서의 제출을 거부하지 못하고, 예외사유로서 ‘오로지 문서를 가진 사람이 이용하기 위한 문서’, 이른바 ‘자기이용문서’를 든다. 이 정의에서 출발점을 정하면 평가의 대상은 문서의 명칭이 아니라 이용 목적과 외부 개시 예정 여부가 된다. 따라서 어느 문서가 이 예외에 드는지는 소지자가 붙인 표제만으로 결정되지 않는다.
그렇게 정의한 문언은 판단 방법으로 이어진다. 이 문언은 작성 목적과 외부 이용 사정을 별도의 판단 항목으로 삼고, 그 항목들을 함께 보아야 문서의 성격이 가려진다고 말한다.
문서 공개가 영업비밀과 제삼자의 권리를 회복 불가능하게 해칠 수 있고, 자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다는 반론이 제기될 수 있다. 회사가 내부 논의를 자유롭게 하지 못하면 의사 형성의 품질이 떨어지고, 그 손실은 문서를 낸 뒤 되돌릴 수 없다는 점에서 반론의 무게가 있다. 그런데 앞서 본 문언은 이런 불이익을 무시하지 않는다. 오히려 작성 목적과 문서가 갖는 성향, 소지 경위, 외부 이용 가능성 등을 종합해서 보라고 요구한다. 즉 반론이 지적한 손실은 판단 항목의 하나로 취급되며, 그 손실만으로 내부문서라는 명칭이 예외를 뒷받침하는 것은 아니다. 결국 대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정이 정한 기준은 이러한 가치를 놓치지 않으면서도, 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수는 없다는 범위 안에서 판단을 유지한다.
정해진 장면에서 보이는 사실은 단순하다. 이 장면에는 결재문서라는 표지와 내부문서라는 거부 사유만이 놓여 있으며, 문서의 작성 목적, 기재 내용에 해당하는 정보, 문서의 소지 경위, 외부 이용 가능성에 관한 사정은 드러나지 않았다. 그러므로 장면만으로는 어느 문서가 자기이용문서에 해당하는지 판정하기에 충분하지 않고, 자기이용문서 여부에 관해 결론을 내리기 어렵다. 다만 문언에 비추어 확인할 수 있는 것은 작성 목적과 외부 이용 사정이 함께 놓여야 판단된다는 점이며, 그 조건을 바꾼 대조의 문장, 즉 문서 표지가 같아도 작성 목적과 외부 이용 사정이 바뀌면 자기이용문서 판단을 다시 한다는 점은 이 문언의 운용에서 드러나는 경계이다.
이번 물음에서 허용되는 결론은 좁다. 해당 원문 문언만 상대방 문서에 대한 제출명령의 판정 근거로 쓰고, 해당 원문 범위 안의 문언만 적용하며, 판결이유나 다른 항으로 확장하지 않는다는 범위를 지킨다. 이 범위 안에서 회사 내부에서 만들었다는 이유만으로 거부할 수 있는지에 대해서는 내부문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수 없다고 답할 수 있다. 그 밖에 문서제출의무가 인정되는지, 제출명령의 신청에 정당한 이유가 있는지, 또는 제출로 얻을 이익과 부담이 어떻게 비교되는지는 이 문단이 다루는 문언의 범위 밖에 있다.
2.10단계 안의 세부 구분
즉 법정 제출의무와 예외를 문서의 성격에 맞추어 판단해야 한다. 이 문단은 그 거부의 근거를 제출명령 안에서 다시 나누어 판정한다. (대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정)
민사소송법 제344조 제2항은 문서를 가진 사람이 제344조 제1항에 해당하지 아니하는 경우에도 원칙적으로 문서의 제출을 거부하지 못한다고 규정하면서 예외사유로서 '오로지 문서를 가진 사람이 이용하기 위한 문서'(이른바 '자기이용문서')를 들고 있다.
어느 문서가 오로지 문서를 가진 사람이 이용할 목적으로 작성되고 외부자에게 개시되는 것이 예정되어 있지 않으며 개시할 경우 문서를 가진 사람에게 심각한 불이익이 생길 염려가 있다면, 문서는 특별한 사정이 없는 한 위 규정의 자기이용문서에 해당한다. 여기서 어느 문서가 자기이용문서에 해당하는지는 문서의 표제나 명칭만으로 판단하여서는 아니 되고, 문서의 작성 목적, 기재 내용에 해당하는 정보, 당해 유형·종류의 문서가 일반적으로 갖는 성향, 문서의 소지 경위나 그 밖의 사정 등을 종합적으로 고려하여 객관적으로 판단하여야 하는데, 설령 주관적으로 내부 이용을 주된 목적으로 회사 내부에서 결재를 거쳐 작성된 문서일지라도, 신청자가 열람 등을 요구할 수 있는 사법상 권리를 가지는 문서와 동일한 정보 또는 직접적 기초·근거가 되는 정보가 문서의 기재 내용에 포함되어 있는 경우, 객관적으로 외부에서의 이용이 작성 목적에 전혀 포함되어 있지 않다고는 볼 수 없는 경우, 문서 자체를 외부에 개시하는 것은 예정되어 있지 않더라도 문서에 기재된 '정보'의 외부 개시가 예정되어 있거나 정보가 공익성을 가지는 경우 등에는 내부문서라는 이유로 자기이용문서라고 쉽게 단정할 것은 아니다. (대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정) 내부결재 문서라는 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수는 없다.
반론은 자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다는 점이다. 나아가 문서 공개가 영업비밀과 제삼자의 권리를 회복 불가능하게 해칠 수 있다는 손실과 불편도 함께 겨냥된다. 법인 내부의 자유로운 의사 형성 및 영업 비밀, 기타 권리에 대한 침해는 법원이 비교형량에서 고려할 사정으로 열려 있다. 그렇더라도 명칭만으로 자기이용문서를 확정할 수 없다. 법원은 문서가 쟁점 판단이나 사실의 증명에 어느 정도로 필요한지, 다른 문서로부터 자료를 얻는 것이 가능한지, 문서 제출로 얻게 될 소송상 이익과 피신청인이 문서를 제출함으로 인하여 받게 될 부담이나 재산적 피해 또는 개인의 프라이버시나 법인 내부의 자유로운 의사 형성 및 영업 비밀, 기타 권리에 대한 침해와의 비교형량 및 기타 소송에 나타난 여러 가지 사정을 고려하여 과연 문서제출이 필요한지 및 문서제출신청에 정당한 이유가 있는지를 판단하여야 한다.
합성 장면에서 판정할 수 있는 것은 피고 B의 거부 사유가 '내부문서'라는 표지에 그쳤다는 사실뿐이다. 특정 문서·보유 관계·신청 이유·제출 거부 사유·결정이라는 기록 항목이 정해졌으나 실제 사건의 사실·송달·이행 결과와 승패·회수·현장 효과는 미확정으로 남는다. 문서가 무엇인지 또는 어디에 보유되는지 특정되지 않은 경우에도 제출명령 단계의 판정은 열려 있고, 자료 부족은 곧바로 구제 불능이 아니다. 여기서는 작동하는 경우·막히는 경우·미확정인 경우에 한정한다.
문서제출의무·관련성·증거조사 필요가 인정되고 법정 보호 사유에 따른 한계를 충족한 경우에 제출명령이 작동하고, 제출의무가 인정되지 않거나 증거조사 필요가 없어 해당 문서제출신청이 받아들여지지 않는 경우에는 막힌다. 자료 부족으로 미확정인 경우에 머무는 경우를 예외나 추가 단계로 바꾸지 않고 미확정으로 둔다. 이 결론은 내부문서라는 이유만으로 거부할 수 없다는 범위에 머무르며, 명령의 발령과 집행의 성과를 이미 확정한 것은 아니다.
2.11실효·차단·미확정의 종합
법정 제출의무와 예외를 문서의 성격에 맞추어 판단한 뒤에, 이제는 상대방이 가진 문서에 대한 제출명령이 실제로 열리는 경우와 막히는 경우, 그리고 아직 판단할 수 없어 남는 경우를 서로 구별하여야 한다. 이 셋은 각각 다른 조건에 매여 있으므로 하나의 문장으로 뭉뚱그려 말할 수 없다.
이 문제에 관한 판례는 “민사소송법 제344조 제2항은 문서를 가지고 있는 사람은 제344조 제1항에 해당하지 아니하는 경우에도 원칙적으로 문서의 제출을 거부하지 못한다고 규정하면서 예외사유로서 ‘오로지 문서를 가진 사람이 이용하기 위한 문서’(이른바 ‘자기이용문서’)를 들고 있다”고 전제한다(대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정). 여기서 말하는 문서를 가진 사람은 제출을 거부하려는 상대방이고, 제출거부는 위 예외사유가 성립할 때에만 허용된다. 자기이용문서란 오로지 소지자의 이용을 위한 것으로 평가되는 문서를 뜻하며, 이 정의는 문서의 이름이 아니라 평가 결과에 붙는다.
그 문언은 열리는 조건과 막히는 조건을 서로 다른 단계에 두고 있다. 먼저 제출의무·관련성·증거조사 필요가 인정되고 법정 보호 사유에 따른 한계를 충족하면 제출명령의 문이 열린다. 반면 제출의무가 인정되지 않거나 증거조사 필요가 없어 해당 문서제출신청이 받아들여지지 않으면 문은 닫힌다. 미확정은 이 어느 쪽에도 넣지 않고, 문서가 무엇인지 또는 어디에 보유되는지 특정되지 않은 경우로 따로 둔다. 이 셋은 판정의 시점과 근거가 다르므로 섞어서는 안 된다.
이 구별을 흔드는 반론은 자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다는 점에서 출발한다. 내부 결재 과정에서 오간 의견이 소송에서 드러나면 직원이 솔직하게 쓰기를 꺼리고, 그 문서를 만든 법인의 내부 의사 형성이 훼손된다는 것이다. 아울러 문서 공개가 영업비밀과 제삼자의 권리를 회복 불가능하게 해칠 수 있다는 점도 함께 겨냥한다. 그럼에도 법원은 명칭만으로 단정할 수 없다고 본다. 그 문서가 “오로지 문서를 가진 사람이 이용할 목적으로 작성되고 외부자에게 개시하는 것이 예정되어 있지 않으며 개시할 경우 문서를 가진 사람에게 심각한 불이익이 생길 염려가 있다면” 자기이용문서에 해당하지만, 문서의 작성 목적과 기재 내용, 해당 유형의 성향, 소지 경위를 종합적으로 고려해 객관적으로 판단하여야 한다(대법원 2016. 7. 1. 자 2014마2239 결정).
이 사정만으로는 어느 쪽 조건이 성립했는지 가리지 못한다. 신청된 문서가 무엇인지, 피고 B가 어떤 관계로 그 문서를 보유하는지, 신청 이유와 거부 사유가 무엇인지, 그리고 법원이 내린 결정이 무엇인지가 기록에 드러나야 열림과 닫힘을 판단할 수 있다. 그 가운데 하나라도 특정되지 않으면 미확정으로 남는다. 만약 작성 목적과 외부 이용 사정이 바뀌는 것이 확인되면 같은 표지의 문서라도 자기이용문서 판단을 다시 한다.
이 절이 허용하는 결론은 조건부 구별이다. 제출의무·관련성·증거조사 필요와 법정 보호 사유의 한계가 함께 인정되면 제출명령의 문이 열리고, 제출의무나 증거조사 필요가 없어 신청이 받아들여지지 않으면 닫히며, 문서나 보유 관계가 특정되지 않으면 미확정으로 남는다. 여기서 그쳐야 한다. 내부문서라는 이름을 붙였다는 사실 하나만으로 문이 열렸다고도, 닫혔다고도 단정할 수 없다. 미확정은 자료 부족의 표시일 뿐 곧바로 구제 불능을 뜻하지 않는다.
2.12다음 절로 넘기는 결론
법정 제출의무와 예외를 문서의 성격에 맞추어 판단하기로 한 전제 아래, 원고 A는 피고 B가 가진 결재문서를 신청하고 피고 B는 내부문서라는 이유로 전부 거부한다. 이 거부가 문서의 성격에 맞는 예외인지, 아니면 표지에 의한 것인지 가려야 한다.
여기서 문서를 가진 사람은 이를 현실적으로 보유한 주체이고, 제출을 거부하는 행위는 그 예외사유에 기댄다.
위 문언은 자기이용문서의 평가 기준으로 문서의 작성 목적, 기재 내용에 해당하는 정보, 해당 유형·종류의 문서가 일반적으로 갖는 성향, 문서의 소지 경위나 그 밖의 사정을 종합적으로 고려한 객관적 판단을 요구한다. 따라서 표제나 명칭으로 판단하는 단계와 작성 목적 등으로 판단하는 단계는 구별된다. 내부문서라는 명칭이 걸려 있다 해도, 회사 내부에서 결재를 거쳐 작성되었다는 사정만으로 자기이용문서를 확정할 수 없다.
자유로운 내부 토론이 위축될 수 있다는 반론은 실질적이다. 내부 결재 문서가 외부에 열릴 경우 법인 내부의 자유로운 의사 형성과 영업 비밀, 기타 권리가 훼손될 염려를 지울 수 없다. 반론이 걱정하는 손실은 문서제출의 필요성 판단 단계에서 다뤄질 몫이지, 명칭만으로 제출의무를 벗어나게 하는 근거는 되지 못한다.
합성 장면에서 확인되는 사실은 특정 문서·보유 관계·신청 이유·제출 거부 사유·결정의 기록 항목뿐이며, 문서의 작성 목적과 외부 이용 사정은 확인된 바 없다. 따라서 피고 B의 전부 거부가 자기이용문서라는 예외에 정확히 맞는지는 이 자료로 확정되지 않는다.
이 절이 허용하는 결론은 좁다. 내부결재 문서라는 표지 하나로 제출의무를 벗어나는 자기이용문서라고 확정할 수는 없고, 명칭 대신 작성 목적·내용·외부 이용 가능성 등을 함께 보아야 한다. 반대로, 앞의 결론만으로 곧바로 제출명령이 내려진다는 뜻은 아니다. 제출의무가 있으면 언제나 명령해야 하는가?